در مقالات قبل مفاهیم حسابداری را معرفی کردیم. با دلایل نیاز به حسابداری و انواع موسسه و نیز اصطلاحات اولیه حسابداری آشنا شدیم. سپس انواع سود و مواردی که باید در صورت‌حساب در نظر گرفت را شناختیم و با ترازنامه مالی آشنا شدیم. در این مقاله از آرنگنامه که آخرین مقاله از مرور مفاهیم مالی است می‌خواهیم به دفاتر مالی و فرآیند ثبت و همچنین حسابداری بهای تمام شده بپردازیم و مشکل‌های رایج در حسابداری را بررسی کنیم.
حساب تی T
حساب تی، برای نمایش حساب کاربرد دارد. البته این حساب، در حال حاضر برای آموزش استفاده می‌شود و فرم واقعی حساب، شکلی گسترده‌تر از حساب تی دارد.
هر حساب T از این موارد تشکیل شده است:
- عنوان حساب که در بالا نوشته می‌شود؛
- طرف راست حساب که به صورت قراردادی «بدهکار» نامیده می‌شود؛
- و طرف چپ حساب که به صورت قراردادی «بستانکار» نامیده می‌شود.
مثال:
هنگامی که گفته می‌شود «حساب صندوق، بدهکار شده است»، یعنی عددی را در سمت راست آن ثبت کرده‌اند. اگر گفته شود حساب صندوق ۵۰هزار ریال بستانکار شده است، یعنی ۵۰هزار ریال در طرف چپ حساب صندوق ثبت شده است.
بدهکار و بستانکار
اکنون پرسش این است که افزایش‌ها و کاهش‌ها در کدام سمت حساب‌ها باید ثبت شود؟
- چون دارایی‌ها در سمت راست، و بدهی‌ها و سرمایه در سمت چپ است، بنابراین افزایش‌ها در سمت راست ثبت می‌شود و حساب‌ها و کاهش‌ها در طرف چپ.
- در مورد حساب‌های بدهی و سرمایه، چون این حساب‌ها در معادله در مقابل دارایی‌ها هستند، برعکس دارایی‌ها، افزایش‌ها در طرف چپ و کاهش‌ها در طرف راست ثبت می‌شود.
- در مورد حساب‌های درآمد و هزینه، چون درآمد باعث افزایش سود و افزایش سرمایه می‌شود، حساب‌های درآمد هم‌سو و هم‌جهت با سرمایه است و مانند سرمایه، افزایش آن ها را در طرف چپ و کاهش آن ها را در طرف راست ثبت می‌کنیم.
- در مورد حساب‌های هزینه، افزایش‌ها در طرف بدهکار و کاهش‌ها در طرف بستانکار ثبت می‌شود.
نحوه ثبت رویدادها در حساب تی T
برای این که در معادله حسابداری، موازنه برقرار شود، هر رویداد مالی باید حداقل در دو عنصر از اجزای این معادله تاثیر بگذارد.
پرسش:
آیا می‌توانید برای رویدادهای جدول پایین، که بر اساس معادله حسابداری تشکیل شده است، مثالی بزنید؟
مثلا در این جدول، رویداد شماره ۲ دریافت وام است و رویداد شماره ۳ بازپرداخت آن.
در این جدول، قدر مطلق A ،حداقل در دو عنصر از عناصر معادله حضور دارد، چرا که باید معادله برقرار بماند.
این جدول، اساس حسابداری دوطرفه است که ” پاچیولی” آن را بنا نهاد.
نکته هایی مهم درباره مانده حساب
مانده هر حساب، در طرفی است که آن حساب را افزایش می‌دهیم؛ بنابراین می‌توان گفت:
- مانده عادی همه حساب‌های دارایی، بدهکار است.
- مانده عادی همه حساب‌های بدهی، بستانکار است.
- مانده عادی حساب سرمایه، بستانکار است.
- مانده عادی همه حساب‌های درآمد، بستانکار است.
- مانده عادی همه حساب‌های هزینه، بدهکار است.
تراز آزمایشی
حسابداران برای این که مطمئن شوند بابت حساب‌هایی که در طی یک دوره بدهکار کرده‌اند، حساب‌هایی را به همان مبلغ بستانکار ساخته‌اند، در مقاطع زمانی مشخص مانند پایان هر ماه، نوعی آزمایش انجام می‌دهند. این آزمایش با تهیه جدولی از حساب‌های موسسه انجام می‌شود و اسم این جدول، تراز آزمایشی است.
