مدیریت دانش: کلیات مدیریت دانش

تعریف مدیریت دانش

تحول در رشد دانش، باعث ایجاد نگرش جدیدی در مدیریت کسب‌وکار، با نام «مدیریت دانش» شده است.

مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی (Knowledge Management)، به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی‌است ؛ به گونه‌ای که به هنگام نیاز، در اختیار افراد قرار گیرد تا آن ها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیش تر و موثرتر انجام دهند.

مدیریت دانش، شامل یکسری استراتژی و راهکار برای شناسایی، ایجاد، نمایندگی، پخش و تطبیق بینش‌ها و تجارب در سازمان است.

به عبارت دیگر، مدیریت دانش، فرآیند سیستماتیک و نظام‌مند کشف، انتخاب، سازماندهی، تلخیص و ارایه اطلاعات است.

اصول کلی مدیریت دانش

اطلاعات

دومین سطح مدیریت دانش را اطلاعات تشکیل می‌دهد. این سطح، داده های کمی‌خلاصه شده را در بر می‌گیرد که گروه بندی ، ذخیره، پالایش و سازماندهی شده اند تا بتوانند معنی دار شوند.

دانش  

دانش مخلوطی از تجربیات، ارزش ها، اطلاعات موجود و نگرش های کارشناسی نظام یافته است که چارچوبی برای ارزشیابی و بهره گیری از تجربیات و اطلاعات جدید، به دست می‌دهد.

شاخه های دانش

دانش به دو شاخه کلی تقسیم می‌شود:   دانش صریح و دانش ضمنی 

دانش صریح 

دانشی است عینی، آشکار، رسمی‌و سازمانی که مدوّن و مکتوب شده است و به شکل قوانین، رویه ها، برنامه های روزمره و… در سازمان وجود دارد.

این دانش، می‌تواند به‌صورت رسمی‌و زبانی بیان شده و شامل جمله های دستوری، فرمول‌های ریاضی، شرح جزییات و غیره بوده و در میان افراد، به‌صورت رسمی‌و آسان قابل انتقال است.

دانش ضمنی 

دانشی است ذهنی، پنهان، غیر رسمی، شخصی که به آسانی قابل انتقال، اشتراک و کدگذاری نیست که این مزیت ناملموس، می‌تواند ارزش افزوده فراوانی در سازمان ایجاد کند. این دانش در تجربه افراد نهفته است و شامل عوامل ناملموس و نامحسوسی از قبیل مهارت، تجربه، نظام ارزشی و غیره می‌باشد که غالباً به وسیله مداومت و تمرین حاصل می‌شود.  

طبق تحقیق ها، ۲۰% دانش سازمان ها، دانش صریح و ۸۰% ، دانش ضمنی است.

مزایای مدیریت دانش

چگونگی تبدیل دانش

تبدیل دانش از حالتی به حالتی دیگر، به شیوه های ذیل امکان پذیر است:

• اجتماعی‌سازی از نهفته به نهفته
• برونی‌سازی از نهفته به آشکار
• تلفیق از آشکار به آشکار
• درونی‌سازی از آشکار به نهفته

اجتماعی‌سازی از نهفته به نهفته:

 افراد می‌توانند از طریق کنش‌های اجتماعی، در اشتراک گذاری دانش‌هایی که جنبه‌ شخصی دارند، سهیم شوند.

مثال:

به ‌اشتراک ‌گذاشتن تجربیات جنگی فرماندهان از طریق بازگویی خاطرات جنگی.

تبدیل دانش نهفته به نهفته، از راه های زیر امکان پذیر است:

• مشارکت در تجربه‌ها
• تقلید ، تمرین و یادگیری از طریق آموزش استاد- شاگردی
• شرکت در همایش ها و سمینارها

برونی‌سازی از نهفته به آشکار:

عبارتست از تبدیل دانش شخصی و نهفته افراد، به دانش آشکار و در دسترس که به سادگی به افراد یا گروه‌های دیگر انتقال یابد.

این امر از طریق بیان و اظهار دانش شخصی افراد و ثبت آن تحقق می‌یابد، مثل یک گزارش یا مستندسازی.  

تلفیق از آشکار به آشکار:

دانش آشکار می‌تواند از طریق فرایندهای گوناگون مستندسازی، به شکل‌های گوناگون ارایه شود. این تبدیل با هدف این که مخاطبان بیش‌تری به آن دانش دسترسی داشته باشند، صورت می‌گیرد.

به‌عنوان مثال، دانش صریح ریاضی یا فیزیک را که در قالب فرمول‌ها و نظریه‌ها شکل می‌گیرد، می‌توان طوری نوشت که برای گروه‌های سنی مختلف قابل استفاده باشد.

برخی از سامانه های به کار رفته در این بخش عبارتند از:

• سامانه های اتوماسیون اداری
• سامانه های آرشیو مدارک الکترونیکی
• کتابخانه‌های مجازی
• درگاه های مدیریت دانش
• و…..

درونی‌سازی از آشکار به نهفته:

 تبدیل دانش آشکار به دانش نهفته می‌تواند دانش تازه‌ای در درون فرد ایجاد می‌کند.

درونی سازی، این امکان را به کارکنان می‌دهد تا دانش را در پاسخ و رفتار خود، به گونه‌ای ادغام کنند که در هنگام رویارویی با موقعیت یا مشکلی که کاربرد دانش لازم است، بتوانند دانش آشکار را به کار گیرند.

مثال:

یک سازمان حفاظت اطلاعات، بنا به نیاز، مجموعه‌ای از اصول و موازین مشخص را تدوین نموده، و رعایت آن‌ها را از تمامی‌کارکنان سازمان انتظار دارد. اما این اصول و موازین نمی‌توانند آن‌قدر گسترده و فراگیر باشند که افراد بتوانند در هر شرایطی به فرمانده بگویند که فرمول حفاظت موقعیت چیست، و او چگونه باید تصمیم بگیرد.

آن‌چه در عمل رخ می‌دهد این است که فرماندهان و زیردستان، اصول آغازین و بنیادین حفاظتی را که به شکل دانش آشکار ارایه می‌شوند، درونی کنند، و به مرور زمان یاد می‌گیرند که چگونه در هر موقعیتی، واکنش حفاظتی درست را نشان دهند.

ابزارهای مورد استفاده در این قسمت عبارتند از:

• ابزارهای پشتیبان نوآوری
• نرم‌افزار یادگیری سازمانی