تخصص‌ها و استاندارد‌های مدیریت پروژه

در مقاله “سیر تحول مدیریت پروژه” درباره پیدایش مدیریت به شیوه نوین، مزایای استفاده از مدیریت پروژه، فاکتورهای موفقیت پروژه و علت های انحراف پروژه نوشتیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم با استاندارد‌های مدیریت پروژه و مراحل اصلی آن آشنا شویم.

تخصص‌های مورد نیاز برای مدیریت پروژه

بعلت های انحراف پروژهش اعظم دانش و تکنیک‌های مورد نیاز برای مدیریت پروژه‌ها، خاص مدیریت پروژه است؛ اما درک و به کارگیری این دانش و تکنیک‌ها، به تنهایی برای مدیریت موثر پروژه کافی نمی‌‌باشد.

مدیریت موثر پروژه، نیازمند درک و به کارگیری حداقل پنج ناحیه تخصصی زیر است:

• پیکره دانش مدیریت پروژه
• دانش مربوط به رشته خاص هر پروژه و استانداردها و مقررات مربوطه
• درک محیط پروژه
• دانش و مهارت‌های مدیریت عمومی
• مهارت‌های ارتباطی با افراد

پیکره دانش مدیریت پروژه
 شامل تسلط مدیر و اعضای تیم پروژه بر دانش مرتبط با حوزه‌های مدیریت پروژه، براساس استانداردها و روش‌های مشخصی است.

دانش مربوط به رشته خاص هر پروژه و استانداردها و مقررات مربوطه
 که بویژه باید مدیر پروژه به آن‌ها تسلط داشته باشد. البته انتظاری نیست که مدیر پروژه به تمام رشته‌های موجود در پروژه مسلط باشد، اما باید به رشته مبنایی که پروژه بر اساس آن تشکیل شده است، تسلط داشته باشد.

درک محیط پروژه

محیط پروژه به بخش‌های ذیل تقسیم می‌‌شود :

محیط فرهنگی و اجتماعی : شامل ویژگی‌های فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی افراد که درگیر پروژه هستند، می‌‌شود؛ از جمله تحصیلات، مذهب، اخلاق و …   

محیط بین المللی و سیاسی: شامل قوانین بین المللی، منطقه ای، محلی و اوضاع سیاسی که پروژه در آن مقطع، می‌‌تواند تحت تأثیر قرار گیرد.

محیط فیزیکی: شامل جغرافیای فیزیکی و اکولوژی منطقه ای که می‌‌تواند در پروژه تاثیر گذار باشد.

دانش و مهارت‌های مدیریت عمومی

شامل مدیریت مالی و حسابداری، خرید و تدارکات، فروش و بازاریابی، قراردادها و قوانین تجاری، تولید و توزیع منابع، لجستیک و چرخه تأمین پروژه، توان برنامه‌ریزی استراتژیک و برنامه‌ریزی تاکتیکی و عملیاتی، شناخت ساختارهای سازمانی، رفتارهای سازمانی، اداره کردن کارکنان و ارتقا شغلی آن‌ها، پاداش و مزایای موردنظر برای پرسنل، موارد مرتبط با ایمنی و سلامتی، و نیز تولید اطلاعات(IT) پروژه.

مهارت‌های ارتباطی با افراد

این مهارت‌ها می‌‌تواند تأثیر و نفوذ اعضای تیم و مدیر پروژه در سایر بخش‌های سازمان و هماهنگی آنان در جهت رسیدن به هدف‌های پروژه را داشته باشد.

رهبری پروژه، انگیزش، مذاکره و مدیریت تعارض، از جمله موارد مهارت‌های ارتباطی هستند.

استاندارد‌های مدیریت پروژه

استانداردهای مطرح مدیریت پروژه

بخشی از این استانداردها عبارتند از:

علاوه بر استانداردهای مطرح در مدیریت پروژه، استانداردهای دیگری در مدیریت ریسک، مدیریت سبد پروژه، مدیریت ارزش کسب شده، مدیریت برنامه و پیکربندی پروژه نیز وجود دارد.