برای تهیه این تراز، ابتدا باید تمامی حساب‌های موسسه مانده‌گیری شود. سپس جمع عملیات بدهکار و بستانکار هر حساب به همراه مانده آن، به جدول تراز آزمایشی منتقل می‌شود.
نکته:
نوع ساده‌ای از تراز آزمایشی دارای چهار ستون است. دو ستون متعلق به «گردش» هر حساب است و دو ستون دیگر «مانده» آن حساب.
دفاتر مالی
- فرم T در واقع فرمی ساده و اختصاری است و از آن برای تمرین استفاده می‌شود.
- آن‌چه که امروزه به عنوان حساب جهت ثبت اطلاعات مالی در موسسه ها به کار گرفته می‌شود، شکل تکامل‌یافته‌تری از این فرم، به نام دفتر کل است.
- عملیات مالی، در همان ابتدا در دفتر کل ثبت نمی‌شوند و باید قبلا سرفصل حساب‌های لازم را تشخیص دهیم، مجوزهای لازم برای ثبت آن ها را کسب کنیم، مدارک مثبته آن را جمع‌آوری کرده و به شکلی صحیح بایگانی کنیم تا برای مراجعه آینده، قابل دسترسی باشد.
- وسیله و ابزار این عمل، فرمی مشهور به نام سند است که البته شکل استانداردی ندارد و به نام‌هایی مانند سند مالی، سند حسابداری، برگه حسابداری، سند روزنامه و امثال این‌ها هم شناخته می‌شود.
دفتر روزنامه
پس از تنظیم و تکمیل اسناد، برای این که وقایع مالی- به ترتیب تاریخ وقوع- در جایی ثبت شود تا بتوان به آسانی به آنها مراجعه کرد، این اسناد را در دفتری به نام دفتر روزنامه ثبت می‌کنند.
دفتر روزنامه اشکال مختلفی دارد؛ رایج‌ترین آن، دفتر روزنامه دو ستونی یا دفتر روزنامه عمومی است.
نکته:
- دفتر روزنامه و دفتر کل را دفاتر قانونی موسسه می‌نامند. هر موسسه‌ای که مشمول قوانین تجارت و مالیات می‌شود، باید عملیات مالی خود را در این دفاتر ثبت کند.
عملیات مندرج در دفتر روزنامه که قبلا برای آن ها سند مالی صادر شده است، باید به حساب‌های مربوط به دفتر کل منتقل شود. یعنی در واقع دفتر روزنامه پلی است که سند مالی را به دفتر کل مرتبط می‌سازد.
- دفتر روزنامه درباره یکایک حساب‌ها اطلاعی به ما نمی‌دهد و فقط نشان‌دهنده عملیات و معامله های مالی به ترتیب تاریخ وقوع آنها است.
دفتر معین
برای جلوگیری از افزایش عملیات دفاتر روزنامه و کل، از دفتر معین استفاده می‌کنیم. این دفتر ممکن است به صورت کارت هم استفاده شود و دفتری غیررسمی است که در صورت بروز اشتباه، می‌توان حتی یک حساب را در آن بازنویسی کرد یا کارت را تعویض نمود.
نکته:
حساب‌های معین با استفاده از اطلاعات سند مالی ثبت می‌شوند. یعنی ماخذ ثبت دفتر کل، دفتر روزنامه است. اما ماخذ ثبت دفتر معین، سند مالی است.
این دوگانگی باعث می‌شود که کنترل بیش تری در ثبت حساب‌ها داشته باشیم.
حسابداری بهای تمام شده
اگر یک موسسه صنعتی تنها یک نوع محصول تولید کند، بهای تمام‌شده ظاهرا به آسانی محاسبه می‌شود و مشکل خاصی در آن پیش نمی‌آید؛
مثلا فرض کنید شرکت در مجموع ۰۰۰/۵۰۰/۲ ریال هزینه کرده و جمع کل تولید هم ۰۰۰/۵۰۰ عدد باشد. به این ترتیب به آسانی می‌توان با تقسیم هزینه بر تولید، به عدد ۵ ریال برای هر قلم کالا رسید.
