حوزه های دانشی، فرآیندها را براساس نوع مهارتی که نیاز دارند، تقسیم می کنند.
در هر حوزه، یکی از موضوع های مرتبط با پروژه ، مدیریت می شوند.
مثال
– در حوزه مدیریت زمان، شیوه مدیریت زمان، از جمله شیوه برنامه ریزی، ارزیابی، گزارش دهی و … مشخص می شود
– برنامه زمان بندی تهیه می شود
– وضعیت زمانی واقعی و برنامه ریزی شده پروژه مقایسه می شود
– در صورت وجود انحراف، اقدام های اصلاحی و پیشگیرانه پیشنهاد می شوند.
حوزه های دانشی مدیریت پروژه ، شامل موارد ذیل است:
- مدیریت یکپارچگی
- مدیریت دامنه (گستره، محدوده)
- مدیریت زمان
- مدیریت هزینه
- مدیریت کیفیت
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت ارتباط
- مدیریت ریسک
- مدیریت تأمین (تدارکات)
ساختار شکست کار در پروژه
مدیریت پروژه ، زبان مشترک ایجاد می کند. یکی از مهم ترین تکنیک های ایجاد زبان مشترک، نمودار ساختار شکست کار است.
نمودار W.B.S ، قلب مدیریت پروژه می باشد که تمام تکنیک های بعدی، وابسته به آن است.
ساختار شکست کار ، یک تجزیه سلسله مراتبی بر اساس اقلام قابل تحویل از کاری است که باید توسط تیم پروژه، در راستای هدف های پروژه و ایجاد اقلام قابل تحویل مورد نیاز، اجرا گردد که در آن، هر سطح پایین تر از W.B.S ، بیانگر تعریف های تفصیلی تری از کار پروژه است.
اجزای ساختار شکست کار
کار:
تلاش مستمر ذهنی یا فیزیکی برای غلبه بر موانع و دستیابی به یک هدف یا نتیجه، یک فعالیت خاص، وظیفه، کارکرد، یا مأموریت که در اغلب موارد، بخش یا مرحله ای از یک تعهد بزرگ تر را ایجاد می کند.
شکست:
عبارتست از تقسیم کردن کار به بخش ها یا گروه ها و تفکیک شدن به اجزای تشکیل دهنده اصلی
ساختار:
چیزی است که بر طبق یک الگوی معین، سازماندهی و مرتب شده باشد.
اقلام قابل تحویل:
هر نوع خروجی، یا نتیجه قابل ممیزی، محسوس و قابل سنجش که تولید آن، برای تکمیل یک پروژه یا بخشی از آن، ضرورت دارد.
بسته کاری:
یک قلم قابل تحویل در پایین ترین سطح از ساختار شکست کار، که می تواند در زمان برنامه ریزی و اجرا ، به سایر مدیران پروژه واگذار شود. این کار را می‌توان با استفاده از یک ” زیر پروژه” که در آن، امکان تجزیه بیش تر بسته‌کاری به فعالیت‌های مختلف وجود دارد، انجام داد.
ویژگی های ساختار شکست کار
ویژگی های این ساختار عبارتند از:
- تهیه لیست فعالیت های پروژه
- جلوگیری از فراموش کردن محصول یا خدمت
- تجزیه کارها به اجزای کوچک تر با قابلیت مدیریت بهتر
- هر چه به سطوح پایین تر برویم، کارها ریزتر و دقیق تر می شود
- نشان دادن پروژه به صورت اقلام قابل تحویل
- مبنایی برای درک تمام کارها و هزینه ها
- بیان مسوولیت های واگذار شده بصورت صریح و مشخص و هماهنگی بین آن ها
- ردیابی مشکل ها تا دستیابی به علل ریشه آن
- ایجاد مکانیزم کنترل محدوده
سازمان پروژه
سازمان پروژه که آن را سازمان اجرایی پروژه نیز می نامند، ساختاری است که جهت اجرای پروژه برای سایر بخش ها تشکیل شده است. این سازمان، مجموعه ای از افراد و گروه های تخصصی – کاری است که برای دستیابی به هدف های تعیین شده پروژه ، با یکدیگر همکاری می کنند.
اجزاء اصلی سازمان پروژه
- مدیر پروژه: فردی است که مسوولیت اداره پروژه را بر عهده دارد و تمامی فعالیت های مرتبط با پروژه را با کمک اعضای تیم پروژه و ذی نفعان انجام می دهد
- مجری: سازمان ها، موسسه ها، شرکت ها و افرادی که بطور مستقیم در عملیات اجرایی پروژه به نحوی سهیم هستند و در راستای تحقق هدف های پروژه ، با یکدیگر همکاری دارند.
- کارفرما: آن دسته از افراد، سازمان ها و گروه های مجری که تأمین کننده منابع مالی پروژه هستند و در طول پروژه ، باید از سازمان پروژه حمایت کنند.
- بهره برداران: افراد و سازمان هایی که از اجرای پروژه بهره مند می شوند.
ذی نفعان کلیدی در پروژه
کسانی هستند که به واسطه کار و مسوولیت خود، به نتایج پایانی پروژه علاقمند هستند.
الزاماً افراد کلیدی، در انجام کارهای پروژه درگیر نیستند، بلکه نسبت به چگونگی انجام پروژه و مراحل آن، حساسیت نشان می دهند.
بسته به اهمیت و میزان تأثیر گذاری این افراد، گزارش هایی از چگونگی روند انجام پروژه ، برای آنان ارسال می شود و گاهی لازم است تأیید آن ها برای برنامه ها نیز اخذ شود.
ذی نفعان کلیدی در پروژه عبارتند از :
- کارفرما
- سازمان مجری
- مشاوران و پیمانکاران
- تأمین کنندگان منابع مالی
- بهره برداران
- —
نکته:
افراد مهم درگیر، معمولا شامل: مدیر سازمان، مشتری، مدیران اجرایی و نمایندگان سازمان های دولتی ناظر، هستند.
