کار تیمی مفهومی است که از کودکی با آن آشنا می‌شویم. از انواع بازی‌ها تا انجام پروژه‌های مدرسه همه با مفهوم کار تیمی آمیخته‌اند. در این مقاله از آرنگنامه میخواهیم با تفاوت تیم و گروه و همچنین انواع تیم‌ها در کسب و کار آشنا شویم.
گروه چیست؟
گروه عبارت است از دو یا چند نفر که رابطه متقابل با یگدیگر دارند و گرد هم می‌آیند تا به هدف خاصی دست یابند.
گروه را می‌توان به دو بخش تقسیم کرد:
۱- گروه رسمی: همان ساختار سازمانی است که در آن، گروه‌های کاری و فعالیتی که باید انجام گیرد، مشخص شده است.
۲- گروه غیر رسمی: مجموعه ای بدون ساختار و سازماندهی نشده که در محیط کاری تشکیل می‌شود ؛
گروه غیر رسمی، واکنش در برابر نیازهایی است که در سایه تماس‌های اجتماعی اعضا بوجود آمده تا آن نیازها را رفع کند.
مفاهیم اساسی در گروه
مفاهیم اساسی که در گروه مطرح هستند، هبارتند از :
نقش
عبارتست از الگوهای رفتاری مشخص در رابطه با پست یا شغل.
افراد با توجه به عوامل محیطی( دوست، کتاب، فیلم و…) نقش‌های متفاوتی را می‌آموزند و هرکس می‌تواند در رویارویی با شرایط یا تقاضای خاصی، به سرعت تغییر موضع دهد و نقش جدیدیا متناقضی را بر عهده گیرد.
آگاهی از نقش، برای مدیر این فایده را دارد که وی می‌تواند تشخیص دهد در هر زمان، در چه گروهی قرار می‌گیرد و از وی انتظار چه نوع رفتاری است و نیز می‌تواند بطور دقیق تری رفتار کارکنان را پیش بینی کند و در رابطه با شیوه رفتار با آنان در شرایط مختلف، تصمیم‌های لازم را بگیرد.
هنجارها
استانداردهای رفتاری قابل قبول در هر گروه که افراد در آن سهیم هستند و آن را رعایت می‌کنند.
انسجام
میزانی که اعضای گروه به یکدیگر جذب شده و تحریک می‌شوند تا درگروه بمانند.
اهمیت انسجام در این است که با میزان تولید گروه رابطه مستقیم دارد.
عملکرد نیز با هنجارهای گروه ارتباط مستقیم دارد.
اگر انسجام گروه زیاد باشد، اعضا بیش تر درصدد تامین هدف‌های گروه بر می‌آیند و اگر رابطه بین عملکرد و هنجارهای گروه بسیار شدید باشد، و انسجام گروه نیز بالا باشد، تولید بیش تر خواهد شد.
اندازه یا بزرگی گروه
هر قدر گروه کوچک تر باشد، کارها سریع تر انجام می‌شود. همچنین اگر موجودیت گروه برای حقیقت یابی باشد، گروه بزرگ تر اثربخش تر خواهد بود.
ترکیب گروه
فعالیت‌های گروه، مستلزم داشتن مهارت و دانش‌های مختلفی است. گروه‌های نامتجانس که در آنها، گروه از افراد مختلفی تشکیل شده است، بیش از گروه‌های متجانس بازدهی دارد؛ چون اعضای گروه نامتجانس، دارای توانایی‌ها و اطلاعات مختلفی هستند.
مقام فردی
برای درک رفتار فرد، مقام فرد به عنوان یک عامل مهم به شمار می‌آید، زیرا به عنوان یک عامل انگیزشی مهم عمل می‌کند و بر نتایج رفتاری اثرهای شدید می‌گذارد. مقام فردی را می‌توان این طور تعریف کرد: ” درجه و رتبه ای که به فرد در گروه بصورت رسمی و غیر رسمی داده می‌شود”.
تیم چیست؟
برای تیم، عبارت‌ها و اصطلاح‌های بسیاری مطرح شده‌اند، از جمله، تیم عبارتست از:
گروه‌هایی از افراد که در سازمان‌ها کار می‌کنند، و روش‌های آنها در کار، خودگردان، خود فرمان، خود تنظیم، شبه خود مختار، خویش‌فرما یا دارای قدرت است.
در مجموع می‌توان گفت که «تیم مجموعه ای از افراد هماهنگ با تخصص‌های متفاوت و مکمل است که برای رسیدن به هدف یا هدف‌های مشترک، متعهد و پاسخگو می‌باشند.»
