شایستگی‌های انسانی سرپرست عبارتند از:
امانت داری:
کلیه منابع سازمانی و هر آن چه که در اختیار سرپرست برای انجام کار قرار می‌گیرد، در واقع امانتی است که از طرف مدیران ارشد سازمان و یا صاحبان سرمایه، در اختیار وی قرار داده شده است.
شور و اشتیاق به کار:
فقط زمانی می‌توان از کارکنان توقع تلاش خالصانه داشت که سرپرست هم پا به پای آنان، به کار و تلاش شور و اشتیاق نشان دهد.
تاثیر گذاری مثبت این روش بسیار زیاد است و از ایجاد شک و شبهه جلوگیری می‌کند.
روابط عمومی:
بدون شک نحوه برقراری ارتباط با کارمندان، در انجام وظایف آنان، می‌تواند بسیار موثر باشد. شاید یک لبخند و یا یک نگاه معنا دار سرپرست، بتواند بازده کار یک کارمند را کم یا زیاد کند.
وفای به عهد:
وفای به عهد سرپرست، موجب آرامش خاطر و دلگر‌می‌کارکنان می‌شود. سرپرستی که به قول خود عمل نکند، سبب بی اعتمادی کارکنان و همکاران شده و به سرعت، نفوذ کلام و قدرت رهبری خود را از دست می‌دهد.
مهربانی و همدلی:
سرپرست می‌تواند با رعایت اصول صحیح روابط انسانی، صمیمیت لازم را میان افراد مجموعه خود ایجاد کرده و مانع ایجاد تعارض و تنش در آن‌ها شود.
مسوولیت پذیری:
افرادی که همواره از پذیرش مسوولیت شانه خالی می‌کنند، هیچ وقت صاحب جایگاه مدیریتی نخواهند شد.
جایگاه مدیریت و سرپرستی، با پذیرش مسوولیت پیوندی ناگسستنی دارد. سرپرستان و مدیران موفق، نه تنها نتایج عملکرد خود را می‌پذیرند، بلکه به صورت داوطلبانه اجرای پروژه‌ها و عملیات مختلف حوزه کاری خود را بر عهده می‌گیرند.
پشتکار:
سرپرست، در واقع نزدیک ترین سطح مدیریت به کارکنان خط مقدم هر سازمان است. در این جایگاه کار و تلاش حرف اول را می‌زند.
شایستگی‌های ادراکی سرپرست ایده آل
برخی از مهم ترین شایستگی‌های ادراکی که به نگرش و ویژگی‌های شخصیتی هر فرد وابسته است و داشتن آن، در موفقیت سرپرست نقش بسزایی دارد، عبارتند از :
دیدگاه جمعی (ترجیح منافع جمعی بر فردی):
سرپرستانی که دیدگاه جمعی دارند، کارکنان خود را نیز به داشتن این شایستگی تشویق و ترغیب می‌کنند. در اختیار داشتن کارکنان فداکار، هر سازمانی را به بزرگ ترین اهداف ممکن خواهد رساند و قطعا کارکنان نیز به موقعیت‌های بهتر شغلی و مالی دست خواهند یافت.
شجاعت:
اگر سرپرست، از ریسک واهمه داشته باشد، بدون شک کارکنان وی نیز هیچ وقت موقعیت‌های جدید را تجربه نخواهند کرد. در این صورت بهبود و تغییرات مثبت هیچ گاه در سازمان اتفاق نخواهد افتاد.
دیدگاه سیستمی
دیدگاه سیست‌می‌به سرپرست کمک می‌کند تا ریشه مسایل و مشکل‌ها را به درستی تشخیص دهد.
سرپرستانی که دیدگاه سیست‌می‌دارند، کم تر از دیگران با کارکنان خود درگیری احساسی پیدا می‌کنند و کارکنان نیز کم تر نسبت به ایشان احساس بی عدالتی خواهند داشت.
