همه ما حداقل یک بار آرزو کرده‌ایم که کاش یک روز ۲۸ ساعت بود یا یک هفته روز‌های بیشتری داشت، تا بتوانیم به کارهایمان برسیم: کتاب نیمه کارهای را تمام کنیم، پروژه‌های ناقص را تکمیل کنیم، فیلم جدیدی ببینیم، گزارش‌های سازمانی را سر و سامان دهیم و…
مشکل اصلی آنجاست که ما بلد نیستیم زمان خود را مدیریت کنیم. با این روند حتی اگر یک روز ۳۰ ساعت هم باشد باز هم به کارهای خود نخواهیم رسید. در این مقاله از آرنگنامه نکات طلایی برای مدیریت زمان را می‌آموزیم تا زمان کمتری تلف کنیم و کارهای بیشتری را با موفقیت به پایان برسانیم.
تعریف مدیریت زمان
در طول تاریخ، تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد. عبارت‌هایی مانند وقت طلاست، گویای این توجه است.
مدیریت زمان ، به عنوان سیستمی کارا و مؤثر برای کنترل و استفاده از زمان تعریف می‌شود. در واقع، اگر بدانیم برای انجام فعالیت‌های رسمی و غیر رسمی، اداری و غیر اداری، زمان محدودی در اختیار ما قرار می‌گیرد و یا خود آن را تعیین می‌کنیم، بیش ترین تمرکز خود را بر چگونگی استفاده بهینه از زمان صرف خواهیم نمود تا هم زمان مورد نظر، هدر نرفته و هم بتوان برای نیل به هدف ها، از آن بهره مند شد.
مدیریت زمان به مدیران امکان می‌دهد تا از زمان، بهتر استفاده کنند و از اتلاف انرژی در سازمان جلوگیری به عمل آورند.
چهار اصل مدیریت زمان
هرگاه با کاری روبرو شدید که انجام دادن آن مدت زمان مشخصی طول می‌کشد، قبل از این که اقدامی کنید ۴ سؤال از خود بپرسید؟
آیا لازم است این کار حتماً انجام شود؟
بعد از پاسخگویی به این سؤال‌ها ممکن است دریابید که انجام دادن این کار، فقط شما را «گرفتار» خواهد کرد. بدین ترتیب بدون نگرانی، می‌توانید آن را حذف کنید.
آیا من ملزم به انجام دادن آن هستم؟
ممکن است نتیجه گرفته باشید که می‌توان این کار را بدون نگرانی به دیگری تفویض کرد.
نکته: ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیار، بزرگ ترین عامل شکست بسیاری از مدیران و کارکنان حرفه‌ای در مدیریت زمان است.
در بیش تر مواقع، ۹۷% وقت مدیران در روز صرف اجرای کارها می‌شود تا اداره امور. در نتیجه فقط ۳ درصد از فعالیت‌های مدیر ارزش آن را دارد که توسط خود او انجام شود.
با تفویض اختیار می‌توانید وقت خود را صرف کارهای مفیدتری کنید.تفویض اختیار صحیح و کارآمد، برای مدیریت مؤثر زمان، امری بسیار ضروری است.
آیا می‌توانیم این کار را به تعویق بیندازیم؟
مواردی پیش می‌آید که به تعویق انداختن کارها، نه تنها وقت تلف کردن نیست، بلکه در حقیقت، موجب صرفه‌جویی در وقت نیز می‌شود. البته باید بین تأخیر مثبت و تأخیر منفی که به «امروز و فردا کردن» معروف است، تفاوت قایل شویم.
آیا من باید بطور مستقیم این کار را انجام دهم؟
اگر جواب به طور قطع «بلی» است، چاره دیگری نیست. باید کمر خود را محکم ببندید و آستین‌ها را بالا بزنید.
چهار پرسشی که در سطرهای قبلی مطرح شد، فقط نیاز به چند دقیقه تأمل دارد. در صورتی که این تأمل‌ها صورت گیرد، در طول یک سال مقدار زیادی در وقت صرفه‌جویی خواهد شد.
در هر هفته کاری، هزاران ساعت پر ارزش توسط غاصبان سنگدل زمان، از شرکت‌های کوچک و بزرگ به یغما برده می‌شود.
تعداد کمی از مدیران متوجه این غارت شده‌اند و تعداد کم تری، گام‌های مثبتی برای بیرون راندن این غاصبان از وقت خود برداشته‌اند:
- “نه” گفتن
- مراجعان اتفاقی
- مکالمه های تلفنی
- منتظر نگه داشتن شما
- جلسه های غاصب
- صرف وقت هنگام خواندن و نوشتن
یکی از غاصبان زمان، «نه نگفتن» است
پنج موقعیتی که باید «نه» بگویید:
«نه» گفتن به درخواست‌های نامعقول
یک درخواست، زمانی نامعقول است که:
- خارج از قوانین استخدا‌می شما باشد.
- به حریم شخصی شما تجاوز کند.
- بدون اجازه، وقت آزاد شما را اشغال کند.
- برخلاف عالی‌ترین علاقه‌ها، معیارها یا اعتقادهای دینی شما، چیزی گفته شود یا عملی انجام گیرد، یا در نهایت چیزی باشد که شما نمی‌خواهید انجامش دهید.