اما این محاسبه، واقعیت‌های بسیار مهمی را نادیده می‌گیرد و در طی انجام محاسبه، این اطلاعات با ارزش از دست می‌روند :
- آیا کالاهای نیمه‌ساخته در جریان تولید داریم؟
- آیا در ابتدای سال، محصول نیمه‌ساخته داشته‌ایم؟
- چه مبلغی از بهای تمام‌شده برای مواد اولیه است؟
- چه قسمتی از بهای تمام‌شده ، مربوط به هزینه انسانی است؟
- ضایعاتی که در فرآیند تولید به وجود آمده است، چه تاثیری در بهای تمام‌شده داشته است؟
- کدام بخش، مسوول این ضایعات است؟
- چه مبلغی از این بها مربوط به هزینه‌های اداری است ؟
- آیا می‌توان هزینه‌ها را کاهش داد؟ اگر بلی، کدام هزینه‌ها را ؟
- تاثیر عدم کارآیی کافی کارکنان، یا بیکاری پنهان آن ها روی بهای تمام‌شده چقدر است؟
هدف های حسابداری بهای تمام‌شده
هدف‌های اصلی حسابداری بهای تمام‌شده به این ترتیب است:
- طبقه‌بندی صحیح هزینه‌ها
- تعیین محل وقوع هزینه‌ها
- تخصیص صحیح آن ها به فعالیت‌های موسسه
- تجزیه و تحلیل نتایج
روش‌های طبقه‌بندی هزینه‌ها
طبقه‌بندی هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین کارهایی است که در حسابداری بهای تمام‌شده باید انجام شود.
طبقه‌بندی هزینه‌ها به روش‌های گوناگونی انجام می‌شود از جمله:
طبقه‌بندی هزینه‌ها به تفکیک عوامل اصلی بهای تمام‌شده
موسسه های تولیدیدر جریان عملیات خود، مواد اولیه را با فن آوری و کار انسانی، تبدیل به محصول می‌کنند. بنابراین سه بخش اصلی هزینه مواد، هزینه کار و هزینه سربار در نظر گرفته می شوند.
این طبقه‌بندی از نظر مدیریتی بسیار مهم است و به همین دلیل در روش‌های دیگر طبقه‌بندی نیز رعایت می‌شود. در واقع سایر روش‌های طبقه‌بندی جایگزین این روش نیستند و به عنوان مکمل این طبقه‌بندی مطرح می‌شوند.
طبقه‌بندی هزینه‌ها به دو دسته مستقیم و غیرمستقیم
می‌توان سه هزینه مواد، کار و سربار را با توجه به میزان ارتباط آن ها با تولید محصول، به دو دسته مستقیم و غیرمستقیم تقسیم کرد.
هزینه‌های مستقیم، آن هایی هستند که بتوان به‌آسانی مشخص کرد که متعلق به کدام واحد هستند ؛ مانند هزینه مواد اولیه مصرفی و هزینه پرسنلی کارگران.
سایر موارد هم هزینه‌های غیرمستقیم هستند.
مثال:
هزینه مواد مصرفی به غیر از آن‌چه که مواد اولیه شناخته می‌شود، هزینه مواد غیرمستقیم است. یا هزینه پرسنلی همه کارکنان، به غیر از آن هایی که کارگر مستقیم هستند، هزینه کار غیرمستقیم خواهد بود.
طبقه‌بندی هزینه‌ها به دو دسته متغیر و ثابت
هزینه‌های متغیر
این هزینه‌ها با افزایش یا کاهش تولید، آن ها هم افزایش و کاهش می‌یابند؛ مانند هزینه مواد اولیه و هزینه انرژی مصرفی.
هزینه‌های ثابت
هزینه‌هایی هستند که جمع آن ها با حجم فعالیت تغییر نمی‌کند. اجاره، حقوق کارکنان ستادی و برق مصرفی برای روشنایی ساختمان‌ها از جمله هزینه‌های ثابت هستند.
نکته:
این نوع طبقه‌بندی در برنامه‌ریزی‌های مالی و تعیین بودجه هزینه‌ها با توجه به سطوح فعالیت؛ و در تعیین نقطه سربه‌سر و تجزیه و تحلیل‌های مربوط به آن کاربرد دارد.
