این روزها، کمتر کارمندی پیدا می‌شود که از «ارزشیابی عملکرد سالانه» استقبال کند. مورد قضاوت و انتقاد قرار گرفتن، آن هم از سوی کسانی که مافوق شما هستند، هم ترسناک است، هم استرس آور. به همین علت، کسانی که ارزیابی عملکرد کارکنان را بر عهده دارند باید بکوشند که این فرآیند، جامع و سازنده باشد. هر چه این فرآیند موشکافانه تر و دربرگیرنده جزئیات بیشتری باشد، نتایج بهتری خواهد داشت و بدون شک، انتخاب عبارات و اظهارنظرهای هوشمندانه می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.
هدف‌های ارزشیابی عملکرد کارکنان
اولین و مهم ترین هدف از ارزشیابی عملکرد کارکنان، آگاه ساختن کارکنان از نحوه کار، انجام وظیفه‌ها و رفتارهای آنان است.
هدف‌های دیگر از ارزشیابی عبارتند از :
- تشخیص نیازهای آموزشی کارکنان
- طراحی صحیح مشاغل
- ایجاد شیوه صحیح نقل و انتقال‌ها، ترفیع و انتصاب‌ها
- ایجاد عدالت استخدامی
- ایجاد یک نظام منطقی تشویق و تنبیه
- تهیه طرح‌های پرداخت بر اساس بهره وری
- رفع نارسایی‌های مربوط به شیوه‌های نیرویابی، جذب و گزینش
- تقویت نظام ارتباطی بین مدیران و کارکنان
معیارهای ارزشیابی
معیارهای ارزشیابی کارکنان در سازمان عبارتند از :
معیارهای کاری:
شامل شرایطی است که برای موفقیت آمیز بودن کار لازم است؛ از قبیل سن، جنس، تحصیلات، تجربه و سایر شرایط احراز شغل.
معیارهای اخلاقی:
شامل صفات و خصوصیات خوب انسانی هستند؛ مانند اعتماد به نفس، ادب، صداقت و …
معیارهای ارزشی:
عبارت است از ارزشیابی انسان و اعطای پاداش به او و اعمال مجازات در حق وی بر اساس عملکردش.
روش‌های ارزشیابی عملکرد کارکنان
از جمله مهم ترین روش‌های ارزشیابی عملکرد کارکنان عبارتند از:
- – روش رتبه بندی
- – روش درجه بندی
- – مقیاس‌های گرافیکی
- – بررسی نامه
- – وقایع حساس
- – ارزشیابی خویشتن
- – مدیریت بر مبنای هدف
- – ارزشیابی روانی
روش رتبه بندی:
در این روش، کارکنان را به طور کلی و ذهنی، با توجه به عناوین شغلی می‌سنجند و با مقایسه تک تک افراد با یکدیگر، آنان را رتبه بندی کرده و نتیجه را در فهرستی قرار می‌دهند.
روش درجه بندی (روش توزیع اجباری):
در این روش، طبقه‌هایی را برای ارزشیابی کارکنان در نظر می‌گیرند که این طبقه‌ها، کاملا تعریف شده و مشخص هستند.
نکته! مزیت این روش، اِعمال نظر افرادی است که کار ارزشیابی را به عهده دارند.
مقیاس‌های گرافیکی:
در این روش، مقیاس‌هایی را برای سنجش عامل‌های مورد نظر تعیین می‌کنند تا بتوانند در ارزشیابی، آن‌ها را به کار گیرند.
انتخاب عامل‌های اصلی و فرعی مورد ارزشیابی، بستگی کامل به فرهنگ سازمانی و ارزش‌های مورد قبول در جامعه دارد.
در برخی جوامع، عامل‌های اصلی مورد ارزشیابی را به دو دسته کلی تقسیم می‌کنند:
- صفات و خصوصیات اختصاصی کارکنان؛ مانند طرز برخورد، درجه وابستگی به سازمان
- نحوه مشارکتدر انجام دادن وظیفه‌ها و مسوولیت‌ها ؛ مانند کیفیت و کمیت کار
بررسی نامه (چک لیست)
از این روش، برای کاهش بار مسوولیت مدیران و سرپرستان استفاده می‌شود که در آن ارزشیابان، افراد مورد نظر را ارزشیابی ن‌می‌کنند، بلکه تقریبا گزارش در مورد آنان را تکمیل می‌نمایند و آن گاه ارزشیابی واقعی را کارشناسان مربوطه در اداره پرسنلی انجام می‌دهند.
وقایع حساس (بحرانی)
در این روش، وظیفه اصلی سرپرست یا ارزشیاب، مشاهده و ثبت رفتارهای غیر متعارف مثبت و منفی فرد مورد نظر است.
