اگر شما مدیر یک بنگاه تجاری هستید و به این موضوع اذعان دارید که آینده تجاری سازمان شما در گرو رضایت ذینفعان، از کیفیت خدمات و تولیدات شماست، پس باید بدانید دستیابی به این مهم تنها از درون قابلیت‌های یک سرمایه انسانی توانمند می‌جوشد و می‌تواند منشا دگرگونی‌های بزرگ در سازمان باشد. و این ممکن نمی‌شود، مگر به پشتوانه‌ی کارکنان زبده و آموزش دیده.
اما مسئله مهم‌تر این است که هیچ برنامه آموزشی نمی‌تواند بدون انجام تحلیل‌های لازم و نیازسنجی‌های اولیه، با خواسته‌ها و اهداف سازمان همسو بوده و منشاء اثر باشد. هدف این مقاله آشنا کردن شما با فرآیند نیازسنجی آموزشی است.
تعریف نیازسنجی آموزشی
فرایند شناسایی “شکاف یا فاصله” بین عملکرد مطلوب (Desirable) و عملکرد موجود (Available) را نیازسنجی می‌گویند.
برای تعیین این فاصله یا شکاف باید ابتدا برای هر شغل در سازمان، یک استاندارد شغلی وجود داشته باشد، تا از مقایسه استاندارد هر شغل، با افراد شاغل در آن، فاصله‌ها را شناسایی، و با ترتیب دادن آموزش‌های لازم پل ارتباطی بین آن‌ها ایجاد نمود.
نیازسنجی آموزشی فرآیندی است که در آن اطلاعات مورد نیاز، جمع آوری شده و مورد تحلیل قرار میگیرد. تا نتایج آن منجر به شناسایی واقعی نیاز‌ها و زمینه ساز برنامه‌ریزی آموزشی شود. در نهایت مشخص گردد چه کسی، چه چیزی و چگونه باید آموزش ببیند.
اهداف نیازسنجی آموزشی
هدف از ارزیابی نیازهای آموزشی، شناسایی نیازهای عملکردی کارکنان و دانش، مهارت‌ها و توانایی مورد نیاز برای دستیابی به الزامات شغلی آن‌هاست.
یک ارزیابی مؤثر در تعیین نیازهای آموزشی، موجب هدایت صحیح منابع به بخش‌ها و واحدهایی می‌شود که بیشترین نیاز آموزشی در آن‌ها احساس می‌شود. و به این ترتیب از هرز رفت منابع جلوگیری می‌گردد.
نتاج یک نیازسنجی درست می تواند موتور محرک در تامین منابع مورد نیاز برای تحقق مأموریت‌های سازمان، بهبود بهره‌وری، ارائه محصولات و خدمات با کیفیت‌تر و در نهایت رضایت مشتری باشد.
دلایل نیازسنجی آموزشی
- سازماندهی مجدد فرآیندها
- مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار سازمان
- توسعه و بهبود فرآیندها
- تعدیل و کاهش نیرو
- جابه‌جایی‌های شغلی
- استخدام‌های جدید
- تهیه تجهیزات جدید و تغییرات فناوری
- مشکلات مربوط به تولید و بهره وری
- تغییر در سیستم‌ها و رویه‌ها
- تغییر در قوانین و مقررات
- برنامه‌ریزی جانشین پروری
- برنامه‌ریزی رشد شغلی (کارراهه شغلی)
سطوح نیازسنجی آموزشی
۱ – تجزیه و تحلیل سازمان
در این سطح میزان فعالیت‌ها و عملکردهای سازمانی مورد ارزیابی قرار میگیرد. این نوع ارزیابی مشخص می‌کند که سازمان‌ها به چه سطحی از مهارت، دانش و توانایی نیاز دارند. و این تعیین سطح به رفع مشکلات و ضعف‌ها و تقویت نقاط قوت و شایستگی‌های یک مجموعه کمک موثری خواهد کرد.
در این سطح به عنوان یک ورودی، استراتژی‌ها، اهداف سازمانی و خط مشی سازمان مورد تحلیل و بررسی قرار میگیرد.
