در این مقاله از آرنگنامه به بررسی سیر تحول مدیریت پروژه می‌پردازیم. اگر شما مدیر یک شرکت هستید و یا قصد دارید یک پروژه را رهبری کنید یا یک استارت آپ راه اندازی کنید این مقاله به درد شما خواهد خورد.
پیدایش مدیریت پروژه نوین
برای بررسی سیر تحول مدیریت پروژه باید منشا آن را بشناسیم. منشأ اولیه آن که تحت عنوان مدیریت پروژه مطرح می شود، در دهه ۱۹۵۰ شکل گرفته است. می توان این پیدایش را به عنوان “پیدایش نوین مدیریت پروژه” نامید.
موج های گذار از مدیریت پروژه سنتی به مدیریت پروژه حرفه ای، عبارتند از:
- توجیه پذیری پروژه
- عملکرد مدیریت ارشد
- تمرکز مدیریت
- ساختار تیم پروژه
- رویکرد برنامه ریزی پروژه
- دینامیک پروژه
این حوزه‌ها در چهار موج رخ داد:
- موج اول (۱۹۷۰-۱۹۵۰)
- موج دوم (۱۹۷۰)
- موج سوم (۱۹۸۰)
- موج چهارم (۱۹۹۰)
عملکرد مدیریت ارشد پروژه
- در موج اول: مدیریت ارشد از مسایل و موضوع های پروژه بی اطلاع بود و به خبرگان و متخصصان دست اندرکار پروژه اعتماد کامل داشت.
- در موج دوم: رهبری و هدایت کمیته ها توسط مدیریت ارشد صورت می گرفت و به خبرگان و متخصصان دست اندرکار پروژه اعتماد کامل داشت.
- در موج سوم: مدیریت ارشد حامی پروژه بود و اطلاع کاملی از موضوع ها و مسایل مربوط به پروژه داشت. رهبری و هدایت کمیته ها در این موج، بر عهده مدیریت ارشد بود.
- در موج چهارم: مدیریت ارشد ، حامی پروژه و مدیر اجرایی آن است.
تمرکز مدیریت
- در موج اول: تمرکز مدیریت، فقط بر تلاش ها و اقدام ها بوده است.
- در موج دوم: تمرکز مدیریت بر تلاش ها و اقدام ها، و نیز تحلیل معیارهای مربوط به بهره وری و کارایی بوده است
- در موج سوم: تمرکز تمام وقت مدیریت بر فعالیت ها و اقدام های پروژه و نیز تأکید بر تحلیل و ردیابی معیارهای مربوط به پیشرفت پروژه بوده است.
- در موج چهارم: تمرکز تمام وقت مدیریت بر فعالیت ها و اقدام های پروژه، و نیز تأکید بر تحلیل و ردیابی معیارهای مربوط به پیشرفت پروژه نیز مورد توجه است.
ساختار تیم پروژه
- در موج اول: تیم های مستقلی که از حضور یک رهبر فنی برجسته، بهره مند بوده اند.
- در موج دوم: تیم های مستقلی که از حضور یک رهبر فنی برجسته و خبرگان موضوع اصلی پروژه ، بهره مند هستند.
- در موج سوم: ظهور تیم های مجازی متمرکز و کوچک که توسط متخصصان خبره اداره می شد.
- در موج چهارم: تیم های مجازی که در درون سازمان های مجازی تشکیل شده اند و تأکید بر استفاده از شبکه های کامپیوتری دارند.
رویکرد برنامه ریزی پروژه
- در موج اول: برنامه ریزی، غیر رسمی و حتی شفاهی بود.
- در موج دوم: برنامه ریزی ها، بصورت کلان (ماکرو)، براساس مفاهیمی همچون برنامه ریزی روشن- خاموش، و برنامه ریزی ثابت صورت می گرفت.
برنامه ریزی روشن– خاموش، برنامه ریزی است که یکبار اتفاق می افتد و تا انتهای پروژه به صورت ثابت باقی می ماند.
- در موج سوم: برنامه ریزی ها، بصورت تفصیلی (میکرو)، براساس مفاهیمی همچون برنامه ریزی انعطاف پذیر برای محدوده های زمانی ۳ تا ۶ ماهه انجام می شد.
