در مقالات قبلی نظام آراستگی ۵s دررابطه با تاریخچه نظام آراستگی و نظام آراستگی در فرهنگ ایران و نیز اصول اولیه نظام آراستگی صحبت کردیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم تاثیر نظام آراستگی ۵s و بودن یا نبودن نظم در سازمان‌ها را بررسی کنیم.
عامل‌‌های مؤثر در اجرای نظام آراستگی ۵s
عامل‌‌های برون سازمانی
این عامل‌‌ها که شامل عامل‌‌های فرا سازمانی هستند؛ شامل فرهنگ ملی، فرهنگ مذهبی، نظام اقتصادی، نظام سیاسی و حقوقی و عامل‌‌های نزدیک به سازمان، شامل خواست و حمایت مشتری، خواست و حمایت هم پیمانان و سهام داران، خواست و حمایت عرضه کنندگان و تامین کنندگان منابع، و رقیبان هستند.
عامل‌‌های درون سازمانی
این عامل‌‌ها شامل تعهد و حمایت مدیران، فرهنگ سازمانی، توان مالی، امنیت شغلی، مشارکت واقعی کارکنان، وجود و تخصیص امکانات لازم برای اجرا و تداوم روش است.
عامل‌‌های فردی
این عامل‌‌ها شامل شلختگی یا نظم شخصی، تنبلی یا فعال بودن، بد بینی یا خوش بینی، ریسک پذیری یا ریسک گریزی، مسوولیت پذیری یا مسوولیت گریزی، روحیه کار گروهی، تعهد و وجدان کاری، توان علمی و تجربی، نو جویی یا کهنه پرستی فرد است.
مزایای اجرای نظام آراستگی ۵s برای کارکنان، سازمان و مشتریان
الف) برای کارکنان
مزایای اجرای این نظام برای کارکنان عبارتند از:
- دریافت احترامی واقعی و مستمر
- فراهم شدن امکان بروز توانمندیها
- دلپذیر شدن کار و محیط کار
- امکان مشارکت واقعی در تحول سازمان
- سالم و ایمن شدن محیط کار
- امکان تحقق خواسته‌های ضروری
ب) برای سازمان
مزایای اجرای این نظام برای سازمان عبارتند از:
- بهبود تصویر و خوشنامی سازمان
- افزایش انگیزه نیروی انسانی
- ایجاد زیرساخت‌های خلاقیت و نوآوری
- آسان شدن فعالیت‌ها و فرآیندها
- بهبود بهره‌وری نیروی انسانی
ج) برای مشتریان
مزایای اجرای این نظام برای مشتریان عبارتند از:
- افزایش کیفیت خدمات
- آراسته بودن سازمان
- تسریع در ارایه خدمات
- ایجاد ارزش برای مشتری
- ارتقای خشنودی و رضایتمندی مشتری
استرس‌‌های ناشی از بی نظمی در کارکنان و هزینه‌های واقعی آن
با در نظر گرفتن نقش استرس در ۶۰ تا ۹۰ درصد از مشکل‌‌های پزشکی، سازمان‌ها دیگر نمی‌توانند هزینه‌های ناشی از مراقبت پزشکی کارکنان را که در اثر استرس به وجود می‌آید، نادیده بگیرند. تحقیق‌‌ها نشان می‌دهند که وجود استرس، هزینه‌های انجام کار را از راه‌‌های مختلف افزایش داده و سلامتی و بهره‌وری کارکنان را به خطر می‌اندازد.
در این جا به برخی از پیامدهای استرس در کارکنان می‌پردازیم:
غیبت از کار
میزان عقب افتادن از کار در کارکنانی که از وجود استرس رنج می‌برند، چه به دلیل فشار کاری و چه مشکل‌‌های پزشکی، بالا است.
شکایت‌‌ها
بسیاری از سازمان‌ها به دلیل ترس از فراهم شدن شرایط برای دادخواهی کارکنان، نسبت به شناسایی و برخورد با استرس در کارکنان خود اکراه دارند؛ چنان چه سازمانی نسبت به مشکل‌‌های کارکنان خود بی اهمیت بوده و آن‌‌ها را نادیده بگیرد، احتمال شکایت کارکنان به مراتب بیش تر خواهد بود.