یکی دیگر از الزاماتی که در ارزیابی سازمان بسیار مورد توجه است، تحلیل نمودار سازمانی و بررسی جایگاه هر یک از مشاغل در سازمان می باشد. تا مشخص شود هر یک از مشاغل در کدام یک از سطوح، ۱- اجرایی یا ۲- مدیریتی قرار دارند.
۲ – تجزیه و تحلیل شغل
در این مرحله، شایستگی‌های (الزامی و ایده آل) مورد انتظار برای انجام هر یک از وظایف شغلی، و سپس سطح شایستگی (دانش، مهارت و نگرش) در هر شغل مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرد.
برای انجام این ارزیابی، کلیه‌ی الزامات شغلی (عمومی-فنی)، و شرح وظایف شغل، مورد مطالعه و بررسی جامع قرار میگیرد (تحلیل وظیفه) تا به این شیوه بتوان به شایستگی‌های شغلی مورد قبول، دست یافت.
۳ – ارزیابی فردی
در این ارزیابی، ظرفیت ها و قابلیت‌های افراد از جهت جسمی، روحی-روانی و فنی برای انجام شغل، مورد ارزیابی قرار میگیرد.
روش‌های جمع‌آوری اطلاعات، مزایا و معایب هر یک
الف – جمع آوری پرسشنامه
این پرسشنامه‌ها می‌تواند به صورت چاپی و یا به شکل آنلاین برای پاسخگویی در اختیار کارکنان قرار بگیرد. چارچوب اصلی سوالات این پرسشنامه‌ها در قالب چند بخش مجزا مشتمل بر سوالات فرآیندی، مستندات و مدارک مرتبط با شغل، و ابزارها و تکنولوژی‌های مربوط به آن طراحی شده است.
مزایا
- می تواند تعداد زیادی از کارکنان را بصورت همزمان مورد هدف قرار دهد.
- به زمان زیادی نیاز ندارد.
- دست کارکنان را برای پاسخگویی باز می‌گذارد.
- داده‌های کمی و کیفی را به راحتی جمع آوری می‌کند.
معایب
- امکان پیگیری و اطمینان از صحت و دقت در پاسخ‌ها دشوار است.
- اطمینان از فهم درست کارکنان از سوالات مطرح شده ممکن نیست.
ب – مصاحبه‌های شخصی
بخش‌های مختلف پرسشنامه، توسط یک مصاحبه‌گر، مورد سوال قرار میگیرد. این سوالات در دو سطح مورد پرسش قرار می‌گیرند، سطح اول توسط خبرگان شغلی و سطح دوم توسط مدیران بالاتر.
مزایا
- انعطاف پذیرتر در نحوه طرح پرسش ها
- فوریت در پیگیری دریافت پاسخ ها در زمان مصاحبه
- محدود به پرسش نامه نبوده و قابل بحث و تبادل نظر است
معایب
- زمان بر است. (مخصوصا اگر مصاحبه ها بصورت فردی انجام شود)
- مصاحبه کننده مجبور به ثبت تمام جزئیات در زمان مصاحبه می‌باشد.
ج – مشاهدات مستقیم
مشاهده مستقیم شاغل، در زمان انجام امور شغلی و بدون ورود و دخالت بر روند اجرای فرآیند و ثبت و مستندسازی مشاهدات که توسط یک ناظر آگاه انجام میگیرد.
مزایا
- در کار کارکنان و زمان انجام وظایف آن ها خللی وارد نمی‌کند.
- به جهت مشاهده مستقیم فرآیند نتایج واقعی و قابل لمس هستند.
معایب
- نیاز به ناظر خبره و آموزش دیده می‌باشد.
- ناظر ملزم به مستند سازی مشاهدات خود با تمام جزئیات می‌باشد.
- در صورت ثبت نشدن جزئیات مجبور به تکرار مشاهدات خواهد بود.
سخن پایانی
شناسایی نیازهای واقعی آموزش، ماحصل اجرای یک نیازسنجی آموزشی کامل و همه جانبه است. این شیوه نیازسنجی می‌تواند الهام بخش رسیدن به یک سازمان بالنده با مدیران و کارکنانی آموزش دیده و مجرب باشد.
