در گذشته با کلیات مدیریت و سرپرستی و وظایف اصلی سرپرست آشنا شدیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم راجع به روابط سازمانی و انواع ارتباط صحبت کنیم.
مفهوم ارتباط در سازمان
ارتباط در سازمان عبارت است از تبادل اطلاعات و انتقال معانی، مفاهیم و احساس‌ها بین افراد در سازمان
ویژگی‌های ارتباط سازمانی
در ارتباط سازمانی که یکی از انواع روابط انسانی است، چهار ویژگی در مقایسه با انواع دیگر ارتباط، بیش تر مورد توجه است:
- هدف مندی
- ساختار مندی
- وظیفه‌مداری
- محاط بودن در یک سازمان
درک مفهوم روابط سازمانی، اثربخشی کارکنان سازمان را افزایش می‌دهد و کمبود اصول روابط سازمانی، باعث ایجاد مشکل در سازمان می‌شود.
ارکان اصلی فرایند ارتباط
در فرآیند ارتباط، هفت بخش وجود دارد :
فرستنده یا منبع پیام :
آغازگر رابطه است. در یک سازمان، فرستنده پیام کسی است که دارای اطلاعات است و هدف وی این است که آن را به یک یا چند نفر اطلاع دهد .
به رمز درآوردن پیام :
زمانی انجام می‌شود که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک رشته علامت یا نماد درآورد. به رمز درآوردن پیام از آن جهت لازم است که اطلاعات تنها باید بین یک نفر و نفر دیگر از طریق علامت و نشانه مبادله شود .
پیام :
اطلاعاتی است که فرستنده پیام، آن را از نظر فیزیکی به صورت رمز درآورده است. پیام ممکن است به هر شکل و صورتی باشد و فرد دیگری آن را دریافت و درک کند.
کانال یا مجرای ارتباطی:
وسیله‌ای است برای ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام. غالبا ن‌می‌توان کانال ارتباطی را از پیام جدا کرد.
دریافت کننده یا گیرنده پیام:
شخصی است که اندام‌های حسی او احساس می‌کنند که پیام را دریافت کرده اند. امکان دارد گیرنده پیام، یک یا چند نفر باشند.
از رمز خارج کردن پیام:
فرایندی است که به وسیله آن، پیام توسط گیرنده تفسیر می‌شود. گیرنده باید ابتدا پیام را دریافت کند سپس آن را تفسیر کند.
بازخورد:
مسیری دارد که در جهت عکس فرایند ارتباط است که در آن، واکنش گیرنده پیام به فرستنده داده می‌شود.
پارازیت:
پیام را تحریف می‌کند. وجود پارازیت ممکن است از فرستنده، وسیله ارتباط و یا گیرنده باشد .
انواع رابطه
پیام ممکن است کلا‌می‌و یا غیر کلا‌می‌باشد.
پیام کلا‌می‌به صورت نوشتار و یا گفتار است و پیام غیر کلا‌می‌علایم، اشارات و تصاویر هستند که برای ایجاد ارتباط به کار می‌روند و در برگیرنده حرکت اعضا و اندام و شامل آهنگ، صدا و اشاره هم می‌شود.
در سازمان‌های ایرانی، بیش ترین روش ارتباط، کتبی یا شفاهی هستند.
جریان ارتباط در سیستم
انواع ارتباط سازمانی عبارتند از:
- عمودی
- افقی
- مورب
ارتباط عمودی
این ارتباط شامل ارتباط رو به پایین و ارتباط رو به بالا است.
هدف ارتباط رو به پایین
- هدایت
- آموزش
- درخواست اطلاعات
- ابلاغ دستورهای مقام مافوق به زیردستان
در ارتباط رو به پایین، هرگاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و کافی به کارکنان خودداری کنند، کارکنان اعتماد خود نسبت به آن‌ها را از دست داده و نمی‌توانند پاسخ‌های صحیحی به پیام‌های ارتباطی آن‌ها بدهند و این امر باعث ایجاد تنش‌هایی در سازمان می‌شود.