- در موج چهارم: برنامه ریزی ارگانیک، با استفاده از برنامه های جزیی و دوره های بسیار کوتاه زمانی انجام می شود.
سیر تحول مدیریت پروژه : دینامیک پروژه
- در موج اول: پویایی پروژه ، عموماً بدون محدودیت زمانی و بودجه ای بود.
- در موج دوم: پویایی پروژه ، تأکید بر بودجه و زمان بندی تعیین شده توسط متخصصان امر داشت.
- در موج سوم: بر اساس پویایی پروژه ، تمامی برنامه ها و تلاش های پروژه ، متأثر از موعدهای تحمیلی قطعی از جانب مدیران ارشد و محدودیت در بودجه و منابع بود.
- در موج چهارم: وجود محدودیت های فزاینده در زمان، بودجه و منابع در دسترس که افزایش میزان هر یک، مستلزم بررسی های مربوط به بازگشت سود حاصل از سرمایه مصرفی است.
کارکردهای مدیریت پروژه حرفه ای
یکی از کارکردهای اصلی مدیریت پروژه برای اطمینان از اتمام به موقع آن، اجرای فرآیندهای مدیریت پروژه بطور صحیح و اصولی است :
- مدیریت پروژه موجب استفاده مناسب از انسان، ماشین و پول که سرمایه های اصلی پروژه هستند، می شود.
- روشی کارا در مدیریت در بستر زمان و محیطی مملو از ریسک ، برای مواجهه با کارهای جدید و ایجاد توازن در توجه به محدودیت های ذیل :
- محدود پروژه
- هزینه پروژه
- کیفیت
مزایای استفاده از مدیریت پروژه
مزایای استفاده از مدیریت پروژه عبارتند از :
- استفاده بهتر از منابع مالی، فیزیکی و انسانی
- بهبود ارتباط با مشتری
- زمان کوتاه تر برای انجام پروژه
- هزینه های کم تر
- کیفیت بهتر و افزایش قابلیت اطمینان
- افزایش حاشیه سود
- افزایش کارایی
- هماهنگی داخلی بهتر
- روحیه کاری بالاتر
فاکتورهای موفقیت پروژه
این فاکتورها باید همواره مورد توجه مجریان پروژه باشد تا موفقیت، حتمی شود :
- هدف های پروژه
- پشتیانی تیم پروژه از سوی مدیریت
- برنامه ریزی و زمان بندی
- مشاوره با ذی نفعان، از جمله کارفرما
- انتخاب پرسنل توانمند
- عملیات فنی و آشنایی با فن آوری ها
- تأیید کارفرما
- نظارت و بازخورد
- ارتباط مناسب و به موقع
- رفع خطاها و دریافت بازخورد
علت های انحراف پروژه
این علت ها می تواند شامل موارد زیر شود:
علت های ناشی از برنامه ریزی
- عدم تعریف دقیق محدوده
- عدم تخمین درست زمان ها و هزینه ها
- ضعف در تعریف و برنامه ریزی منابع
- تعریف نادرست رویه های هماهنگی
- ناکارآمدی رویه های کاری و دستورالعمل ها
ضعف در پشتیبانی از پروژه
- عدم تخصیص به موقع بودجه و اعتبار
- تخصیص نامناسب منابع
- به کارگیری تجهیزات و ماشین های نامناسب و فرسوده
مشکل های مربوط به نیروی انسانی
- عدم درک کامل از پروژه در سطوح مختلف نیروی انسانی در سطح اعضای تیم پروژه یا سایر ذی نفعان
- خستگی و نا امیدی در پرسنل اجرایی
- پایین بودن سطح دانش و مهارت فنی پرسنل اجرایی
علت های ناشی از ضعف مدیریتی
علت های محیطی
عامل های موثر بر نا تمام ماندن پروژه ها
عامل هایی وجود دارند که موجب نا تمام ماندن کار پروژه ها می شوند. از جمله:
- اگر در حین اجرا، به تدریج به محدوده کار اضافه شود و مشکل هایی از نظر سرمایه، بودجه و زمان پیش آید.
- اگر تعریف دقیقی از زمان خاتمه کار وجود نداشته باشد
- اگر پروژه ، به عملیات جاری تبدیل شود و اصراری برای اتمام مطلوب آن وجود نداشته باشد.