تعریف پروژه از منظر استانداردها، راهنماها و متدولوژی‌های حوزه مدیریت پروژه:

هریک از استاندارد‌های ذیل، تعریف خاصی برای پروژه ارایه می‌‌دهند که شرح آن به قرار ذیل است:

• از دیدگاه استاندارد PMBOK ( پی. ام. باک)، ” پروژه تلاشی منحصر به فرد جهت تولید محصول، خدمت یا نتیجه ای منحصر به فرد است”.
  
• استاندارد اﻳـﺰو ۱۰۰۰۶ ( ده هزار و شش)، ﭘﺮوژه را ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﻳﻚ ﻣﺮﺣﻠﻪ (ﻳﺎ ﻓﺎز) ﺗﻜﺮار ﻧﺎﭘﺬﻳﺮ ﺗﻌﺮﻳﻒ ﻣﻲﻧﻤﺎﻳﺪ. ﻫﺮ ﭼﻨﺪ اﻳﻦ ﻣﺴﺎﻟﻪ ﻫﻤﻴﺸﻪ ﻧﻴﺰ ﻣﺼﺪاق ﻧﺪارد و در ﻣـﻮاﻗﻌﻲ، ﻣﺮاﺣـﻞ ﻣﻤﻜـﻦ اﺳﺖ ﺗﻜﺮار ﺷﻮﻧﺪ؛ وﻟﻲ ﺧﺮوﺟﻲ ﻫﺎی آن‌ها ﻣﻲ ﺗﻮاﻧﺪ ﻣﻨﺤﺼﺮ ﺑﻪ ﻓﺮد ﺑﺎﺷﺪ.
  
• استاندارد P2M  ( پی. تو . ام)، پروژه را خلق ارزش در یک بازه زمانی توافق شده و تحت محدودیت‌های تکمیل شده، از جمله منابع و شرایط خارجی می‌‌داند.
  
• استاندارد BS6079 ( بی. اس. شصت، هفتاد و نه)، پروژه را تلاشی موقت و منحصر به فرد تعریف می‌‌کند.
  
• استاندارد ISO 21500  (ایزو بیست و یک هزار و پانصد) می‌‌گوید: ” پروژه متشکل از یک مجموعه منحصر به فرد از فرآیندها مشتمل بر فعالیت‌های هماهنگ و کنترل شده با تاریخ‌های آغاز و پایان است که جهت تحقق اهداف پروژه ، مستلزم فراهم سازی دستاوردهای منطبق با الزام‌های ویژه است”.
  
• بنا بر تعریف استاندارد APM BOK ( ای. پی. ام. باک)، پروژه عبارتست از تلاشی گذرا و منحصر به فرد، در راستای دستیابی به اهداف برنامه ریزی شده که در قالب خروجی‌ها، نتایج و منافع معین، تعریف می‌‌شود.
  
• استاندارد PRINCE 2 ( پرینس تو)، چنین بیان می‌‌کند که: پروژه، سازمانی موقتی است که با هدف تحویل یک یا چند محصول کسب و کار بر اساس طرح تجاری توافق شده، ایجاد می‌‌گردد.

نتیجه

در تعدادی از این استاندارد‌ها، مفاهیم مشترکی وجود دارند. در نهایت با توجه به تعریف‌های فوق، می‌‌توان پروژه را این گونه تعریف نمود:

” پروژه کاری موقتی یا تلاشی منحصر بفرد است که به منظور دستیابی به نتیجه ای منحصر بفرد انجام می‌‌شود.”