تیم‌های کاری
«تیم‌های کاری، گروه‌هایی از افراد هستند که درون سازمان‌ها جای دارند و کارهایی را انجام می‌دهند که در رسیدن به هدف‌های سازمانی نقش دارد. آنها تما‌می‌هدف‌ها را به مشارکت می‌گذارند و دارای اختیار لازم، استقلال داخلی و منابع ضروری برای رسیدن به این هدف‌ها هستند.»
برخی از محققان، کار تیمی را مجموعه ای از فعالیت‌های مرتبط به هم که شامل نظارت بر عملکرد، دریافت و دادن بازخورد، ارتباط دو طرفه، تطبیق پذیری، انعطاف پذیری و هماهنگی فعالیت است، تعریف کرده اند.
کار آنان به طرز قابل توجهی روی دیگر افراد در داخل یا خارج سازمان تاثیر می‌گذارد. اعضای یک تیم برای انجام کارهایشان تا حد قابل توجهی به یکدیگر وابسته هستند و باید به دقت و به گونه‌ای کار کنند که وابسته به هم و پشتیبان هم باشند.
یک تیم احتمالاً کوچک‌تر از ۱۵ نفر و بزرگ‌تر از ۲ نفر است. یک تیم ایده‌آل باید بین ۶ تا ۸ نفر داشته باشد.
تفاوت گروه و تیم
گروه عبارت است از اجتماع دو یا چند نفر که برای دستیابی به یک یا چند هدف مشترک فعالیت می‌کنند.
اما تیم، گروه کوچکی از افراد است که برای رسیدن به هدف مشترک تلاش می‌کنند و در قبال آن، مسوولیت مشترک دارند.
جنبه‌های مهم کار تیمی
عملکرد افراد در مجموع به صورت کار گروه درمی‌آید و هریک از افراد در این کار، نقش و سهم مشخصی می‌یابند.
کار تیمی دو جنبه عمده دارد: عملکرد ابزاری و عملکرد ابرازی.
عملکرد ابزاری یعنی جنبه انجام کار و دستیابی به هدف با مشارکت اعضای تیم.
عملکرد ابرازی یعنی تجارب شخصی افراد در فرآیند کار تیمی.
جنبه ابزاری یعنی تقسیم کار، هماهنگی، تجارب، دانش و مهارت‌های افراد در برنامه‌ریزی، ارزیابی و تصمیم‌گیری‌ها.
جنبه ابرازی یعنی میزان حمایت معنوی بین اعضای تیم، داد و ستد عاطفی برای کاهش استرس، دریافت بازخورد، و انگیزه دادن به یکدیگر.
انواع تیم‌ها
در سازمان‌ها، انواع مختلفی از تیم‌ها هستند:
تیم‌ها عبارتند از:
تیم حل کنندۀ مسأله، تیم خودگردان، تیم متخصص.
تیم حل کننده مسأله (Problem- Solving Team)
هر دایره از سازمان، هفته ای چند ساعت گرد هم می‌آیند و درباره مسایلی چون بهبود کیفیت، کارایی و محیط کار صحبت می‌کنند. ما این تیم‌ها را ” تیم‌های حل کننده مسأله ” می‌نامیم.
اعضای تیمی که برای حل مسأله تشکیل می‌شوند، تبادل نظر می‌کنند؛ درباره فرآیند کار، ابراز نظر و پیشنهاد می‌نمایند و باعث می‌گردند که روش انجام امور بهبود یابد. ولی به ندرت، به این تیم‌ها اختیارهای زیادی داده می‌شود و آنها نمی‌توانند به نظرهای خود، جامه عمل بپوشانند.
یکی از بیش ترین کاربردهای تیم‌های حل کننده مسایل، “دوایر کیفیت” است. این تیم‌ها از ۸ تا ۱۰ نفر کارگر، کارمند و سرپرست تشکیل می‌شوند و دارای مسوولیت‌های مشترک می‌باشند. آنان برای بهبود کیفیت، راه حل ارایه می‌کنند و در پی علت بروز مسایل بر می‌آیند.
تیم‌های خود گردان(Self – Managed Work Teams)
تیم‌های مستقل که نه تنها مسایل را حل می‌کنند، بلکه جنبه اجرایی را نیز به عهده می‌گیرند و مسوولیت کامل نتیجه کار را عهده دار می‌گردند .
