در مقالات قبل در مورد ارکان گزارش انواع روش‌های نوشتن آن، برنامه‌ریزی در نوشتن گزارش و ساختار نوشته در گزارش نوشتیم. پیشنهاد می‌کنم اگر این مقالات را نخوانده‌اید پیش از مطالعه این مقاله آن‌ها را بخوانید. در مقاله پایانی از سری مقالات “گزارشت را قورت بده!” آرنگنامه میخواهیم درمورد نحوه تجدید نظر در گزارش نوشته شده، آراستن آن و نحوه خلاصه سازی آن صحبت کنیم.
فرآیند اجمالی مرحله تجدید نظر
مدت زمانی که صرف بررسی، انتقاد و تجدید نظر می‌شود، مرحله چهارم گزارش نویسی را شامل می‌گردد.
بعد از آن که کار نگارش به پایان رسید و تما‌می‌جریان‌های فکری مربوطه بر اساس اطلاعات جمع آوری شده، بر روی کاغذ آمد، نوبت به این می‌رسد که مروری دوباره بر آن داشته باشیم و ببینیم که:
آیا به املاء صحیح کلمه‌ها توجه شده است؟
آیا احتیاج هست که جای بندها را عوض کنیم؟
آیا مطالب، به دنبال هم و مرتبط با هم نوشته شده‌اند؟
آیا از علامت گذاری، به درستی و به جا استفاده شده است؟
آیا مطالب نوشته شده، صریح، ساده، کوتاه و درست می‌باشند؟
و چنان چه نقص یا نقایصی در کار بود، به اصلاح آن‌ها می‌پردازیم تا گزارش ما خالی از ایراد باشد و مشکلی ایجاد نشود.
در حقیقت بدون ارزیابی و تجدید نظر آن چه به نگارش در آمده، ممکن است زحمت‌های نویسنده گزارش به هدر رود و نتیجه مطلوب عاید نگردد.
تنظیم پرسشنامه برای مرور و تجدید نظر در نوشته
باید جهت ارزیابی کلی و دقیق بر گزارش تنظیم شده، چندین بار تجدید نظر صورت گیرد و پرسش‌های ذیل بررسی شود:
تجدید نظر اول:
گزارش را از نظر مطالب و مواد مندرج، بررسی کنید:
- آیا حاوی اطلاعات کافی است؟
- آیا مثال‌های بیش تر لازم دارد؟
- آیا حقایق، نیاز به شرح بیش تری دارد؟
- آیا منابع اطلاعاتی، بهترین منابع قابل دسترس است؟
- آیا بیش تر از اندازه مطلب، گنجانیده شده است؟
- آیا نوشته، منطقی است؟
تجدید نظر دوم
گزارش را از نظر مؤثر بودن و ترتیب کلی آن بررسی کنید:
- آیا موضوع، به طور واضح بیان شده است؟
- آیا موضوع، به مراحل روشن تقسیم شده است؟
- آیا ربط بین مراحل، واضح است؟
تجدید نظر سوم
نوشته را از نظر جمله بندی، انتخاب لغت، طرز تحریر، نشانه گذاری و شیوه خط فارسی بررسی کنید:
- آیا با ایجاد تنوع در طول جمله، از یکنواختی اجتناب شده است؟
- آیا اصول و قواعد نشانه گذاری و شیوه خط فارسی، در گزارش رعایت شده است؟
- آیا کلمه‌ها به جای این که مفاهیم کش دار و مهم داشته باشند، دارای معانی قطعی و روشن هستند؟
- آیا با حذف زاید و تعویض افعال در وجه فاعلی به جای وجه مفعولی، می‌توان جمله‌ها را بهتر و روشن تر نمود؟
بعد از اتمام بررسی‌های فوق، همه کلمه‌ها، جمله‌ها و سایر مواردی را که در تجدید نظرها اصلاح گردیده است، عوض کنید و گزارش را دوباره بنویسید.
ضعف نکات یک گزارش
موارد زیر می‌تواند کیفیت یک گزارش را تغییر دهد و از مسیر اصلی خود منحرف نماید:
١. ضعف انشاء و جمله بندی موجب نارسایی گزارش می‌شود.
٢. ترکیب غلط از نظر فصل بندی و پاراگراف بندی موضوع‌ها، که گزارش را مغشوش و گمراه کننده می‌سازد.
٣. روش تحقیق نادرست و غیر اصولی که نتیجه اش، ارایه گزارش اشتباه یا مشکوک و غیر کافی است.
۴. عدم دقت در ارایه مطالب، به گزارش خلل وارد می‌سازد و چه بسا که حقیقتی را وارونه جلوه دهد و سرنوشت فرد یا افرادی را دگرگون سازد.
طراحی مناسب گزارش
آراستن یک گزارش، از تکنیک‌های مهم گزارش نویسی است که برای تأکید بیش تر روی نکته‌های مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث را پشتیبانی کند، کاربرد دارد.
طراحی مناسب برای گزارش، از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم می‌آید:
- عنوان بندی
- خط کشیدن زیر نوشته‌ها
- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
- نمایش و سازماندهی پایه‌های پیچیده
- تأکید بر بعضی نتیجه گیری‌ها از مطالب
- استفاده از دایره‌ها یا مربع‌های توپر کوچک
تاثیر ابزار نگارش در کیفیت گزارش
ابزار نگارش مثل دایره‌ها یا مربع‌های توپر، خط کشیدن زیر نوشته‌ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان بندی، می‌تواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند. زیرا:
- نکته‌های اصلی را تقویت می‌کنند.
- بر شکل گیری منطقی بحث، تأکید می‌نمایند.
- بخش‌های طولانی را تفکیک می‌کنند و نمایش یک صفحه را بهبود می‌بخشند.
عنوان بندی
عنوان بندی، علایم راهنمایی هستند که به خواننده نشان می‌دهند:
یک موضوع جدید در حال آغاز است، متن را تقسیم و چارچوب آن را روشن کرده و توجه خواننده را جلب می‌کنند. مثل استفاده از دایره‌ها یا مربع‌های توپر، حروف بزرگ و پر رنگ.
قواعد عنوان بندی نوشته
اگر سازمان شما روشی خاص برای عنوان بندی مشخص ن‌می‌کند، می‌توانید روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذیل شکل دهید:
- هر عنوان یا زیر عنوان، باید به طور معنی دار مطالبی را که دنبال می‌کند، توضیح دهد.
- هر عنوان، باید به تنهایی و به خودی خود قابل درک و معنی دار باشد.
- در داخل هر بخش، عنوان‌هایی که دارای یک سطح از کلیت است، باید ساختار هم سنگ و مشابه داشته باشد.
- عنوان‌ها باید قالب سازگار را دنبال کنند.
نکته!
برای یک گزارش خیلی طولانی، ممکن است اندازه عنوان‌ها را با یک دایره که در آن الف، ب، ج آمده است، مشخص کنید که نشان دهنده ارزش و اهمیت آن‌ها است.
نشانه گذاری در نگارش نوشته
ما به وسیله زبان و نوشتن، پیغام‌های خود را به دیگران منتقل می‌سازیم ؛ ولی الفاظ و کلمه‌ها، برای بیان بعضی از حالت‌های درونی و مفهوم‌های ذهنی، ناتوان و نارسا هستند.
برای جبران این نارسایی، ناگزیریم از لحن گفتار، طنین صدا و اشاره‌های چشم، دست، سر و صورت خود استفاده کنیم.
در مرحله نگارش نیز، باید نشانه‌های قرار دادی بین المللی را، جایگزین نارسایی الفاظ و کلمه‌ها سازیم و به کمک آن‌ها، حالت درونی و مفهوم‌های ذهنی و نکته‌هایی را که به صورت نوشته و کلمه ن‌می‌توان ادا کرد، به خواننده برسانیم.
بعضی از نشانه‌ها که کاربرد بیش تری در گزارش نویسی دارد، به شرح زیر است:
نقطه (.)
نقطه، نشانه قطع رشته صوت و ختم کلام است، توقف کامل را می‌رساند و پایان یک جمله در نوشته را اعلام می‌دارد؛ مانند: استاد روز گذشته به دانشگاه آمد ..