چرخه عمر( حیات) پروژه

• مراحل اجرای پروژه‌ها را “چرخه حیات” آن‌ها می‌‌نامند.
• چرخه حیات، نمایانگر مراحل اصلی و قدم‌های عمده در اجرای پروژه، از شروع تا خاتمه آن است.
• چرخه حیات، در شناسایی مشخصه‌های هر مرحله پروژه کمک می‌‌کند.
• چرخه حیات در دو پروژه مشابه، با توجه به نظرهای مجریان و کارفرما، می‌‌تواند متفاوت باشد.
• مشخصات چرخه حیات به دو بخش عمده تفکیک می‌‌شود:
• مشخصات فعالیت‌هایی که در هر مرحله از چرخه حیات پروژه و برای تکمیل آن بایستی انجام شوند.
• مشخصات منابعی که برای تحقق هدف‌های هر مرحله ، درگیر انجام فعالیت‌ها می‌‌شوند.

• 

• 

ویژگی‌های چرخه عمر پروژه

اغلب چرخه‌های حیات پروژه ، دارای ویژگی‌های کلی زیر هستند:

1. میزان انجام هزینه‌ها در مراحل اولیه اجرای پروژه‌ها معمولا کم تر بوده و به مرور افزایش می‌‌یابد. هنگامی‌‌که پروژه به خاتمه نزدیک می‌‌شود، این میزان بسرعت کاهش می‌‌یابد.
2. در مراحل آغاز پروژه، احتمال موفقیت در انجام تعهدها و دسترسی کامل به نتایج از پیش تعیین شده، کم تر است. این احتمال، با پیشرفت پروژه، تعدیل و متناسب می‌‌گردد.
3. اغلب برآوردها و پیش بینی‌ها در مراحل آغازین پروژه، دقیق نیست. این برآوردها باید در طول چرخه عمر پروژه، به روز رسانی شود.
4. چرخه‌های پروژه، نسبت به هم برتری ندارند.
5. چرخه حیات با توجه به مولفه‌های زیر طراحی می‌‌گردد:
6. تعیین هدف هر مرحله
7. توضیح خروجی‌های هر مرحله

فازهای مدیریت پروژه

چرخه حیات پروژه، از یک سری مراحل( فاز) تشکیل شده است که ارکان پروژه را در هر مرحله مشخص می‌‌نماید.

آیا به درستی می‌‌توانیم از عهده اجرای پروژه برآییم؟

آیا پروژه در راستای تخصص ما است یا خیر؟

آیا پروژه با توجه به امکانات و توانمندی‌های موجود در سازمان، قابل اجرا می‌‌باشد یا خیر؟

آیا در آغاز پروژه ، می‌‌توان سندهای مورد نیاز، مانند سند مفهوم پروژه را تدوین و تعیین کنیم؟

اسناد مورد نیاز در آغاز پروژه

در آغاز پروژه، باید اسناد خاصی تهیه و تدوین شود. سند می‌‌تواند موارد ذیل را به اعضا ارایه دهد:

• درک صریح و شفافی برای اعضای تیم پروژه ارایه می‌‌دهد.
• به بررسی و شناسایی مشکل‌های کسب و کار می‌‌پردازد.
• چرایی اجرای پروژه را شفاف می‌‌کند.
• اطلاعات ضروری مدیریت پروژه را فراهم می‌‌کند.
• پشتیبانی از پروژه را ممکن می‌‌سازد.  

سند وضعیت کسب و کار

این سند چشم انداز آتی کسب و کار سازمان را پس از انجام پروژه ، ترسیم و مشخص می‌‌کند.

سند منشور پروژه

اطلاعاتی حیاتی در مورد هدف‌های پروژه، محدوده پروژه، اختیارها، نقش‌ها و مسوولیت‌های افراد درگیر در پروژه را مشخص می‌‌کند.

در این مرحله ، مدیر پروژه بطور رسمی‌‌از طرف مدیریت ارشد سازمان، معرفی و منصوب می‌‌شود و سپس تیم پروژه را انتخاب می‌‌کند.

برنامه ریزی پروژه

 در این مرحله، تدوین محدوده پروژه صورت می‌‌گیرد. در تدوین محدوده پروژه ، ماهیت و حجم تلاش‌ها و اقدام‌های مورد نظر برای تکمیل پروژه تدوین می‌‌شود. در این مرحله:

بسته‌های کاری تعیین شده در فاز برنامه ریزی، نیز در این فاز مورد اجرا قرار می‌‌گیرند.