طبقه‌بندی هزینه‌ها با توجه به وظیفه های سازمانی
این وظیفه ها به چهار دسته تولیدی، خدماتی، اداری و فروش تقسیم می‌شوند و هر هزینه، بر اساس این وظیفه ها شناسایی می‌شود. بنابراین هزینه‌هایی که در بخش تولید اتفاق می‌افتد، به عنوان هزینه‌های تولیدی مطرح می‌شود و هزینه‌هایی که در واحدهای پشتیبانی و سرویس‌دهنده – مانند تعمیرگاه، تاسیسات، انبارها، نقلیه و مانند آن است، – به سرفصل هزینه‌های خدماتی می‌رود.
طبقه‌بندی هزینه‌ها با روش ترکیبی
هرچند روش‌های فوق هم به‌تنهایی به کار گرفته می‌شوند، اما اکثر شرکت‌ها ترجیح می‌دهند ترکیبی از روش‌های فوق را به کار بگیرند. این ترکیب باید به شکلی مناسب باشد. به این ترتیب ممکن است هزینه‌ها در سطح دفتر کل، با توجه به وظیفه های سازمانی (تولیدی، خدماتی، اداری و فروش) طبقه‌بندی شده باشند و در سطح حساب های معین، هزینه های مواد، کار و سربار، و هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، یا حتی ثابت و متغیر را شناسایی کنند.
هزینه مواد اولیه
شناسایی مواد اولیه، اولین گام در کار تخصیص هزینه‌ها است. البته این کار در یک واحد تولیدی بزرگ کار ساده‌ای نیست. از میان اقلام بسیار متنوعی از مواد و قطعات مصرفی، تنها تعدادی از آن ها را می‌توان مواد اولیه نامید؛
هر ماده‌ای که در تولید محصول، نقش مستقیم داشته باشد و قسمتی از محصول نهایی را تشکیل دهد، ماده اولیه نام دارد.
ممکن است حتی محصول نهایی یک کارخانه، مانند نخ و پارچه، مواد اولیه کارخانه‌ای دیگر را تشکیل دهد.
هزینه کار
تمامی هزینه‌هایی که یک موسسه برای به خدمت گرفتن نیروی انسانی خود متحمل می‌شود را هزینه کار می‌نامند. این هزینه شامل حقوق و مزایایی می‌شود که طبق قانون، به کارکنان پرداخت می‌گردد.
دسته‌بندی هزینه کار
- تقسیم هزینه‌ها به چهار گروه هزینه کار تولیدی، هزینه کار خدماتی، هزینه کار اداری و هزینه بخش فروش
- طبقه بندی بر اساس ارتباط هزینه‌ها با تولید، که هزینه کار مستقیم، مربوط به هزینه کارکنانی است که به طور مستقیم در تولید محصولات شرکت دارند و هزینه کار غیرمستقیم، هزینه مربوط به سایر کارکنان است.
نکته:
در هر موسسه تولیدی، دو نوع هزینه کار داریم: هزینه کار واقعی که بر اساس لیست‌های حقوق و دستمزد است و هزینه کار جذب‌شده که نشان می‌دهد چقدر از هزینه کار، در راستای تولید بوده است.
مثال:
ممکن است کارکنان یک ماه سر کار حاضر باشند، اما هیچ تولیدی انجام نشود که در این حالت، هزینه کار جذب‌شده، صفر خواهد بود.
هزینه سربار
در مراحل تولید، هزینه‌های دیگری هم داریم ؛ مانند استهلاک، سوخت و تعمیرات ماشین‌آلات، هزینه کار غیرمستقیم تولیدی و مسایلی از این دست.
هزینه سربار کارخانه
چهار قلمی که هزینه سربار کارخانه را تشکیل می‌دهند، عبارتند از: هزینه مواد غیرمستقیم تولیدی، هزینه کار غیرمستقیم تولیدی، سایر هزینه‌های غیرمستقیم تولیدی و سهم مراکز تولیدی از هزینه‌های خدماتی.
نکته:
- در محاسبه بهای تمام‌شده، فقط هزینه‌های مواد مستقیم، کار مستقیم و سربار کارخانه لحاظ می‌شود.
- در یک موسسه تولیدی، هزینه‌های اداری، فروش و مالی را “سربار اداری، فروش و مالی” می‌نامند.
- اگر بخواهیم بهای کل محصولات را حساب کنیم این سربار را باید به محصولات سرشکن کنیم. اما بر اساس روش مورد قبول انجمن‌های حرفه‌ای حسابداری، در محاسبه بهای تمام‌شده محصول، تنها سربار کارخانه به محصول تخصیص می‌یابد و هزینه‌های اداری، فروش و مالی به عنوان هزینه‌های دوره در سود و زیان منعکس می‌شود.
