حوزه سرپرستی و مدیریت یکی از چالش برانگیزترین مسائل در سازمان ها است چراکه سرپرست باید با مدیران و روسا از یک طرف و با کارکنان از طرف دیگر ارتباط داشته باشد. از این رو برای تبدیل شدن یک نیروی کار ساده به فردی متخصص ، نیاز به فراگیری دانش و مجهز شدن به برخی مهارت‌های مدیریتی از قبیل برقراری ارتباط ، اداره کارکنان مشکل ساز ، ایجاد انگیزه در کارکنان ، بهبود بهره وری و…. می‌باشد. از این رو آشنایی با کلیات مدریت و سرپرستی کارکنان امری ضروری می‌باشد.
سرپرست کیست؟
سرپرست، یک مدیر اجرایی یا عملیاتی است که هدایت و رهبری مستقیم عده ای از کارکنان را بر عهده دارد. مانند سرپرست خط تولید در یک کارخانه یا سرپرست واحد حسابداری در یک شرکت.
سرپرست :
- به طور مستقیم با کار عملیات اجرایی که هدف اصلی سازمان می باشد در ارتباط است،
- با ارباب رجوع و مشتریان سر و کار دارند
- بیش تر وقت وی به حل و فصل مسایل جاری طی می شود.
این مدیران بر نیروهای خط مقدم کار، تولید، آموزش، درمان یا خدمات، نظارت مستقیم دارند.
با توجه به این تعریف، برای شناخت بهتر سرپرست، باید ابتدا سازمان، مدیریت و سطوح آن را بشناسیم.
سازمان
برای آشنایی با کلیات مدیریت و سرپرستی ابتدا باید تعریف دقیقی از سازمان داشته باشیم. سازمان پدیده ای اجتماعی به شمار می رود که آگاهانه هماهنگ شده، و با حد و مرز نسبتاً مشخص، برای تحقق هدف های مشترک فعالیت می نماید.
با توجه به این که سازمان یک مجموعه انسانی است، و انسان نیز دارای اختیار و احتمال خطا می باشد، بنابراین برای رسیدن به هدف نیازمند هدایت و کنترل است. این هدایت و کنترل باید توسط فردی صورت گیرد که شرایط و ویژگی های مناسبی برای این کار داشته باشد. این فرد را با عناوین مختلف، مدیر، سرپرست، رهبر، رییس و … می نامند.
مدیریت
فرآیند به کارگیری موثر و کارآمد منابع مادی ، مالی، اطلاعاتی و انسانی از طریق برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و رهبری برای دستیابی به هدف های سازمانی را مدیریت گویند.
شاید این تعریف تا حدی پیچیده باشد. اما کامل ترین و جامع ترین تعریف مدیریت است.
برای ساده تر شدن فهم این تعریف می توان بنیان های اساسی آن را با چند جمله کوتاه بیان کرد.
- مدیریت یک فراگرد است. مدیریت بر هدایت تشکیلات انسانی دلالت دارد.
- مدیریت موثر، مبتنی بر تصمیم گیری مناسب و دستیابی به نتایج مطلوب است.
- مدیریت کارا، متضمن تخصیص و مصرف مدّبرانه منابع است.
- مدیریت بر فعالیت های هدف مند، تمرکز دارد.
اگر به مباحث مدیریتی علاقه‌مند هستید دموی رایگان دوره مدیریت و سرپرستی آرنگ را ببینید.
سطوح مدیریت
اغلب سازمان ها بسته به تعداد نیروی انسانی، تنوع فعالیت ها، گستردگی جغرافیایی و … مدیران متعددی دارند. نکته اینجاست که تمام این مدیران در یک سطح نیستند. تقریبا اغلب مدیران هر سازمان از نظر میزان اختیار، مسوولیت، نقش، جایگاه سازمانی و وظیفه ها، با یکدیگر تفاوت دارند.
اندیشمندان علم مدیریت، سطوح مختلف مدیران در سازمان ها را به سه دسته اصلی تقسیم کرده اند که میتوان هر کدام از مدیران را با توجه به میزان اختیار ، مسولیت و جایگاه سازمانی، در یکی از این طبقات در نظر گرفت.
همان طور که در شکل پیداست ، مدیران عالی بالاترین مقام، بیش ترین اختیار، و کم ترین تعداد را در سازمان دارند.
مدیران میانی، واسط مدیران عالی و مدیران عملیاتی هستند و مدیران عملیاتی، کم ترین اختیار و بیش ترین تعداد در سازمان را دارند.
سطح مدیران عالی
مدیران عالی معمولا کار سیاست گذاری، تعیین خط مشی و برنامه ریزی، تصمیم گیری، آینده نگری و سایر موارد کلان مربوط به سازمان را بر عهده دارند. این مدیران عموما از تحصیل کرده ترین افراد سازمان هستند و نوع فعالیت آن ها، بیش تر ذهنی است.
سطح مدیران میانی
مدیران میانی برنامه ها و سیاست های کلی سازمان را از گروه مدیران بالاتر از خود دریافت می کنند و پس از تبدیل به برنامه های اجرایی، در اختیار سرپرستان قرار می دهند.
بیش تر وقت مدیران میانی به تحلیل داده ها، سازمان دادن و اجرای دستورهای مدیران عالی، تبدیل اطلاعات به عمل و شرکت در جلسه ها می گذرد.
سطح مدیران عملیاتی(سرپرستان)
از میان مدیران سازمان، سرپرستان هستند که به طور مستقیم با کارکنان اجرایی و عملیاتی در ارتباط هستند. به همین علت سرپرستان را مدیران خط مقدم کار نیز نامیده اند .
اگر بخواهیم به صورت دقیق تری درباره تفاوت های مدیران این سه سطح صحبت کنیم، باید به نقش ها و مهارت های آن ها اشاره کنیم.
مهارت های مدیران
مهارت های مدیران را می توان به سه دسته اصلی تقسیم نمود. مهارت های فنی، مهارت های انسانی و مهارت های ادراکی.
مهارت های فنی: شامل مهارت های ذهنی یا حرکتی که منجر به انجام یک کار یا یک حرفه می شود. مانند مهارت کار با دستگاه تراش. یا مهارت حسابداری.
همچنین بخوانید:
مهارت های انسانی: شامل مهارت های ارتباطی؛ مانند حل تعارض، مذاکره و نیز مهارت های درون فردی؛ مانند نظم، مسوولیت پذیری و …
مهارت های ادراکی: شامل مهارت های اندیشه ای و نگرشی؛ مانند دیدگاه مشارکتی، یا دیدگاه محصول محور و مشتری محور در تولید.
چگونگی توزیع مهارت های سه گانه بین سطوح مدیران
اگر بخواهیم تناسبی بین نیازهای سطوح مدیران به مهارت های سه گانه مدیریتی برقرار کنیم، به نتیجه زیر خواهیم رسید:
مدیران عالی: بیش تر به مهارت های ادراکی نیاز دارند، سپس مهارت های انسانی و در آخر مهارت های فنی
مدیران میانی: بیش تر به مهارت های انسانی نیاز دارند و سپس مهارت های ادراکی و فنی
مدیران عملیاتی: بیش تر به مهارت های فنی نیاز دارند، سپس مهارت های انسانی و در آخر مهارت های ادراکی
در شکل زیر می توانید نمودار توزیع این مهارت ها در میان مدیران هر دسته را مشاهده کنید:
