در مقاله قبل راجع به تعریف جلسه، ضرورت تشکیل آن، هزینه‌ها و اهداف تشکیل جلسات و نیز مشکلاتی که ممکن است در حین برگزاری یک جلسه پیش بیاید صحبت کردیم. در این مقاله از آرنگنامه قصد داریم نحوه برنامه‌ریزی برای برگزاری یک جلسه و همچنین ارکان و اعضای جلسه و وظایف هر یک را بیان کنیم.
برنامه ریزی جلسات
افزایش تمایلات با برنامه ریزی دقیق قبل از جلسه
اولین گام در برنامه ریزی یک جلسه این است که آیا تشکیل آن ضروری است یا خیر.
تشکیل جلسه را در غالب موارد موضوعی معلوم و مسلم تلقی می‌کنند، در حالی که این موضوع (تشکیل جلسه) را بایستی دقیقاً سنجید و سپس درباره‌اش تصمیم گرفت.
سوالاتی درباره لزوم تشکیل جلسه:
- آیا لازم است که همه افراد اطلاعات مورد بحث را درک کنند؟
- آیا اطلاعاتی که در جلسه ارائه می‌شود برای مراجعات بعدی ضروری است؟
- آیا تعهد چند نفر برای به کار بردن موفقیت‌آمیز نتایج ضروری است؟
نکته:
بررسی هدف‌‌ها ضرورت تشکیل جلسه را معلوم میکند.
اهداف جلسه
جلسه با بیان هدف‌‌ها شروع شود و پس از بیان دقیق هدف‌‌ها می‌توان در مورد بهترین طریق وصول به آنها تصمیم‌گیری کرد.
نمونه‌‌هایی از اهداف یک جلسه
- به منظور مطلع نمودن سازمان از تغییرات خط مشی‌‌ها راجع به پرداخت حقوق مربوط به تعطیلات
- تصمیم‌گیری در مورد بهترین روش حل مشکلات کسر بودجه اتاق بازرگانی
- تصمیم‌گیری به منظور تعیین دورههای آموزشی برای افزایش عملکرد پرسنل فروش
ارکان جلسه
ارکان یک جلسه شامل موارد زیر است:
- مجری
- دبیر
- رئیس
- اعضای جلسه
مجری جلسه
مجری عضوی است بی‌طرف که در نظریات جلسه مشارکت نکرده و در ارزیابی
آنها نقش ندارد، بلکه نقش او فقط کمک به گروه در متمرکز ساختن انرژی‌‌ها
در زمینه وظایف، جلوگیری از برخورد شخصی در گروه و ایجاد فرصت مشارکت برای کلیه
افراد است.
دبیر جلسه
دبیر فردی بی‌طرف و غیرارزیابی‌کننده است. وظیفه وی نوشتن نقطه نظرات اساسی افراد در خلال جلسه است. دبیر عین جملات افراد را یادداشت میکند. البته هدف این نیست که همه مطالب کلمه به کلمه گزارش شود. فعالیت دبیر نباید موجب کندی سرعت جلسه شود. گزارش نوشته شده توسط دبیر جلسه را “حافظه گروهی” می‌گوییم و به عنوان گزارش مورد قبولی از آنچه واقعاً اتفاق افتاده تلقی می‌شود.
نقش دبیر جلسه
- تهیه دعوتنامه و ارسال آن برای اعضاء و همچنین اطمینان از دریافت توسط اعضاء
- نظارت برآماده بودن محل جلسه و همچنین اطمینان از وسایل مورد نیاز در جلسه
- تنظیم صورتجلسه و به امضاء رساندن آن
- ارسال نسخه‌ای از صورتجلسه برای اعضاء
- بایگانی سوابق جلسه در دبیرخانه
رئیس جلسه
در روش سنتی، رئیس جلسه همزمان اداره‌کننده جلسه نیز محسوب می‌شود. ولی در روش تعاملی، رئیس، جلسه را اداره نمی‌کند بلکه عضو فعال آن است. رئیس تمام تصمیمات نهایی را می‌گیرد.
درصورتی که پیشرفت جلسه رضایت بخش نباشد، می‌تواند محدودیتهایی وضع کند و در مورد نقطه نظرات خود به طور فعال بحث کند. رئیس می‌تواند اعضای گروه را به قبول وظایف ترغیب سازد و یا ترتیب جلسه دیگر و با گروه دیگر را بدهد و یا با رسانه‌ها در تماس باشد.
اعضای جلسه
اعضای جلسه مشارکت کننده فعال در جلسه هستند. مسئولیت اعضای جلسه این است که بگذارند دبیر و مجری نقش بی‌طرف خود را ایفا کنند و اعضای جلسه باید مراقب باشند که نظرات افراد به طور صحیح گزارش شود. اعضای گروه علاوه بر اینکه انرژی خود را صرف وظیفه خود می‌کنند، مراقب هستند که مجری، امکان مشارکت همه را در بحث فراهم کند.
انتخاب شرکت‌کنندگان
باید کسانی را در نشست‌‌ها دعوت کرد که مهارت آنها در برقراری ارتباط باعث بهره‌وری بیشتر کار گروهی شود و دستیابی به اهداف تعیین شده را تسریع کند. برای انتخاب شرکت‌کنندگان باید نوع جلسه‌ای را که برنامه‌ریزی کرده‌اید، در نظر بگیرید.
گاهی اوقات هنگام تصمیم‌گیری در مورد شرکت‌کنندگان، ضرورت حضور برخی از آنها کاملاً روشن است.
اگر آن جلسه اطلاعاتی است، شرکت‌کنندگانی می‌خواهید که نیاز به اطلاعاتی دارند که در آن جلسه ارائه می‌شود.
اگر آن جلسه مشکل گشایی است، به شرکت‌کنندگانی نیاز دارید که دانش لازم برای اشتراک مساعی را دارند.
اگر جلسه تصمیم‌گیری است، افراد دارای اختیارات باشند و در اعمال تصمیمی که اتخاذ می‌شود، مسئولیت بپذیرند.
تعیین تعداد شرکت‌کنندگان
اگر تعداد شرکت‌کنندگان زیاد باشد، امکان بهره برداری بیشتر از نظرات و پیشنهادات مختلف فراهم می‌شود، اما احتمال بروز تفرقه و تشتت آرا نیز افزایش می‌یابد.
از سوی دیگر، کم بودن تعداد افراد باعث همکاری بهتر آنها با یکدیگر می‌شود، اما به همان نسبت طیف نظرات و دیدگاه‌‌های مختلف نیز محدودتر خواهد شد.
نکته:
معمولاً تشکیل جلسات شش تا نه نفره با کارایی بیشتری همراه است.
انواع چیدمان اتاق جلسات
چیدمان اتاق جلسا عموما به دو شکل است:
اتاق مثلثی و اتاق U
اتاق مثلثی:
اتاقی که به شکل مثلثی یا V شکل در نظر گرفته می‌شود، بیشتر ممکن است با هدف مشورتی باشد. این اتاق بصورت توجیهی یا کارگاهی هم می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد تا اعضای جلسه رو به روی هم مانند جلسات مربع یا مستطیل چهره به چهره در برخورد افکار و اندیشه نقش داشته باشند و فرآیند کار را مورد توجه قرار دهند.
اتاق U شکل یا نعل اسبی:
اتاقی که به شکل U یا نعل اسب در نظر گرفته می‌شود، بیشتر با هدف تجزیه و تحلیل مسائل، ایجاد خلاقیت با استفاده از روش‌‌های مورد پژوهش، هم‌اندیشی و ایفای نقش به صورت گروهی است که دستاورد آن پرورش ذهن، ایجاد مهارت، آماده کردن مدیران برای حل مسائل و مشکلات سازمانی و افزایش قدرت تجزیه و تحلیل مسائل است.
تعیین محل جلسه
در انتخاب محل جلسه تنها مسئله راحتی مطرح نیست، مکان باید از نظر شرکت‌کنندگان نیز مناسب باشد.
بایستی از قبل هزینه سفر شرکت‌کنندگان که قرار است از راه‌‌های دور در جلسه شرکت کنند را در نظر بگیریم.
باید محل برگزاری جلسات با اهداف آن سازگاری داشته باشد. به عنوان مثال، تشکیل یک جلسه رسمی در فضای باز و آشفته اداری مناسب نیست.
آماده کردن محل جلسه
محل جلسه بر روی چگونگی کارکرد جلسه تاثیر دارد. محل مناسب جلسه، خوب بودن جلسه را تضمین نمی‌کند، اما اتاق جلسه نامناسب به بد شدن جلسه کمک میکند. مناسب و مرتب بودن محل برگزاری می‌تواند نقش مهمی‌در خوب برگزار شدن آنها داشته باشد.
نکته:
جلسات را در فضایی خارج از دفتر کار خود برگزار کنید تا در صورت تمایل بتوانید به راحتی جلسه را ترک کنید.
درک نقش رییس جلسه
رئیس جلسه همزمان اداره کننده جلسه و عضو فعال آن نیز محسوب می‌شود. در صورتی که پیشرفت جلسه رضایت‌بخش نباشد، می‌تواند محدودیتهایی وضع کند و در مورد نقطه نظرات خود به طور فعال بحث کند. این فرد اختیار تعیین مقررات برگزاری جلسه را دارد و مسئول به اجرا در آوردن قوانین حاکم بر جریان مذاکرات، حفظ نظم و برگزاری موفقیت آمیز جلسه است.
