در این مقاله از آرنگنامه به معرفی اصول مذاکره و دلایل نیاز به یادگیری آنها برای مدیران ارشد و مدیران فروش می‌پردازیم.
مذاکره چیست؟
چرا باید اصول و فنون مذاکره را بیاموزیم؟
می دانیم که مذاکره مهم ترین و رایج ترین وسیله برقراری ارتباط بین انسان‌ها است.
انسان‌ها با هم مذاکره می‌کنند تا با دیگران برای رسیدن به نیازها یا منافع مشروع خود، به توافق برسند.
تسلط به فنون مذاکره، انسان‌ها را به این توانایی مجهز می‌کند که در جریان ارتباط با دیگران به توافقی معقول دست یابند.
چرا از اصول و فنون مذاکره استفاده می‌کنیم؟
تقریبا هر نوع رابطه متقابل میان انسان‌ها و یا سازمان‌ها، نیازمند ساختاری برای رسیدن به توافق است.
برخی از مهمترین دلایل انجام مذاکره به شرح زیر است:
بسیاری از کسانی که وارد مذاکره می شوند، صرفاً به دلیل اینکه با فرآیند، ابزارها و تکنیک های مذاکره آشنا نیستند، به خواسته‌های خود دست نمی یابند.
ویژگی های مشترک مذاکره‌ها
مذاکره‌ها با وجود تفاوت های ظاهری زیاد، در موارد زیر ویژگی‌های مشابه و مشترک دارند :
- هر مذاکره حداقل دو طرف درگیر دارد:
در هر مذاکره حداقل دو فرد، دو گروه یا دو سازمان با هم درگیر هستند. - در هر مذاکره، تضادی بین خواسته‌ها و تمایل های طرفین وجود دارد:
طرفین برای برطرف کردن تضاد و تعارض، از طریق مذاکره عمل می نمایند. - طرفین، مذاکره را به عنوان یک راه حل انتخاب کرده‌اند:
هر دو طرف پذیرفته‌اند که برای دستیابی به نتیجه ای بهتر، مناسب است که وارد فرآیند مذاکره شوند.
آیا مذاکره همیشه یک راه حل مناسب است ؟
برخلاف آن چه به نظر می رسد، مذاکره همیشه بهترین راه حل نیست.
- اگر این خطر وجود دارد که همه چیز را از دست بدهید، مذاکره نکنید.
- اگر طرف مقابل خواسته‌های غیر اخلاقی دارد، مذاکره نکنید.
شخصیت و حسن شهرت سرمایه‌های گرانی هستند که برای معامله بر روی هیچ میز مذاکره‌ای نگذارید. - وقتی نتیجه برایتان مهم نیست، مذاکره نکنید.
در این حالت چیزی بدست نخواهید آورد و مذاکره فقط ممکن است چیزهایی از شما بگیرد. - زمانی که وقت ندارید، مذاکره نکنید. فرصت، مهمترین سرمایه شما در مذاکره است.
برای مذاکره باید برنامه ریزی کرد!
برنامه ریزی برای مذاکره ، از جمله مراحل مهمی است که متاسفانه اکثر مذاکره کنندگان به دلیل تنش های زیادی که بر مذاکره حاکم است ، آن را فراموش می‌کنند. آنها مستقیماً و بدون آمادگی قبلی، وارد فرآیند مذاکره می شوند. کسی که برای مذاکره، برنامه ریزی نکرده یا برنامه ریزی ضعیفی انجام داده است، در طول مذاکره با مشکل های متعددی مواجه می شود.
معایب عدم برنامه‌ریزی
- زمانی که طرف مقابل پیشنهادهایی را روی میز می گذارد، نمی تواند به سرعت در مورد ارزش این پیشنهادها قضاوت کند.
- مذاکره کننده ای که برای مذاکره برنامه ریزی کافی نکند، نمی تواند نقاط قوت و ضعف خود و طرف مقابل را به خوبی تحلیل کند.
- فرایند تبادل امتیاز در مذاکره، فرایند مهمی است که معمولاً در مدت زمان کوتاه اتفاق می افتد. مذاکره کننده ای که از قبل آمادگی این شرایط را ندارد، دچار اشتباه می شود و نمی تواند تبادل امتیاز را انجام دهد.
- زمان قابل توجهی از مذاکره به تحلیل مواضع و پیشنهادهای مطرح شده اختصاص می‌یابد. به همین دلیل کمتر می توان انتظار داشت که همزمان ترفندها و توصیه‌های ذکر شده در خصوص مذاکره، به درستی به کار گرفته‌شود.
- شنیدن حرف‌های جدید که قبلاً احتمال مطرح شدن آن را نداده‌اید، باعث از دست دادن اعتماد به نفس و شکست مذاکره می‌شود.
فرآیند برنامه‌ریزی در مذاکره
اجزای اصلی فرآیند برنامه‌ریزی، به حوزه های زیر تقسیم می گردند:
- تعریف موضوع های اصلی مورد بحث در مذاکره
- ترکیب این موضوع‌ها و دسته بندی آنها
- تعریف منافع
- تعیین حد و مرزهای موجود در مورد هر یک از موضوع‌ها
- تعریف هدف‌ها و نقطه شروع مذاکره
- ارزیابی شرایط محیطی
- تحلیل و ارزیابی وضعیت طرف مقابل
- تعیین چارچوب های کلی توافق