رویکرد حل مساله
یکی از ارزشمندترین شایستگی‌های ادراکی هر سرپرست، رویکرد و توان حل مساله است. سرپرستانی که چنین رویکردی دارند، بیش از آن که به انتقاد از کار کارکنان خود بپردازند، به پیدا کردن راه حل، آموزش و توجیه کارکنان خود خواهند پرداخت که قطعا نتایج مثبت چشمگیری برای سازمان به دنبال خواهد داشت.
شایستگی‌های فنی سرپرست ایده آل
هر سرپرست باید دارای دو گروه شایستگی فنی باشد.
گروه اول؛ مهارت‌های مربوط به رشته شغلی اوست.
برای مثال سرپرست یک کارگاه جوشکاری باید مهارت جوشکاری را دارا باشد و یا سرپرست یک واحد حسابداری باید خود، حسابداری بداند.
گروه دوم؛ مهارت‌های مشترک میان سرپرستان است که جنبه مدیریتی دارد. از جمله این مهارت‌ها عبارتند از:
- مدیریت مالی و بودجه بندی
- مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی
- مدیریت ایمنی و بهداشت کار
مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی
یکی از اصلی ترین منابع هر سازمان، دانش و اطلاعات موجود در سازمان است که تصمیم گیری‌ها در مورد برنامه‌ها و نحوه انجام اقدام‌ها، بر اساس همین دانش و اطلاعات صورت می‌گیرد.
تصمیم گیری یکی از حساس ترین وظیفه‌های مدیران و سرپرستان است. در واقع تصمیم گیری، حاصل بررسی و مقایسه روی اطلاعات موجود و به دست آمده در سازمان است.
اطلاعات، پشتیبان اصلی و مهم ترین ابزار تصمیم گیری در سازمان‌ها است.
سرپرستان باید با اصول مدیریت اطلاعات در سازمان آشنا باشند تا به وسیله مدیریت صحیح اطلاعات، زمینه ساز تصمیم گیری‌های صحیح و موثر در سازمان شوند.
اصول و روش‌های بایگانی اسناد و مدارک
یکی از اصلی ترین اقدام‌ها در زمینه مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها، بایگانی اسناد و مدارک است.
رعایت اصول صحیح بایگانی، می‌تواند منجر به نتیجه‌های ذیل شود :
- کاهش زمان‌های دوباره کاری
- افزایش سرعت در تهیه گزارش،
- استفاده مناسب از تجربیات سازمان
سرپرستان به عنوان مدیران واحدهای عملیاتی سازمان، همواره با حجم قابل توجهی از اطلاعات و اسناد، از جمله نامه‌ها، گزارش‌ها و … روبرو هستند که در صورت برخورداری از دانش بایگانی و رعایت اصول آن، می‌توانند در زمان‌های لازم به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
مدیریت گردش اسناد
یکی از اساسی ترین چالش‌های بایگانی در سازمان‌ها، حفظ اسناد در هنگام استفاده از آن‌ها در سازمان و جلوگیری از عدم بازگشت آن‌ها به بایگانی است.
با بالا رفتن میزان مراجعه به اسناد در بایگانی، مدیریت این مراجعه بسیار مشکل خواهد شد ؛ از اینرو در سیستم‌های بایگانی، ” طرح طبقه بندی اسناد” مورد توجه قرار گرفته است.
مدیریت ایمنی و بهداشت کار
کارکنان بدون احساس امنیت و آرامش، ن‌می‌توانند بهره وری مناسبی برای سازمان داشته باشند ؛ به همین علت حفظ سلامت و بهداشت جسم و روان کارکنان، یکی از وظایف اصلی هر سرپرست و مدیر است.
نظام نگهداری منابع انسانی به دو دسته اصلی تقسیم بندی می‌شوند:
- مواردی که تقویت کننده روحیه و حفظ شخصیت انسانی کارکنان می‌گردد که بیش تر جنبه روانی، معنوی، ارزشی و اعتقادی دارند.