هدف ارتباط رو به بالا
کسب اطلاعاتی درباره سطوح پایین تر سازمان به مقام‌های بالاتر است که شامل:
- ارایه گزارش
- پیشنهاد
- ادای توضیح
- و ….
ارتباط افقی
معمولا شبکه ارتباطی افقی دارای الگویی از جریان کارها در یک سازمان است که بین اعضای یک گروه، این گروه و گروه‌های دیگر و بین اعضای دوایر مختلف برقرار می‌شود.
هدف روابط افقی
- ایجاد هماهنگی
- حل مسایل از طریق کانال مستقیم در سازمان
ارتباط مورب
ارتباط مورب هنگا‌می‌صورت می‌گیرد که افراد در سطوح مختلف که رابطه گزارش دهی مستقیم ندارند، با یکدیگر رابطه برقرار کنند.
راهکارهایی برای حمایت از ارتباط سازمانی
در رابط بالا به پایین
- مطمئن شوید هر یک از کارمندان درباره ماموریت‌های سازمانی، دیدگاه‌ها، هدف‌های استراتژیک و روش‌های رسیدن به هدف‌ها دارای اطلاعاتی هستند.
- مطمئن شوید هر یک از کارمندان، یک کپی از شرح وظیفه‌های خود و چارت سازمانی دارد.
- ملاقات‌های همه کارکنان با هم را هر ماه برگزار کنید تا از احوال کارمندان و اخبار کلی درباره روند کار، مطلع شوید.
در روابط پایین به بالا
- همه کارکنان باید گزارش وضعیت خود را به طور منظم به سرپرست ارایه دهند.
- همه سرپرستان باید حداقل ماهی یکبار با تک تک افراد پرسنل خود ملاقات کنند تا ببینند که کارها چطور پیش می‌رود.
روش‌های بهبود ارتباط سازمان
برای این که سرپرستان ارتباط سازمانی موثرتری داشته باشند، باید نه تنها تلاش کنند که خوب درک کنند، بلکه باید بتوانند خوب تفهیم کنند. روش‌های زیر در این امر یاری رسان است:
تنظیم جریان اطلاعات:
این روش، اطمینان می‌دهد که مقدار مطلوب اطلاعات در اختیار سرپرستان قرار می‌گیرد.
استفاده از بازخورد:
در این روش، برای فرستنده معلوم می‌شود که آیا پیام، دریافت و مقصود آن درک شده است یا خیر.
تشویق به اعتماد متقابل:
ایجاد و توسعه یک محیط مبتنی بر اعتماد متقابل بین سرپرستان و کارکنان، می‌تواند برقراری ارتباط را تسهیل نماید.
به کار بردن زبان ساده:
زبان مبهم، مانع عمده ای در ارتباط محسوب می‌شود.
شنونده خوبی بودن:
گوش دادن، مهارتی است که می‌تواند بهبود و توسعه یابد.
انواع گزارش اداری
در ادامه بحث، گزارش‌هایی که در مکاتبه‌های اداری دارای کاربرد بیش تری هستند، مورد بررسی قرار می‌گیرد:
گزارش خبری
گزارش خبری دارای ویژگی‌هایی مثل درستی و واقع گرایی، روشنی، قابل فهم بودن اطلاعات و نیز جامعیت خبر است.
گزارش توصیفی
گزارش توصیفی یا تشریحی، گزارشی است که پس از انجام بازدیدهای علمی، فنی، مطالعاتی و کارشناسی از وضعیت و شرایط محل مورد بازدید، به طور مفصل ثبت می‌گردد . در این گزارش لازم است کلیه جزئیات مکانی، زمانی و شرایط خاص حاکم بر صحنه یا موضوع و موارد درخواستی، مورد بررسی قرار گرفته و مکتوب گردد.
گزارش کار
این نوع گزارش از سوی واحدهای سازمانی یا کارکنان زیردست تهیه می‌شود و شامل خواسته‌ها، پیشنهادها و نتیجه اقدام‌های مربوط به اجرای دستور است که برای آگاهی مقام یا مقام‌های بالاتر، تهیه و ارایه می‌گردد .