مهارتهای رئیس جلسه:
- قاطعیت در استفاده از زمان جلسه و حل و فصل مشکلات
- توانایی خلاصه کردن مذاکرات به شکلی مفید و قابل فهم
- انعطاف پذیری به هنگام برخورد با سبک و لحن متفاوت افراد
- پذیرایی نظرات افراد بودن و گوش دادن به صحبت آنها
- رعایت عدالت در دادن فرصت اظهار نظر به همه شرکت‌کنندگان و توجه یکسان به آنها
نکته:
رئیس جلسه باید قبل از شروع جلسه بسته به هدفی که یک جلسه دنبال میکند شیوه مدیریت آن را ترسیم کند و فی‌البداهه به سراغ هدایت جلسه نرود.
وظایف رییس جلسه
شناسایی شرکت‌کنندگان
از قبل در مورد کلیه افرادی که قرار است در جلسه حضور یابند کسب اطلاع کنید و با آنها آشنا شوید.
رعایت عدالت
جانب عدالت را رعایت کنید تا کلیه گروه‌‌های ذینفع فرصت بیان نقطه نظرات خود را داشته باشند و از به بن‌بست رسیدن جلسه جلوگیری شود.
شناسایی تیپ‌‌های شخصیتی
باید از مهارتهای فردی خود در زمینه شناخت تیپ‌‌های مختلف شخصیتی و سازگار شدن با آنها استفاده کنید.
فراهم آوری تسهیلات لازم
قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحریر، کاغذ یادداشت و… مربوط به جلسه، قبل از ورود شرکت‌کنندگان بر روی میز محل استقرار آنان، نشانه نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسیله برگزارکنندگان جلسه را برای شرکت‌کنندگان تسهیل می‌نماید.
تأکید بر اهداف
اگر ریاست جلسه‌ای را بر عهده دارید، کار را با خلاصه کردن اهداف کلی و جزئی آغاز کنید تا کلیه شرکت‌کنندگان در طول نشست آنها را به خاطر داشته باشند.
کاربرد آیین نامه‌‌های قانونی
با کمک آیین‌نامه‌‌های قانونی می‌توان جلسه را کنترل کرد و در عین حال به موضوع بحث جهت داد. این آیین‌نامه‌‌ها نشان دهنده آن دسته از اختیارات قانونی هستند که به واسطه قوانین و مقررات حاکم بر نحوه تشکیل جلسات در اختیار رییس جلسه قرار دارند.
تشخیص مخالفت‌‌ها
اگر فکر می‌کنید نقطه نظراتتان با مخالفت شدید افراد مواجه خواهد شد، بایستی مخالفان خود را شناسایی و قبل از تشخیص جلسه به نحوی با آنها گفتگو کنید.
وضعیت ظاهر و شیوه سخن گفتن
وضعیت ظاهر و طرز صحبت کردن ما ضامن انتقال صحیح پیام به دیگران است. باید با اعتماد به نفس کامل و واضح صحبت کنید. داشتن ظاهری «حرفه‌ای» موجب می‌شود که مخاطبان هنگام شنیدن صحبت‌‌هایمان احترام بیشتری برای ما قائل شوند.
گوش دادن به صحبت دیگران
درست گوش کردن در نشست‌‌ها به اندازه درست صحبت کردن (و گاه بیش از آن) اهمیت دارد. باید معانی مستتر در پس کلمات و عبارات را دریابید.
نکته:
با اشتیاق به سخنان حاضرین در جلسه گوش دهید.
وقتی یکی از شرکت‌کنندگان مشغول مطرح کردن نظراتش است، حرف وی را قطع نکنید و بگذارید با خیالی آسوده و بدون استرس به صحبت خود ادامه دهد.
نکته:
از تحمیل عقیده خود اجتناب کنید.
اجزای جلسات
اجزای عمده جلسات عبارتند از:
- محتوا
- تعامل
- ساختار
محتوا
عبارتست از اطلاعات، دانش، تجربه، عقاید، ایده‌‌ها، اسطوره‌‌ها، طرز تلقی‌‌ها و توقعاتی که شرکت‌کنندگان همراه خود به جلسه می‌آورند.
رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:
- مباحث را خلاصه کند.
- از موضوع خارج نشود.
- ابتکار عمل داشته باشد.
- قدرت تصمیم‌گیری جلسه را بیازماید.
تعامل
عبارتست از نحوه همکاری شرکت‌کنندگان در پروراندن محتوای جلسه و شامل احساسات، طرز تلقی‌‌ها و توقعاتی می‌شود که در همکاری، گوش فرا دادن، اشتراک مساعی، اعتماد و صراحت شرکت‌کنندگان تأثیر می‌گذارد.
رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:
- عکس العمل‌‌ها و احساسات را بررسی کند.
- اختلاف نظر و تقابل‌‌ها را مورد تشویق قرار دهد.
- اشتراک مساعی را تقویت کند.
- حل و فصل تضادها را تسهیل کند.
ساختار
عبارتست از نحوه سازماندهی اطلاعات و شرکت‌کنندگان به منظور وصول به هدف جلسه.
رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:
- ضوابط و مقررات برای جلسه وضع کند.
- نقش‌‌ها را مشخص کند.
- هدف‌‌ها را بیان کند.
- وقت را کنترل کند.
- دستور کار تهیه کند.