سوانح کاری
استرس باعث کاهش تمرکز، مشغله فکری و فرسودگی می‌شود. با افزایش مطالبه‌‌های کاری و فشارهای زمانی، توجه کم تری نسبت به نکات امنیتی، استفاده از تجهیزات مناسب و مکانیسم‌های کاری مناسب با انسان می‌شود. افرادی که دارای استرس بالا هستند، به میزان ۳۰ درصد بیش تر در معرض سوانح کاری قرار دارند.
اشتباه در قضاوت و عمل
زمانی که افراد تحت فشار عصبی قرار دارند، مدام به مشکل‌‌های خود فکر می‌کنند. فشار عصبی هم چنین می‌تواند منجر به کوته‌فکری و تنگ نظری شود و این امر به نوبه خود موجب می‌شود تا کارمند نسبت به اطلاعات مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم‌‌های موثر و مطمئن، بدبین شده و دچار کندی در فرآیند تفکر شود.
فشار عصبی شدید و مداوم، افراد را از لحاظ فکری، احساسی و مهارت‌های بین فردی دچار ضعف می‌نماید و این مساله می‌تواند اشتباه‌‌هایی پر هزینه و گاه همراه با خطر جانی را به همراه داشته باشد.
مشکل در خدمات رسانی به مشتریان
وجود کارکنانی فرسوده و تحت فشار عصبی زیاد، می‌تواند به بیگانگی از مشتریان بینجامد. حتی درصد کمی نارضایتی از جانب مشتریان، می‌تواند به از دست رفتن سود زیادی منجر شود.
تضاد و مشکل‌‌های بین فردی
با به وجود آمدن تیم‌ها و نیروهای کاری متنوع، نیاز به مهارت‌های بین فردی در کارکنان بیشتر می‌شود و این امر نیز به نوبه خود می‌تواند منجر به بروز استرس شود. تحت چنین فشارهایی احتمال کمی وجود دارد که افراد بتوانند به صورت مفید و مناسب پاسخگو باشند.
مقاومت در برابر تغییر
وجود فشار عصبی باعث می‌شود تا افراد نسبت به تغییر امور آشنا و منظم، بسیار سرسختانه عمل نمایند و این امر باعث بر هم خوردن جو تغییر در سازمان می‌شود. زمانی که افراد از فشارهای عصبی رنج می‌برند، از برخورد با اشیا و مکان‌های جدید امتناع می‌ورزند و تازگی و تفاوت، آن‌‌ها را می‌ترساند.
نبود زمان کافی برای انجام درست کارها
وجود فشار عصبی، هزینه‌های سنگینی را در ارتباط با بهره‌وری و کیفیت، برای سازمان‌ها به همراه دارد.
با افزایش حجم کاری، افراد مجبور به انجام کار بیش تر و سریع‌تر و در نتیجه نداشتن زمان لازم برای انجام بهتر آن خواهند بود. با تلاش بیش تر آن‌‌ها، بازده کم تر می‌شود و در آخر فرسوده شده و از طریق از کارافتادگی یا پیدا نمودن شغلی دیگر، سازمان را ترک می‌نمایند.
از دست رفتن سرمایه فکری
هرقدر کارکنان بیش تر تحت فشار و استرس باشند، کم تر به فکر نوآوری و برتری می‌افتند. در چنین شرایطی فرد تنها به بقا فکر می‌نماید و ریشه مشکل‌‌ها، عمیق و عمیق‌تر می‌شود.
وجود استرس، هوش افراد را از نظر فکری و مهارت‌های بین فردی کاهش می‌دهد.
در محیط‌های با استرس زیاد، افراد قادر به حس همدلی نبوده و با تمرکز بر مشکل‌‌های خود، نسبت به نیازهای دیگران بی‌تفاوت می‌شوند.
ممیزی نظام آراستگی
یکی از مراحل و فعالیت‌‌های اصلی برای برپا نگه داشتن و بهبود نظام آراستگی، ممیزی است.
لازم است طبق برنامه ای مشخص از محیط‌‌هایی که درآن‌‌ها نظام آراستگی ۵s اجرا شده است، ممیزی صورت گیرد .
منظور از ممیزی، ” فرایندی سیستماتیک، مستقل و مدوّن برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظور تعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی است.”
مزایای اجرای ممیزی
اجرای ممیزی باعث حفظ سیستم می شود، قوت‌‌ها و ضعف‌‌ها را آشکار می‌سازد و زمینه را برای بهبود آن فراهم می‌آورد.
