در گذشته راجع به ضرورت تشکیل جلسات و نحوه برنامه ریزی برای تشکیل جلسه مانند انتخاب اعضا و تعیین محل جلسات و نیز نحوه‌ی اداره کردن یک جلسه و اهمیت رییس آن صحبت کردیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم راجع به راهکار‌های بهبود کیفیت جلسه صحبت کنیم.
مهمترین عنصری که باید در بهبود کیفیت جلسات منظور شود، ایجاد انگیزه برای بهبود است.اولین قدم آن است که عناصری را که لازم است، تغییر دهید.در این مرحله است که جمع‌آوری اطلاعات در مورد وضعیت جلسات ضرورت اساسی دارد.
وقتی که اقدامات جدید را تعیین نمودید، آزمودن آنها حائز اهمیت است بعد از هر آزمایشی جلسه را ارزیابی نمایید تا تأثیر تغییر مشخص گردد.اگر تغییر تأثیر داشته باشد به مورد دیگری که نیازمند بهبود است، بپردازید.در غیر اینصورت، سایر اقدامات را بیازمایید تا اینکه مسأله را حل کنید.
ارزیابی جلسات
جلسات اثربخش در صورتی بوجود می‌آیند که رؤسا و اعضاء برای کشف راه بهتر به منظور انجام وظیفه با یکدیگر همکاری نمایند.اعضای جلسه با ایده‌‌ها، مهارت‌‌ها، دانش و تجربه در جلسات حاضر می‌شوند.
وظیفه رئیس جلسه آن است که محیطی بوجود آورد که در آن، ارزیابی جزئی از جریان کار تلقی گردد.
منابع ارزیابی
۳ منبع برای ارزیابی جلسات وجود دارد:
- خودارزیابی توسط رییس جلسه
- ارزیابی توسط ناظر آموزش دیده
- ارزیابی بوسیله اعضای جلسه
خود ارزیابی توسط رییس جلسه
این حداقل ارزیابی است که باید منظور شود.بعد از اختتام جلسه رئیس جلسه باید از خودش بپرسد که چگونه کار را انجام دادم؟ دفعه بعد کجای کار باید تفاوت داشته باشد؟ صرف چند لحظه وقت برای اندیشیدن به این تجربه‌‌ها، می‌تواند مفید باشد.
ارزیابی توسط ناظر آموزش دیده
یک ناظر آموزش دیده باید با اجزا و عناصر یک جلسه اثربخش آشنا باشد، در ارزیابی عینی مهارت داشته باشد و بتواند بازخورد لازم را تأمین نماید.ناظر جلسه معمولا در عقب اتاق می‌نشیند و روی فرم ارزیابی یادداشت بر‌می‌دارد.
یادداشت‌‌هایی که با قید زمان تنظیم می‌شوند، بیشترین فایده را دارند.یک ناظر آموزش دیده می‌تواند برای بهبود اثربخشی جلسات اشتراک مساعی نماید.
ارزیابی بوسیله اعضای جلسه
اعضای جلسه منبع عالی برای ارزیابی هستند.آنها در مورد جلسات، رویدادها و سبک اداره جلسات، احساسات و عکس‌العمل‌‌هایی دارند که ممکن است دیگران آنها را اظهار ننمایند.
یک بحث آزاد معمولاً بهترین طریق دریافت بازخورد از اعضای جلسه است.
زمان ارزیابی
ارزیابی را در ۳ موقع می‌توان انجام داد:
- در طول جلسه
- پایان جلسه
- بعد از اختتام جلسه
در طول جلسه
در طول هر جلسه رئیس باید گوش به زنگ علائ‌‌می‌باشد که نشان می‌دهد چیزی باید بهبود یابد.این نشانه‌‌ها ممکن است کلا‌‌‌می‌یا غیرکلامی، تلویحی یا آشکار باشد.ساده‌ترین و موثرترین روش این است که بحث را فوراً متوقف کنید و به رفع مشکلات بپردازید یا از اعضای جلسه بخواهیم بعد از تنفس اظهار نظر نمایند که:
- پیشرفت جلسه تا کنون چگونه بوده است؟
- برای اینکه جلسه، اثربخشی بیشتری داشته باشد، چه کار باید بکنیم؟
در پایان جلسه
از فرم‌‌های ارزیابی می‌توان برای تشویق افراد در بررسی جلسه شان استفاده کرد.آنچه حائز اهمیت است در واقع دادن فرصت برای اظهارنظر درباره نحوه انجام کار است، هدف این است، مواردی که می‌تواند جلسات آینده را بهبود بخشد مورد توجه واقع شود.در ارزیابی پایان جلسه باید احتیاط لازم رعایت شود.اعضای جلسه اغلب عجله دارند و برای ارزیابی کیفی وقت کافی صرف نمی‌کنند.
