در مقاله‌های قبل با اصول مذاکره و مذاکره‌های رقابتی آشنا شدیم. در این مقاله می‌خواهیم در باره آدابی که باید در طی یک مذاکره رعایت شود صحبت کنیم.
آداب، مجموعه‌ای از ضوابط رفتاری است که در یک جامعه، طبقه و یا گروه، انتظار انجام آن‌ها می‌رود.
آداب مذاکره به عنوان ضوابط رفتاری بین افراد مذاکره کننده، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و همچنین رعایت کردن این ضوابط برای انجام یک مذاکره موفق، لازم و ضروری به نظر می‌رسد.
آداب مذاکره، شامل دقت در موارد ذیل است:
- تعیین وقت مذاکره
- تعیین افراد مذاکره‌کننده
- تاییدیه زمان ملاقات
- زمان حضور در قرار ملاقات
- رعایت تناسب در پوشش
- همراه داشتن برخی لوازم ضروری
- نحوه ورود به اتاق
- مکان نشستن در اتاق
- قوانین استفاده از تلفن همراه
- دادن کارت ویزیت
- نصب ساعت
- ضبط مذاکره
- امکان استفاده از تسهیلات ارتباطی در محل مذاکره
تعیین وقت مذاکره:
هرگز بدون اطلاع و آمادگی قبلی، با کسی مذاکره نکنید و هیچ کس را نیز در چنین موقعیتی قرار ندهید.
تعیین افراد مذاکره‌کننده:
قبل از مذاکره، بدانید که با چه کسانی و با چه سمت‌هایی مذاکره دارید تا شما نیز بتوانید پیش‌بینی‌های لازم، برای همراهی همکاران لازم برای مذاکره را داشته باشید.
تاییدیه زمان ملاقات:
حداقل ۲۴ ساعت قبل از شروع مذاکره، دوباره برای برگزاری مذاکره، تاییدیه بگیرید.
زمان حضور در قرار ملاقات:
بهتر آن است که حدود ۱۰ دقیقه قبل از شروع مذاکره، در محل مذاکره حضور پیدا کرد.
رعایت تناسب در پوشش:
نوع پوشش با توجه به نوع مخاطب تعیین می‌شود، البته کلیاتی به شرح ذیل وجود دارد که در مورد همه محیط‌ها صادق است:
- نوع پوشش، باید رسمی‌باشد.
- در مذاکره‌های مختلف از رنگ‌های گوناگون استفاده کنید. هیچ‌وقت چند جلسه مذاکره را با یک رنگ ثابت برگزار نکنید.
- در ملاقات با شرکت‌های دولتی، مراقب استفاده از پوشش‌های مخصوص کشورهای خارجی همانند کراوات یا پیراهن آستین‌کوتاه باشید، این مطلب را به یاد داشته باشید که همیشه فرهنگ و عرف، مقدم بر استاندارد است.
- هنگا‌می‌که مثلا وظیفه فروش به یک قشر آسیب‌پذیر جامعه را بر عهده دارید، از پوشیدن لباس‌های گرا‌ن‌قیمت که شبیه فخرفروشی باشد، خودداری کنید.
- در هر نوع مذاکره ای، استفاده از لباس‌های اسپرت نظیر شلوار لی، تی‌شرت، کفش‌های ورزشی و … فاجعه است!
همراه داشتن برخی لوازم ضروری:
یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای، برخی لوازم ضروری را همیشه همراه خود دارد تا در صورت وقوع اتفاق‌های پیش‌بینی نشده، بتواند با آن مقابله کند.
نحوه ورود به اتاق:
اگر با کسی از قبل قرار ملاقات دارید و نوبت داخل شدن شما فرا رسیده است، با ضربه زدن به در، وارد اتاق شوید و به باز و بسته بودن در، دقت نکنید.
مکان نشستن در اتاق:
محل نشستن در اتاق باید رو به روی طرف مقابل، با رعایت فاصله می‌باشد. یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای، نه بالاتر قرار می‌گیرد نه پایین‌تر، و از نشستن در جایی که موقعیت وی را پایین می‌آورد، خودداری می‌کند.
قوانین استفاده از تلفن همراه:
- در هنگام حضور در جلسه رسمی یا تجاری، تلفن همراه خود را حتما خاموش کنید.
- از دریافت، خواندن و توجه کردن به پیام‌های کوتاه در حین مذاکره، خودداری کنید.
- زمان مناسبی را برای زنگ زدن انتخاب کنید. مثلا از زمان تنفس استفاده کنید.
- مکان خصوصی یا خلوت را برای صحبت کردن انتخاب کنید.
- با تُن صدای متعادل حرف بزنید و از حرف زدن با صدای بلند به شدت خودداری کنید.
دادن کارت ویزیت:
از جمله آداب مذاکره که قبل از مذاکره باید به آن توجه شود، داشتن کارت ویزیت است. امروزه طفره رفتن از ارایه کارت ویزیت، به دلایلی همچون آماده نبودن کارت، تمام شدن کارت، فراموشی و غیره، از دلایل سوخته به شمار می‌آید و شایسته نیست فرد مذاکره‌کننده، کارت ویزیت نداشته باشد.
نصب ساعت:
از جمله آداب مذاکره این است که در سالن مذاکره حتما باید ساعت وجود داشته باشد تا بتوان گذران وقت را کنترل کرد.
ضبط مذاکره:
ضبط مذاکره اصلا معمول نیست، بنابراین از گذاشتن ابزارهایی که شبهه ضبط کردن سخنان را دارند، شامل موبایل، کیف و غیره روی میز خودداری کنید.
امکان استفاده از تسهیلات ارتباطی در محل مذاکره:
در هنگا‌می که مذاکره در محل شما انجام می‌شود، باید امکان برقراری ارتباط میهمانان با شرکت خودشان، از جمله استفاده از تلفن، فکس، پست الکترونیکی و غیره وجود داشته باشد.
