برقراری ارتباط در سازمان‌ها

ارتباط در سازمان

ارتباط سازمانی به طور مستقیم، با هدف‌ها و ساختار سازمان‌های انسانی در ارتباط است.

ارتباط در سازمان‌ها به دو گونه است:

ارتباط رسمی‌ و ارتباط غیر رسمی

ارتباط رسمی

ارتباط رسمی، با خطوط نمودار سازمانی مطابق است و در راستای قوانین و فرهنگ سازمانی اجرا می‌شود.

 انواع ارتباط‌های سازمانی رسمی

ارتباط‌های سازمانی رسمی، به سه دسته مشخص تقسیم می‌شود: ارتباط از بالا به پایین( ارتباط مدیر با کارمند)، ارتباط از پایین به بالا( ارتباط کارمند با مدیر) و ارتباط افقی( ارتباط کارمندان با هم)

هدف‌های برقراری ارتباط از بالا به پایین:

مدیران از این راه، به هدف‌های زیر می‌رسند:

– روشن کردن ماموریت سازمان

– آموزش کارکنان و کمک به آنان در انجام کارها

– شرح شغل و چگونگی ارتباط مشاغل با یکدیگر

– تعیین خط مشی‌ها، قوانین و روش‌های برنامه ریزی

– تهیه بازخورد و آگاه کردن کارکنان از چگونگی عملکردشان

هدف‌های برقراری ارتباط از پایین به بالا: 

مدیران، ارتباط از پایین به بالا را به دلیل‌های زیر، تشویق می‌کنند:

–  جمع آوری اطلاعات ارزشمند و استفاده از آگاهی کارکنان

– آگاهی از زمان آمادگی کارکنان برای گرفتن اطلاعات از مدیریت

–  ایجاد بازخورد . تقاضای بازخورد از کارکنان، به مدیران کمک می‌کند که بدانند آیا پیام‌های از بالا به پایین آنان مؤثر واقع شده است یا خیر .

– فرصت به کارکنان برای بیان اعتراض و طرح پرسش

– کسب اطلاعات درباره مساله‌های کاری، کاهش تعارض و استحکام احساس تعلق خاطر کارکنان

هدف‌های برقراری ارتباط افقی:  

دراین نوع ارتباط، اطلاعات در عرض واحدهای سازمانی به طور جانبی یا اُریب جریان می‌یابد.

مدیران کارکنان را با هدف‌های زیر، تشویق به این ارتباط می‌کنند:

• هماهنگ کردن فعالیت‌ها
• تبادل اطلاعات
• حل مساله‌ها و جلوگیری از تداخل کاری
• ایجاد تفاهم و کم کردن اختلاف کارکنان
• تقویت روابط میان فردی بین کارکنان و مدیران

ارتباط سازمانی غیر رسمی

ارتباط سازمانی غیر رسمی، ارتباطی است که از خطوط نمودار سازمانی پیروی نمی‌کند.

این نوع ارتباط، الگوی روابط شخصی میان اعضای سازمان را دنبال می‌کند.

این ارتباط‌ها را ارتباط‌های درخت انگوری نیز نامیده اند، زیرا همانند درخت انگور، به طور نامنظم به هر جای سازمان راه می‌یابد.

الگوهای ارتباط سازمانی غیر رسمی

چهار الگوی درخت انگوری برای روابط غیر رسمی‌ارایه شده است:

شبکه رشته ای: یکی از اعضا خبری را به طور غیر رسمی‌به فرد دیگری می‌دهد و او نیز آن خبر را به فرد سوم منتقل می‌کند. در این شبکه، بیش از شبکه‌های دیگر، خبر تحریف می‌شود.

شبکه تابشی: ممکن است فردی از اعضای سازمان، به طور غیر رسمی‌خبری را به گروهی اطلاع دهد و هرکس دیگری را در شبکه، از آن خبر مطلع سازد.

شبکه تصادفی: یکی از اعضای سازمان، به طور تصادفی خبری را به آگاهی افراد دیگری که به طور تصادفی با او برخورد کرده اند، می‌رساند.

شبکه خوشه ای: یکی از اعضای سازمان، افراد دیگر را انتخاب می‌کند و خبر را به آنان می‌رساند.اطلاعات در این شبکه، فقط بین افراد منتخب در گردش است.

عوامل استرس زا در محیط کار

استرسی که در محیط کار به افراد دست می‌دهد، یکی از بزرگ ترین مشکل‌های شغلی است که سلامت آنان را تهدید می­کند.

در محیط کاری، موقعیت­های زیادی هستند که موجب استرس فرد می­شوند، نظیر:

• حمایت نـکردن مدیران از کارکنان خود
• عدم وجود مشـاوره و ارتبـاط
• حجم زیاد کارها یا بیش از اندازه کم بودن کار
• انجام کارهای مشکل.
• نداشتن مهارت کافی در نحوه انجام کار
• عدم تناسب شغل با فرد
• ü       نداشتن امنیت شغلی و ترس از بیکار شدن

ارتباط با کارمندان مشکل آفرین

کارکنان « دشوار» کسانی هستند که در محیط سازمان، مشکل به وجود می‌آورند.

مواجه شدن با این افراد، یکی از وظایف مهم هر مدیر است؛ زیرا گاه پیش می‌آید که تخصص این افراد، مورد احتیاج سازمان است. بنابراین مجبور هستید حداقل در کوتاه مدت آن‌ها را- تا جایی که ضربه جدی به نیروی کار و اهداف شرکت وارد نکنند – حفظ کنید.

هدف‌های برقراری ارتباط در سازمان

با استقرار کانال ارتباطی صحیح بین مدیر و کارکنان، پنج هدف زیر تحقق می‌یابد :

• راهنمایی‌های ضروری برای انجام وظیفه‌ها، به کارکنان ارایه می‌شود.
• کارکنان از عملیات و رویه‌های سازمان مطلع می‌شوند.
• کارکنان، بازخورد لازم در مورد عملکرد خود را به دست می‌آورند.
• به منظور آگاهی از هدف‌های سازمانی، اطلاعات لازم در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد.

 

راه‌های بهبود ارتباط‌های سازمان

از جمله ویژگی‌هایی که باعث می‌شود تا تنش‌های ارتباطی مدیران، کارکنان و نیز تنش‌های ارتباطی موجود در سازمان کاهش یابد، عبارتند از :

• شناخت نواحی چهارگانه شخصیت هر فرد
• ارائه بازخورد
• زبان ساده
• گوش دادن صحیح
• کنترل احساس
• توجه به علایم غیرگفتاری

مزایای مهارت‌های ارتباطی

ارتباط کارا و مناسب در کار و تجارت ، فایده‌ها و مزایایی از قبیل موارد زیر خواهد داشت:

کنترل کارمندان

کنترل کارمندان، نیازمند ارتباط پایدار و موثر است. اگر نتوانید با افراد زیردست رابطه برقرار کنید، توانایی شما در مدیریت، محدود خواهد شد و روحیه کارکنان را از بین خواهد برد.

 برخورد با افراد خارج از سازمان

داشتن مهارت‌های برقراری رابطه، باعث می‌شود بتوانید ، خود و شرکت را به بهترین شکل، به طرف مورد نظر نشان دهید.

ایجاد اعتماد به نفس

با پیشرفت مهارت‌های ارتباطی، خواهید دید که اعتماد به نفس شما نیز رو به افزایش است ؛ از این رو، تقویت مهارت‌های ارتباطی می‌تواند جزء استراتژی‌های طولانی مدت شما برای رسیدن به موفقیت باشد.