آموزش سازمانی یکی از مهمترین و بارزترین کانونهای همگرایی اندیشه و پژوهش است.
سازمانها برای حفظ و توسعه حیات خویش ناگزیر از پژوهشهای مستمر و ایجاد سازگاری با متغیرهای درونی و بیرونی هستند.
این سازگاری مستلزم به کارگیری ابزارها و سازوکارهایی است که یکی از موثرترین آنها آموزش و توسعه منابع انسانی و یا به عبارت دقیقتر سرمایه‌های هوشی و فکری، سازمان است
بی تردید توفیق آموزش سازمانی مستلزم کشف اصول و بکارگیری منابع، روشها و فرآیندهای نوینی است که، متناسب با سرشت آموزش باشد.
مدیریت آموزش
مدیریت آموزش بعنوان یکی از مهم ترین زیر نظامها بطور مستقیم در کمیت و کیفیت ورودی ها، فرآیندها و خروجی ها اثر گذار بوده، و چگونگی ارتباط و تعامل با عوامل محیطی را تعیین می‌کنند
در فضای به شدت رقابتی عصر حاضر تلاش در جهت ارتقا مداوم کارکنان از طریق آموزش و دیگر راهکارهای افزایش مهارت، از ملزومات موفقیت در کسب و کار یک سازمان به حساب می‌آید.
امروزه شرکتهای پیشرو در مقیاس جهانی، آموزش کارکنان را نه هزینه، که از وظایف ذاتی سازمان می‌دانند.
تحولات آینده آموزش میتواند در آماده‌سازی و ایجاد تطابق‌های ضروری بین شرایط و فرآیندهای موجود آموزش برای دستیابی سریعتر به چشم اندازهای سازمان اثرگذار باشد
اجزای اصلی در مدیریت فرایند‌های آموزش شامل:
- نیازسنجی آموزشی و تعیین نیازهای آموزشی
- تهیه برنامه آموزشی
- برگزاری دوره‌های آموزشی
- ارزیابی خروجی آموزش و اندازه‌گیری اثربخشی آن
- توسعه و بهبود فرآیندهای آموزش
وظیفه یک مدیر آموزش بروزآوری، نگهداری و توسعه سوابق مربوط به هر یک از کارکنان در یکی از مراحل چهارگانه فوق می‌باشد
طبیعتا مدیریت چنین فرآیند پیچده‌ای، در سازمانهایی که دامنه فعالیت گسترده تری دارند، سخت‌تر و پر هزینه‌تر خواهد بود.
لذا برای رسیدن به یک مدیریت کارآمد در نگهداری و ارتقا آموزشهای سازمانی، وجود یک سیستم مدیریت آموزش امری ضروری است بطوری که نبود آن میتواند فرآیندهای آموزشی و مدیران آن را گرفتار کابوس نماید.
سیستم مدیریت آموزش (TMS)
سیستم مدیریت آموزش (TMS) ابزاری مناسب برای ارائه دهندگان خدمات آموزشی، جهت بهره‌برداری و مدیریت بهینه امور آموزش می‌باشد.
در واقع TMS در هر سازمان بستر اصلی برای مدیریت کامل عملیات آموزشی می‌باشد.
TMS سیستمی است که میتواند اجرای انواع دوره‌های آموزشی را به شیوه‌های مختلف، شامل elearning ، دوره‌های آنلاین ، کلاسهای حضوری، کارگاه‌های آموزشی و… مدیریت نماید
چرا داشتن TMS لازم است؟
مدیریت دوره‌ها و محتوای آن در طولانی مدت برای هر واحد آموزشی یک وظیفه جدی و اساسی است. هماهنگی و ایجاد تعامل قوی بین اعضای تیم ها، در بخشهای مختلف، در یک دوره زمانی، و برای یک دوره خاص، نیاز به مدیریت قوی در بخشهای مختلف دارد تا :
برنامه‌ها در زمان مقرر انجام شوند
کلاس و مربی در دسترس باشند
محتوای دورها آماده باشد
به فراگیران بموقع اطلاع رسانی شده باشد
و …
مدیریت موارد فوق، تنها با استفاده از نرم افزارهای رایج اداری وکنترلهای دستی امری طاقت فرسا و پیچیده خواهد بود ، بنابراین بطور قطع استفاده از یک سیستم مدیریت آموزش خوب (TMS ) میتواند کمک مهمی در این حوزه باشد.
با استفاده از این سیستم می‌توان کل فرآیندهای آموزش را بصورت یکجا و در یک بستر جمع آوری نموده و نظارت بر عملیات‌های آموزشی را به روشی بهتر و بهینه‌تر انجام داد.