نکته:
ثبت و ضبط رفتارهای مثبت و منفی کارکنان در زمان‌های مختلف، می‌تواند دلایل تصمیم گیری‌های بعدی را در مورد فرد توجیه کند ؛ مشروط بر این که سرپرست یا ارزشیاب در فواصل معینی، نقاط مثبت و منفی رفتارهای کارکنان را به آنان منعکس کند.
ارزشیابی عملکرد خویشتن
در این روش، کارکنان خود به ارزیابی خویش می‌پردازند و نقاط قوت و ضعف خود را مشخص می‌کنند.
نکته:
مشکل استفاده از این روش، تن ندادن برخی کارکنان به این کار و صحت و اعتبار نظرهای داده شده است.
مدیریت بر مبنای هدف
هدف اصلی استفاده از این روش، مشارکت کارمند و مدیر در برنامه ریزی و تعیین هدف‌های آینده شغلی کارکنان است که با توافق دو جانبه صورت می‌گیرد.
در این صورت کارکنان انگیزه بیش تری برای رسیدن به هدف‌هایی که در تعیین آن‌ها همکاری داشته اند، نشان خواهند داد.
ارزشیابی عملکرد روانی
بسیاری از سازمان‌ها، روانشناس‌هایی را به صورت تمام وقت استخدام می‌کنند تا در ارزشیابی عملکرد کارکنان، از آنان استفاده شود.
نقش این روانشناسان در واقع سنجش ” استعدادهای بالقوه کارکنان” برای شکوفایی آن‌هاست.
نکته:
استفاده از این روش مستلزم وقت و نیرویی بیش از روش‌های دیگر است و غالبا برای ارزشیابی مدیران جوان در سازمان‌ها، به کار گرفته می‌شود.
چه کسانی باید ارزشیابی کنند؟
معمولا در ارزشیابی سنتی، سرپرستان وظیفه ارزشیابی کارکنان را انجام می‌دادند؛ اما امروزه علاوه بر سرپرستان مستقیم، کارشناسان ارزشیابی، خود کارکنان، همکاران و در صورت لزوم مدیران رده بالاتر سازمان نیز این کار را انجام می‌دهند.
ارزشیابی توسط سرپرستان مستقیم (ارزشیابی پدرانه)
محاسن:
– شناخت دقیق تر سرپرستان مستقیم کارکنان از چگونگی عملکرد آن‌ها
– آگاهی از شرایط کاری و تاثیرهای آن بر کیفیت و کمیت نتایج کار
عیب:
– اعمال نظرهای آگاهانه یا ناآگاهانه سرپرستان مستقیم
ارزشیابی توسط کارشناسان امور پرسنلی
از این نوع ارزشیابی، در سازمان‌هایی که کارکنان سرپرست مستقیمی ندارند، استفاده می‌شود.
بدین ترتیب که کارکنان ممکن است طی سال در برنامه‌های مختلفی کار کرده باشند که در پایان هر برنامه، به وسیله مدیر طرح، ارزشیابی می‌شوند و نتایج آن به اداره امور پرسنلی سازمان فرستاده می‌شود.
در زمان ارزشیابی سالانه، کارشناسان در واحد امور پرسنلی، با استفاده از گزارش‌های دریافتی، کارکنان را ارزشیابی می‌کنند.
ارزشیابی عملکرد توسط همکاران
این نوع ارزشیابی از روش‌های معتبر و قابل قبول قلمداد می‌شود، زیرا معمولا همکاران، یکدیگر را بهتر می‌شناسند و به نقاط قوت و ضعف یکدیگر بیش تر آشنا هستند.
در این روش، میانگین نظرهای همکاران، در کل ارزشیابی لحاظ می‌گردد.
ارزشیابی عملکرد توسط زیردستان
این روش معمولا برای ارزشیابی سرپرستان و مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، نیز میانگین نظرهای زیردستان را در نتیجه ارزشیابی دخالت می‌دهند.
ارزشیابی عملکرد توسط سرپرست کل
سرپرستان کل، به دو طریق می‌توانند در ارزشیابی عملکرد کارکنان دخالت داشته باشند:
– تأیید و امضای نظر سرپرست در مورد کارمندان پس از حصول اطمینان از صحت ارزشیابی‌ها
– دخالت مستقیم در ارزشیابی
نکته: از این روش، زمانی استفاده می‌شود که هدف، مقایسه کارکنان با یکدیگر و انتخاب برخی از آنان برای مشاغل بالاتر باشد.
ارزشیابی عملکرد توسط مراکز مشاوره و راهنمایی کارکنان
مزایای استفاده از این روش آن است که معمولا این مراکز موظف اند علاوه بر استعدادهای بالفعل، استعدادهای ذاتی و بالقوه کارکنان را هم شناخته و آن‌ها را در ارزشیابی‌ها لحاظ کنند. این مراکز با استفاده از آزمون‌های گوناگون، تمرین‌های گروهی و مصاحبه، ارزشیابی کارکنان را به نحو شایسته تری انجام می‌دهند.