- مواردی که بیش تر در رابطه با تندرستی و حفظ سلامت جس‌می‌کارکنان است ؛ از جمله اقدام‌های بهداشتی، ایمنی و حفاظتی، تربیت بدنی، خدمات درمانی و رفاهی و نظیر این‌ها.
موارد مرتبط با تندرستی کارکنان، به سه بخش تقسیم می‌شود :
- تندرستی کارکنان
- بیمه و بازنشستگی
- خدمات رفاهی
از این بین، تندرستی کارکنان به صورت مستقیم با مسوولیت‌ها و اختیار سرپرستان در ارتباط است ؛ به همین علت به تشریح این بخش می‌پردازیم.
تندرستی کارکنان
اقدام‌های مرتبط با تندرستی را در دو فصل عمده بدین شرح می‌توان تقسیم بندی نمود:
۱- اقدام‌های پیشگیرانه، که معمولا شامل تدابیری در زمینه اصول ایمنی، بهداشت و تربیت بدنی است.
۲- اقدام‌های درمانی که در صورت ناکافی بودن اقدام‌های پیشگیرانه، مورد نیاز خواهد بود.
ایمنی در محیط کار
سانحه همواره در راه است و در مواردی نیز غیر منتظره می‌باشد، اما در بیش تر مواقع امکان پیشگیری وجود دارد.
سانحه ناشی از کار، واقعه ای غیر منتظره است که جریان منظم کار را قطع می‌کند، و در سه دسته طبقه بندی شده است:
- سوانحی که باعث توقف طولانی کار می‌شوند.
- سوانحی که باعث غیبت روزانه می‌شوند.
- سوانحی که با درمان فوری همراه هستند.
علت‌های ایجاد سوانح
تحقیق‌ها نشان می‌دهد که ۹۸% حوادث ناشی از کار، به دلایل رفتاری و مکانیکی- فیزیکی است و ۲% باقی مانده، در اثر عوامل شخصیتی افراد بروز می‌کند.
علت‌های رفتاری
- نظارت ناقص
- نداشتن مهارت
- بی دقتی، بی نظ‌می‌و شلوغی محل کار
- روش کار خطرناک و نا ایمن
- ناسازگاری جس‌می‌و روانی با کار
علت‌های مکانیکی- فیزیکی
- کافی نبودن حفاظ مکانیکی در محیط کار
- معیوب و کهنه بودن ابزار و وسایل
- عدم کفایت ایمنی در طرح و مصالح ساختمان
- آلودگی هوا
- نبودن وسایل ایمنی
البته تما‌می‌این عامل‌ها با آموزش، نظارت کامل و هدایت افراد قابل پیشگیری می‌باشد.
روش‌های پیشگیری از بروز حوادث
برای جلوگیری از بروز حوادث و سوانح، راهکارهای متفاوتی در سازمان‌ها اتخاذ می‌شود، ولی گاهی نتیجه خوبی را به دنبال ندارد که می‌تواند دلایل گوناگونی داشته باشد.
اقدام‌های زیر در کاهش و جلوگیری از بروز سوانح، نقش بسزایی دارند:
۱- انتخاب صحیح کارکنان، سپردن کار به افراد مسلط و کمک گرفتن از روش‌های عل‌می‌مختلف از جمله تست‌های روانشناسی، مصاحبه و نظارت در انتخاب کارکنان
۲- تشخیص کارکنان مستعد ایجاد سانحه و عدم جذب آن‌ها در کارهای حساس و خطرناک
۳- آموزش و آشنا سازی کارکنان با جنبه‌های مختلف ایمنی از بدو ورود
۴- برقراری انضباط کاری، نظارت جدی در اجرای مقررات ایمنی و برخورد با افراد بی توجه به اصول ایمنی
۵- انتصاب مدیران و سرپرستان حساس به مسایل ایمنی در سازمان
