در هر هفته کاری، هزاران ساعت پر ارزش توسط غاصبان سنگدل زمان، از شرکت‌های کوچک و بزرگ به یغما برده می‌شود.
تعداد کمی‌‌از مدیران متوجه این غارت شده‌اند و تعداد کم تری، گام‌های مثبتی برای بیرون راندن این غاصبان از وقت خود برداشته‌اند:
- “نه” گفتن
- مراجعان اتفاقی
- مکالمه‌های تلفنی
- منتظر نگه داشتن شما
- جلسه‌های غاصب
- صرف وقت هنگام خواندن و نوشتن
یکی از غاصبان زمان، «نه نگفتن» است
پنج موقعیتی که باید «نه» بگویید
«نه» گفتن به درخواست‌های نامعقول
یک درخواست، زمانی نامعقول است که:
- خارج از قوانین استخدا‌می‌‌شما باشد.
- به حریم شخصی شما تجاوز کند.
- بدون اجازه، وقت آزاد شما را اشغال کند.
- برخلاف عالی‌ترین علاقه‌ها، معیارها یا اعتقادهای دینی شما، چیزی گفته شود یا عملی انجام گیرد، یا در نهایت چیزی باشد که شما نمی‌خواهید انجامش دهید.
نکته: راز «نه» گفتن، در ابراز قاطعانه آن است. مؤدب، قاطع و مصر باشید.
اگر دیگران با عصبانیت، ناراحتی، بد اخلاقی یا مخالفت واکنش نشان دادند، زیاد توجه نکنید. به انگیزه این واکنش‌ها نگاه کنید. آن‌ها حالت‌های مختلفی از حق سکوت عاطفی است که برای متقاعد کردن و تغییر نظر شما طراحی شده است.
«نه» گفتن، زمانی که کاری دارای اولویت کم تری است
می‌توان در این مواقع چیزی شبیه به این بگویید:
«در زمان حاضر من به این کاری که در دست اقدام دارم، اولویت بیش تری می‌دهم، به خاطر دلایل زیر (دو تا سه دلیل بیاورید). بعد از آن، قصد انجام این کار را دارم (دو کار دیگری را که اولویت بیش تری دارند، مطرح سازید)».
«خب شما مایلید کدام را کنار بگذارم، یا به عقب بیندازم تا تقاضای شما را اجرا کنم؟»
«نه» گفتن، زمانی که از دانش و تبحر لازم برخوردار نیستید.
بدترین خطا این است که خود را درگیر کاری کنید که در آن صلاحیت لازم را ندارید، فقط برای این که اشتیاق خود را نشان دهید. این گونه تقاضاها اغلب باید غیر منطقی تلقی شود.
«اگر از چیزی سر در نمی‌آوری، لطفاً دخالت نکن!»
«نه» گفتن، زمانی که خشمگین و ناراحت هستید.
به افراد بگویید که بسیار ناراحت هستید و فعلاً نمی‌توانید به طور واضح روی مساله تمرکز کنید ؛ یا فقط بگویید این مساله قبل از این که بخواهید آن را اجرا کنید، نیاز به تعمق بیش تر دارد. اگر در حال ناراحتی تصمیمی‌‌بگیرید یا به اقدا‌می‌‌دست بزنید، احتمال اشتباه بیش تر می‌شود.
«نه» گفتن، زمانی که کارها اصلاً نیاز به اقدام ندارند.
تمام کارها را قبل از آن که به آن‌ها مبادرت ورزید، در برابر خود قرار دهید و از خود بپرسید:
«آیا انجام این کار، مرا به هدفم نزدیک‌تر می‌سازد؟»
«در صورتی که جواب منفی است، چرا لازم است وقت خود را صرف آن کنم؟»
«اگر تصمیم بگیرم و آن را حذف کنم، احتمالاً چه نتایج منفی به بار خواهد آمد؟»
در هر برخوردی فقط سه راه پیش پای شما قرار دارد:
- برخورد سلطهجویانه: فرد مقابل (یا دیگران) را تحت سلطه خویش بگیرید.
- برخورد سلطه‌پذیرانه: خود را تحت سلطه او (یا دیگران) قرار دهید.
- برخورد مشارکتی: با او (یا دیگران) همکاری کنید.
برخورد سلطهجویانه:
برخورد سلطهجویانه را اغلب «بازی هیچ چیز ـ همه چیز» می‌نامند.
این اصطلاح از بازی‌هایی که برنده همه چیز را می‌برد گرفته شده است که در آن برد یک بازیکن به معنی باخت کامل بازیکن دیگر است.
مشخصه بازی‌های هیچ چیز ـ همه چیز، وجود یک بازنده و یک برنده است.
برخورد سلطه‌پذیرانه:
طی این قبیل ملاقات‌ها اگر طرف مقابل امتیازی کسب کند، به قیمت آن خواهد بود که شما ظاهراً چیزی را از دست داده‌اید. روی کلمه ظاهراً تأکید می‌شود زیرا تنها دلیل قانع کننده برای آنکه در یک برخورد تجاری به نفع کس دیگر کنار بروید، می‌تواند کسب منافع بیشتری در آینده باشد.
این استراتژی شبیه استراتژی بازیکن شطرنج است که اجازه می‌دهد رقیبش چند مهره ساده او را بخورد، در حالی که برای او دا‌می‌پهن کرده است و نتیجه آن کیش و مات حریف خواهد بود.
برخورد مشارکتی:
برخورد مشارکتی برخوردی است که تمام بازیکنانی که در بازی شرکت دارند از منافع بازی چیزی به دست می‌آورند و محل مذاکره را با احساس رضایت ترک می‌کنند.
نکته: حتی در یک برخورد مشارکتی هم بعضی اوقات لازم است شما بر روند بازی تسلط داشته باشید و در مواقع دیگر نقش تسلیم شونده را بازی کنید.
چگونه زمانی که در جلسات دیگران حاضر می‌شوید، در وقت صرفه‌جویی کنید؟
- سر موقع حاضر شوید.
- آماده باشید.
- فقط در صورتی که لازم بود، در جلسه شرکت کنید.
- در جلسات مشارکت کنید.
- با دقت توجه کنید.
- در رابطه با موضوع، صحبت کنید.
- خلاصه و موجز صحبت کنید.
- مؤدب باشید.
- حواس خود را به جای افراد، روی مسائل متمرکز کنید.
- عملگرا باشید – پیگیری کنید.