نکته: راز «نه» گفتن، در ابراز قاطعانه آن است. مؤدب، قاطع و مصر باشید.
اگر دیگران با عصبانیت، ناراحتی، بد اخلاقی یا مخالفت واکنش نشان دادند، زیاد توجه نکنید. به انگیزه این واکنش‌ها نگاه کنید. آن ها حالت های مختلفی از حق سکوت عاطفی است که برای متقاعد کردن و تغییر نظر شما طراحی شده است.
«نه» گفتن ، زمانی که کاری دارای اولویت کمتری است
می‌توان در این مواقع چیزی شبیه به این بگویید:
«در زمان حاضر من به این کاری که در دست اقدام دارم، اولویت بیش تری می‌دهم، به خاطر دلایل زیر (دو تا سه دلیل بیاورید). بعد از آن، قصد انجام این کار را دارم (دو کار دیگری را که اولویت بیش تری دارند، مطرح سازید)».
«خب شما مایلید کدام را کنار بگذارم، یا به عقب بیندازم تا تقاضای شما را اجرا کنم؟»
«نه» گفتن ، زمانی که از دانش و تبحر لازم برخوردار نیستید.
بدترین خطا این است که خود را درگیر کاری کنید که در آن صلاحیت لازم را ندارید، فقط برای این که اشتیاق خود را نشان دهید. این گونه تقاضاها اغلب باید غیر منطقی تلقی شود.
«اگر از چیزی سر در نمی‌آوری، لطفاً دخالت نکن!»
«نه» گفتن، زمانی که خشمگین و ناراحت هستید.
به افراد بگویید که بسیار ناراحت هستید و فعلاً نمی‌توانید به طور واضح روی مساله تمرکز کنید؛ یا فقط بگویید این مساله قبل از این که بخواهید آن را اجرا کنید، نیاز به تعمق بیشتر دارد. اگر در حال ناراحتی تصمیمی بگیرید یا به اقدامی دست بزنید، احتمال اشتباه بیشتر می‌شود.
«نه» گفتن ، زمانی که کارها اصلاً نیاز به اقدام ندارند.
تمام کارها را قبل از آن که به آن ها مبادرت ورزید، در برابر خود قرار دهید و از خود بپرسید:
«آیا انجام این کار، مرا به هدفم نزدیک‌تر می‌سازد؟»
«در صورتی که جواب منفی است، چرا لازم است وقت خود را صرف آن کنم؟»
«اگر تصمیم بگیرم و آن را حذف کنم، احتمالاً چه نتایج منفی به بار خواهد آمد؟»
در هر برخوردی فقط سه راه پیش پای شما قرار دارد:
- برخورد سلطهجویانه: فرد مقابل (یا دیگران) را تحت سلطه خویش بگیرید.
- برخورد سلطه‌پذیرانه: خود را تحت سلطه او (یا دیگران) قرار دهید.
- برخورد مشارکتی: با او (یا دیگران) همکاری کنید.
برخورد سلطهجویانه:
برخورد سلطهجویانه را اغلب «بازی هیچ چیز ـ همه چیز» می‌نامند.
این اصطلاح از بازی‌هایی که برنده همه چیز را می‌برد گرفته شده است که در آن برد یک بازیکن به معنی باخت کامل بازیکن دیگر است.
مشخصه بازی‌های هیچ چیز ـ همه چیز، وجود یک بازنده و یک برنده است.
برخورد سلطه‌پذیرانه:
طی این قبیل ملاقات‌ها اگر طرف مقابل امتیازی کسب کند، به قیمت آن خواهد بود که شما ظاهراً چیزی را از دست داده‌اید. روی کلمه ظاهراً تأکید می‌شود زیرا تنها دلیل قانع کننده برای آنکه در یک برخورد تجاری به نفع کس دیگر کنار بروید، می‌تواند کسب منافع بیشتری در آینده باشد.
این استراتژی شبیه استراتژی بازیکن شطرنج است که اجازه می‌دهد رقیبش چند مهره ساده او را بخورد، در حالی که برای او دا‌می پهن کرده است و نتیجه آن کیش و مات حریف خواهد بود.
برخورد مشارکتی:
برخورد مشارکتی برخوردی است که تمام بازیکنانی که در بازی شرکت دارند از منافع بازی چیزی به دست می‌آورند و محل مذاکره را با احساس رضایت ترک می‌کنند.
حتی در یک برخورد مشارکتی هم بعضی اوقات لازم است شما بر روند بازی تسلط داشته باشید و در مواقع دیگر نقش تسلیم شونده را بازی کنید.
چگونه زمانی که در جلسات دیگران حاضر می‌شوید، در وقت صرفه‌جویی کنید؟
- سر موقع حاضر شوید.
- آماده باشید.
- فقط در صورتی که لازم بود، در جلسه شرکت کنید.
- در جلسات مشارکت کنید.
- با دقت توجه کنید.
- در رابطه با موضوع، صحبت کنید.
- خلاصه و موجز صحبت کنید.
- مؤدب باشید.
- حواس خود را به جای افراد، روی مسائل متمرکز کنید.
- عملگرا باشید – پیگیری کنید.