نقطه بعد از حروفی که نشانه اختصاری نام‌ها است نیز به کار می‌رود ؛ مانند: آی . بی . ام.
نشانه فاصله یا ویرگول (،) یا سرکج
در طول رشته کلام، هر جا که معنی مطالب، مکث و درنگ کوتاهی را اقتضاء کند، ویرگول می‌گذاریم.
مانند: اگر برادرتان به موقع آمده بود، به احتمال زیاد، برای این مورد انتخاب می‌شد.
نقطه با ویرگول یا سرکج با نقطه (؛)
این علامت، نشانه درنگی بلندتر از ویرگول و کوتاه تر از نقطه است و معمولاً در موقعی که جمله تمام شده است، ولی مطلب ادامه دارد استفاده می‌شود.
مانند: عبید زاکانی دانشمند وارسته ای بود؛ ولی حاکم بر زمان مناسب نبود. حرف خود را در قالب شوخی و مزاح می‌گفت.
دو نقطه بیانی (:)
دو نقطه، نشانه شرح است و هنگام توضیح بیش تر مطالب به کار می‌رود. دو نقطه، نشانه مکثی بلند تر از نقطه می‌باشد.
مانند: ساعت حرکت هواپیمای جمهوری اسلا‌می‌از تهران به مشهد: تمام ایام هفته؛ ساعت ١٨:٣٠
مفهوم خلاصه نویسی مطلب
منظور از خلاصه نمودن، بیان اصل مطلب در کوتاه ترین شکل است؛ به طوری که به هیچ وجه به اصل مطلب خدشه ای وارد نیاید.
و در اصطلاح اداری عبارتست از: خلاصه نمودن گزارش‌ها، طرح‌ها، نامه‌ها، و آماده نمودن برای مطالعه کلی مقام‌های عالی سازمان، به طوری که آنان در کوتاه ترین زمان ممکن، اطلاعات و پیام‌های مهم را دریافت کنند و به سهولت بتوانند اتخاذ تصمیم نموده و یا نحوه اجرای آن را در سازمان تحت سرپرستی خود، مشخص نمایند.
به این ترتیب مدیران قادر خواهند بود که وقت و زمانی را که از این راه بدست آورده اند، صرف وظیفه‌های اصلی مدیریت و یا سایر امور بنمایند.
فایده و هدف تلخیص
خلاصه کردن گزارش و سایر نوشته‌های اداری به منظور کمک به مسوولان و مدیران رده‌های بالای سازمان- که وقتی محدود و مشغله ای فراوان دارند- انجام می‌شود.
آن‌ها می‌توانند با مطالعه خلاصه نوشته‌های اداری، با سهولت و سرعت اطلاعات مربوط به حوزه تحت سرپرستی خود را دریافت نموده و با استفاده از خلاصه نوشته‌ها- به جای متن اصلی- خواننده می‌تواند به راحتی در کم ترین زمان، اطلاعات لازم را به دست آورد، سپس برای اجرای آن‌ها تصمیم گیری نمایند.
مراحل تلخیص متن
برای انجام عل‌می‌تلخیص، طی مراحلی لازم است که با لحاظ داشتن و انجام کار بر اساس آن، حاصل کار مطلوب و مؤثر خواهد بود.
مراحلی که در بیش تر انواع خلاصه سازی می‌تواند راهنما و مفید باشد، عبارتند از:
۱٫ شناسایی و تلخیص
در این مرحله، هدف از خلاصه نمودن متن مورد نظر، مشخص می‌شود. شناسایی استفاده کننده از خلاصه نیز در این مرحله بسیار مهم است.
۲٫ مطالعه و یادداشت برداری
شناسایی اجزاء و ارکان نوشته، در رأس کار قرار می‌گیرد و ضمن مطالعه دقیق ماهیت کار و تشخیص مطالب مهم، از کامل بودن یادداشت برداری اطمینان حاصل می‌شود.
۳٫ آماده سازی خلاصه
در حقیقت حاصل کار مراحل اول و دوم است که ضمن بررسی و ارزیابی طرح اولیه، اصلاحات نهایی اعمال می‌گردد.