پروژه در قالب آن چه به عنوان” باید”های کار، در برنامه پروژه تدوین شده بود، اجرا می‌‌شود.

 تیم پروژه حتما می‌‌بایستی نگاهی به “نباید”‌های پروژه نیز داشته باشند. چرا که برخی مواردی است که از جمله تعهدها نیست و به عنوان نبایدها مطرح می‌‌باشد، می‌‌تواند هزینه و زمان پروژه را افزایش دهد.

در این فاز، مدیریت کیفیت بر اساس آن چه که در متدولوژی‌ها، اجرا و کنترل می‌‌شوند، مورد نظر قرار می‌‌گیرد.

موضوع قابل توجه در بحث مدیریت کیفیت، این است که همه اعضای پروژه و ذی نفعان، در مقابل اجرای با کیفیت پروژه، مسوول هستند. در این فاز، مدیریت زمان بسیار حایز اهمیت است. زمان، قابل برگشت نیست و در صورتی که از دست داده شود، می‌‌تواند هزینه‌های مضاعفی را بر پروژه تحمیل کند.

مدیریت مالی

در این فاز، مدیریت هزینه اتفاق می‌‌افتد. مدیر مالی باید به طور مستمر ، هشدارهای به موقع را به مدیر و مسوولان پروژه ارایه دهد تا کنترل هزینه‌ها اتفاق بیفتد و نقدینگی پروژه ، به روز شود.

نقش مدیرمالی در اجرای پروژه ، اگر از نقش تک تک اعضای اجرایی پروژه بیش تر نباشد، کم تر نیست.

در این فاز، مدیریت ریسک انجام می‌‌شود. می‌‌دانیم یک پروژه جدید، ممکن است در هر لحظه با ریسک‌های ناشناخته ای مواجه شود . باید اعضای تیم پروژه در شناسایی ریسک‌ها، جدی باشند.      

مدیریت ریسک، باید به عنوان فرآیندی همیشگی در سرتاسر پروژه، به صورت مداوم و مستمر پیگیری شود.

در این فاز، با توجه به ابهام‌های موجود، ممکن است مشکل‌هایی پیش بیاید. باید مدیر و اعضای تیم پروژه ، مشکل‌ها را به موقع شناسایی نمایند و نسبت به حل زودهنگام آن‌ها، مبادرت داشته باشند.

پروژه شامل افرادی با فرهنگ‌های متفاوت و ذی نفعانی با انتظارهای گوناگون است که می‌‌تواند موجب منشأ اختلاف در پروژه شود.

باید این تفاوت‌ها و اختلاف‌ها در سرتاسر پروژه ، مدیریت شوند و به نوعی بتوان تعارض‌های ناشی از این تفاوت‌ها را کنترل و مدیریت نمود.

نظارت و کنترل پروژه

هر آن چه که در فاز اجرا به عنوان مشکل، تعارض و بحث‌های زمانی و هزینه ای رخ می‌‌دهد، باید از لحاظ مدیریتی و عملکرد پروژه، نظارت و کنترل دقیق و جامع شود.

به طور کلی باید برای فاز خاتمه، اهمیت زیادی متصور بود.

باید در بررسی و پذیرش اقلام قابل تحویل در انتهای پروژه، صورت جلسه‌هایی تهیه شود و تأیید آن را از مبادی ذی ربط یا کارفرما اخذ کرد.

یکی از نکاتی که در خاتمه پروژه بسیار حایز اهمیت است این موضوع می‌‌باشد که:

• باید مستندسازی که در حین پروژه اتفاق افتاده است، به طور دقیق و کامل از تیم پروژه اخذ شود.
• باید تجربه‌های حاصل در حین پروژه، از افراد اخذ و ثبت شود که بتوان در پروژه‌های آتی از آن تجربه‌ها استفاده نمود.