نکته:
مطمئن شوید که هر فردی برای ارزیابی فرصت کافی دارد و در غیر این صورت آن را به بعد موکول کنید.
بعد از اختتام جلسه
اگر در پایان جلسه وقت نداشته باشید، از فنون ارزیابی ذیل می‌توانید استفاده کنید:
- فرم‌‌های ارزیابی را بین اعضای جلسه توزیع و از آنان بخواهید که بعداً تکمیل و به شما پس بدهند.
- به عده‌ای از اعضای جلسه تلفن کنید و بخواهید که بطور شفاهی جلسه را ارزیابی کنند.
- اعضای جلسه را ملاقات کنید و بخواهید که در یک بحث حضوری جلسه را ارزیابی نمایند.
توصیه‌هایی برای اثربخشی جلسات
جلسات بی‌حاصل، احتمالاً بزرگترین عامل اتلاف وقت در سازمان‌‌ها و مؤسسات است.جلسات بخش ناگزیری از محیط‌های کاری مدرن است ولی برگزاری آنها باید ضروری تشخیص داده شود و مفید باشد، در غیر این صورت به هیچ‌وجه نباید جلسه تشکیل شود.
از ۹ توصیه ذیل برای اثربخشی جلسات استفاده کنید:
- هدف جلسه را روشن کنید.
- برای محل جلسه اتاق و تزئینات مناسبی انتخاب کنید.
- سبک رهبری مناسبی بکار برید.
- توافق گروه را در مورد انتظاراتی که از دستور کار، زمان، هدف، مقررات و ضوابط جلسه می‌رود، حفظ کنید.
- نگذارید که گروه فوراً به نتیجه برسد.قضاوت را معوق بگذارید و راه حل‌‌های را کشف کنید.
- از تعارض استفاده کنید تا ایده‌‌ها و عقاید را قبل از تلاش برای ادغام آنها از هم تفکیک کنید.
- وقتی که اطلاعات پراکنده‌ای وجود دارد، تصمیم‌گیری باید از حمایت همه برخوردار شود.برای ایجاد اتفاق نظر بکوشید.
- هر وقت احساسات و رفتار با هم تطبیق ن‌می‌کند، عقاید به سهولت ابراز ن‌‌می‌شود یا جلسه غیر اثربخش به نظر می‌رسد، تعامل را بررسی کنید.
- به صراحت بر نحوه پیگیری اقدامات و مسئولیت‌‌ها تأکید نمایید.
علل کاهش اثربخشی جلسات
- جلسات غیر ضروری (دلیل موجهی برای تشکیل آنها وجود ندارد)
- شرکت کنندگان نامناسب (عدم دقت در انتخاب صحیح اعضاء)
- عدم آمادگی افراد (به دلیل عدم اطلاع قبلی)
- عدم آگاهی رئیس و اعضاء جلسه از شیوه صحیح برگزاری جلسات
نبایدها و عوامل بازدارنده جلسات
- در پی تسلط بر مذاکرات نباشید.
- شرکت‌کنندگان را کلافه نکنید.
- صحبت دیگران را قطع نکنید.
- از برخوردهای شخصی بپرهیزید.
- تنها برای اینکه نظری ارائه شود، اصراری بر مشارکت شرکت‌کنندگان نداشته باشید.
- خود را گرفتار شوخی بی‌جا نسازید.
- از طرح مسائل کشمکش‌دار خودداری کنید.
- از پذیرایی مفصل در جلسات اجتناب نمایید.