معمولاً تیم‌های خودگردان از ۱۰ تا ۱۵ نفر تشکیل می‌گردند و مسوولیت‌های سرپرستان پیشین را بر عهده می‌گیرند.
اصولاً این مسوولیت‌ها عبارتند از: نظارت بر سرعت کار، تعیین وظیفه، نظارت و کنترل بر شیوه عملیات، و … .
تیم‌های متخصص(تیم‌های چند وظیفه‌ای Cross – Functional Teams )
افراد این تیم متعلق به یک سطح (در سلسله مراتب اختیارهای سازمانی) هستند که دارای تخصص‌های گوناگون می‌باشند و برای انجام یک کار تخصصی گرد هم می‌آیند .
در واقع تیم‌های متخصص، همان گروه‌های ضربت هستند.
به طور خلاصه، تیم تخصصی ابزار یا وسیله ای موثر است که افراد متخصص سازمان را گرد هم می‌آورد تا اطلاعات رد و بدل نمایند، نظرهای جدید ارایه کنند، مسایل را حل نمایند و کارهای طرح‌ها یا پروژه‌های پیچیده را هماهنگ نمایند. بدیهی است تیم‌های متخصص، تهدیدی برای مدیریت به حساب نمی‌آیند . آغاز کار این تیم‌ها بسیار وقت گیر است؛ چون اعضا باید همدیگر را بشناسند و از تخصص و شیوه اندیشه یکدیگر آگاه گردند.
موانع کار تیمی اثر بخش
موانع بسیاری در برابر اثر بخشی کار تیمی وجود دارد که اعضای تیم، بایستی در جهت کسب موفقیت، روش‌های غلبه بر این موانع یا اجتناب از آنها را بیاموزند.
برخی از این موانع عبارتند از:
- کاهش کار و تلاش
- ضعف در حل مشکل‌ها و تصمیم‌گیری
- خلاقیت پایین
کاهش کار و تلاش:
- گاهی اوقات، افراد زمانی که کارها و کوشش‌هایشان وابسته و در ارتباط با دیگران است، کمتر از زمانی که به صورت انفرادی فعال هستند، تلاش می‌کنند. این از پدیده ای که روانشناسان آن را « وقت گذرانی اجتماعی» می‌نامند، ناشی می‌شود.
- اشخاصی که ارزیابی و شناسایی میزان کار آنها به دلیل نقش خاصی که دارند مشکل است، معمولاً کار و کوشش کمتری نشان می‌دهند.
- برخی ممکن است فکر کنند که افراد ساده‌لوحی هستند که از آنها بهره‌کشی می‌شود و به این ترتیب از میزان تلاششان می‌کاهند.
- رعایت مساوات در تقسیم کار در تیم‌ها، بر میزان تلاشی که اعضا در برابر تیم از خود نشان می‌دهند، تاثیر می‌گذارد.
ضعف در حل مشکل‌ها و تصمیم‌گیری:
- تصمیم‌گیری گروهی، گاهی به شکل غیر قابل توجیهی، ناقص و بد است و تصمیم‌های درستی اتخاذ نمی‌شود.
- برخی گروه‌ها به‌شدت تحت تاثیر ملاحظه‌های سلسله‌مراتبی هستند و حل مشکل بخاطر امر پذیری از مافوق، بخوبی میسر نیست.
- به دلیل موقعیت برتر، رهبران تیم‌ها تمایل دارند نفوذ بیشتری بر تصمیم‌گیری‌ها داشته باشند. این امر می‌تواند تصمیم گیری را منحصر بفرد نماید و میزان مشارکت در تصمیم‌ها و حل اثر بخش مشکل را کاهش دهد..
- شخصیت‌های نفوذگذار هم تاثیرهای نامتناسبی بر بازدهی گروه دارند و می‌توانند میزان اثربخشی تصمیم‌های درون گروهی را کاهش دهند.
خلاقیت پایین:
افرادی که به شکل انفرادی و مجزا از هم کار می‌کنند، وقتی کنار هم قرار بگیرند، نسبت به گروه‌هایی که دایم با هم کار می‌کنند، ایده‌های بیشتری تولید می‌کنند.
وقتی اشخاص تیم کار می‌کنند، سایر افراد قادر به صحبت نیستند و در نتیجه، ایده‌های کم تری ارایه می‌دهند. همچنین آنها مشغول نگهداری ایده‌هایشان در حافظه خویش هستند و این مساله، مانع توانایی آنها در ایجاد ایده‌های دیگر است.