به این روش، بهای تمام‌شده ساخت یا تولید می‌گویند.
نگاهی به مشکل های رایج در حسابداری
فهرست کردن دارایی‌های اجاره‌ای
یکی از دارایی‌های ثابت که همیشه بحث‌برانگیز بوده است، دارایی‌های اجاره‌ای یا لیزینگ است. شرکت برای مدتی از این دارایی‌ها استفاده می‌کند ولی قانونا مالک آن ها به شمار نمی‌رود.
این احتمال وجود دارد که در آینده هزینه سالانه لیزینگ بسیار بالا برود، اما شرکت‌ها ترجیح می‌دهند این بدهی را از صورت‌های مالی خود حذف کنند.
حسابداران هم ترجیح می‌دهند با دارایی‌های اجاره‌ای، مانند دارایی‌هایی برخورد کنند که متعلق به شرکت است تا بتوانند تصویر اطمینان‌بخش‌تری ارایه کنند.
ذخیره گرفتن
اگر قرار باشد اتفاقی در آینده، سود شرکت را به شکلی جدی تحت تاثیر قرار دهد، باید مبلغی متناسب با این اتفاق و عواقب مالی آن از سود سال جاری کسر شود.
به این کار ذخیره گرفتن می‌گویند و به این ترتیب است که استفاده‌‌کنندگان صورت‌های مالی، درمی‌یابند در آینده انتظار چه چیزهایی را باید از سازمان داشته باشند.
حسابداری ساختگی
انتظار می‌رود که حسابداران عملکرد یک شرکت را به شکلی کاملا دقیق و درست ارزیابی کنند. اما گاهی آن ها دست به تحریف حساب‌ها می‌زنند و این باعث به وجود آمدن مشکل می‌شود.
برای مثال، یک شرکت بزرگ ممکن است سود بیش تری بخواهد گزارش کند و یک شرکت کوچک، ممکن است به دنبال پرداخت مالیات کم تری باشد.
بررسی سودها
در صورت‌حساب سود و زیان، باید به دنبال دسته بزرگی از فاکتورهای فروش در پایان سال گشت. این فاکتورها برای بزرگ‌نمایی سود استفاده می‌شوند.
به همین ترتیب، ممکن است صدور فاکتور تا دوره بعدی مالی به تعویق انداخته شود تا درآمد شناسایی نشود. این کار به این دلیل است که مالیات این فروش‌ها، یک دوره دیرتر پرداخت شود.
برای شناسایی این سودها حتما ماه آخر دوره مالی فعلی و ماه اول دوره مالی بعدی را زیر نظر بگیرید.
موجودی کالا
اولین موردی که باید در ترازنامه بررسی کرد، حساب موجودی کالاست. اگر ارزش موجودی‌ها بسیار زیاد باشد این سود هم باید بسیار بالا باشد.
همچنین به بستانکاران باید توجه کرد. پرداخت صورت‌حساب‌ها ممکن است تا پایان سال مالی به تعویق بیفتد و این کار باعث بالا رفتن حساب بستانکاران می‌شود.
حتما اولین روز دوره مالی بعد را بررسی کنید تا مشخص شود آیا برای بستانکاران چک‌هایی با مبالغ بالا ارسال شده است یا نه.
حسابداری مدیریت
حسابداری مدیریت برای تامین نیازهای مدیران استفاده می‌شود. این گزارش‌ها برای کمک در کنترل عملیات روزانه شرکت، و تصمیم‌گیری درباره آن ها تهیه می‌شود.
حسابداری مدیریت احتیاجی به پیروی از هیچ قاعده‌ای ندارد و به این دلیل بسیار انعطاف‌پذیر است. البته امکان وجود اشتباه در گزارش‌های آن هم بیش تر است.
نکته:
گزارش‌های حسابداری مدیریتی فقط برای اطلاعات مالی نیست و اطلاعات بیش تری ارائه می‌کند که معمولا بر چهار چیز تاکید دارند:
- نظارت بر عملکرد گذشته مدیران و درج نتایج آن ها در گزارش‌های مالی
- حل مشکل های جاری
- کنترل عملیات جاری
- برنامه‌ریزی برای آینده