TMS میتواند موجب صرفه‌جویی در وقت، نیروی انسانی و هزینه شود. از آنجا که بخشی از قابلیتهای این سیستم حذف بسیاری از کارهای خسته کننده و تکراری است، لذا به تیم‌های آموزش این قدرت را می‌دهد که کارهای بیشتری را در زمان کوتاه‌تر، و با همان تعداد نیروی انسانی انجام دهند.
ویژگیها و قابلیتهای یک سیستم TMS
– ارسال هم زمان و خودکار ایمیل‌ها طبق تنظیمات صورت گرفته و جلوگیری از اتلاف زمان مفید کارکنان
– می‌توان یک برنامه آموزشی بهینه را ایجاد و یا به سرعت آن را حذف و اصلاح نمود
– جلوگیری از بروز خطا، اشتباه و یا تاخیر در ارسال مداوم تاییدیه‌های ثبت نام، ایمیلهای یادآوری و .. برای هزاران کاربر
– امکان محاسبه و نگهداری سوابق بودجه‌های پیش بینی شده و هزینه‌های انجام شده در آموزش
– امکان گزارشگیری و بررسی نتایج حاصل از موفقیتهای آموزشی کارکنان در اتخاذ تصمیمات تجاری آینده سازمان
– امکان هماهنگی و کنترل امور تدارکات و لجستیک در آموزش با استفاده از TMS
– پشتیبانی از طیف گسترده‌ای از وظایف اداری مرتبط با آموزش از جمله شناسایی و برقراری ارتباط با مشتری، رزرو و ثبت نام کلاسها، و ….
– امکان ادغام سیستم TMS با سایر سیستم‌های نرم افزاری تخصصی در حوزه مدیریت آموزش
– قابلیت انجام کلیه امور اداری مربوط به صدور و بروز رسانی فاکتور هزینه‌ی دوره‌های آموزشی و گواهینامه‌های پایان دوره
– ثبت اطلاعات کاربران، انجام رزرو آنلاین دوره‌ها و امکان درج نتایج نظرسنجی آموزشی توسط هر یک از کارکنان از هر نقطه‌ای از سازمان، (دور یا نزدیک)
– ثبت و ارسال کلیه اطلاعات مربوط به سوابق حضور و غیاب فراگیران توسط مدرس یا مربی دوره، بدون دخالت امور آموزش
تفاوت بین LMS و TMS چیست؟
سیستم‌های مدیریت آموزش قادر به کنترل و مدیریت طیف گسترده‌ای از برنامه‌های آموزشی سازمان هستند.
– سیستم مدیریت آموزش یا TMS سیستمی است که برنامه‌های آموزشی را ایجاد کرده، ارائه می‌نماید و سوابق آموزشی را بروزآوری و دسته‌بندی می‌کند.
سیستم مدیریت آموزش (TMS) برای مدیریت جنبه‌های تجاری آموزش ، شامل مدیریت تاریخ‌ها، جلسات آموزش، ثبت نام ، پرداخت‌های آنلاین ، ارتقاء دوره‌ها و برقراری ارتباط با فراگیران مورداستفاده قرار می‌گیرند.
کاربران اصلی TMS برگزار کنندگان آموزش هستند که تدارکات آموزش را برعهده دارند. این سیستم همچنین توسط امور فروش ، مالی و بازاریابی نیز، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
– اما یک سیستم مدیریت یادگیری یا LMS اساساً یک درگاه آنلاین است که از طریق آن دوره‌های آموزش الکترونیکی ارائه می‌شود.
سیستم مدیریت یادگیری (LMS) یک راه‌حل نرم افزاری است که محیطهای یادگیری شخصی برای فراگیران ایجاد و ارائه می‌کند. LMS مطالب آموزشی را به اشکال مختلف و در قالب انواع فعالیت ها مانند آزمونها ، محتواهای ویدیو … ارائه می‌کند.
مدیران HR و متخصصان تولید محتوا جزء کاربران LMS بشمار می‌آیند.
در بیشتر موارد ، LMS و TMS سیستم‌های هستند که به صورت جداگانه ارائه می‌شوند.
و در آخر اینکه آگاهی و احاطه مدیران اموزش نسبت به فرآیندهای آموزشی و پایش مداوم آنها میتواند منشا ایجاد تغییرات مانا در کارکنان سازمان باشد
و این در نتیجه استفاده از TMS بعنوان یک راهکار اساسی در مدیریت آموزش منابع انسانی است که میتواند سازمان را از گیر افتادن در چرخه های معیوب آموزش بی‌قاعده و پر هزینه به کارکنان رهایی بخشد.
