مدیریت جلسات: مفاهیم اولیه

جلسه چیست؟

غیرممکن است که تا کنون کلمه جلسه به گوشتان نخورده باشد. چه دانشجو باشید، چه کارمند، چه مدیر یک شرکت یا کارخانه و … باید در جلسات مختلف شرکت کنید. شاید شرکت کردن در جلسات کار سختی نباشد اما مدیریت آن نیازمند هوش و درایت بالا و استفاده از تکنیک ‌های مدیریتی است. همه ما به طور ضمنی میدانیم جلسه چیست، ما در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم با یک دید تخصصی جلسه و نحوه مدیریت آن را بررسی کنیم.

جلسه عبارت است از گردهمایی عده‌ای از افراد مشخص که با هدف حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری تشکیل ‌می‌شود و ارتباطات‌ (شفاهی‌ و یا کتبی) را وسیله‌ اصلی‌ نیل‌ به‌ این‌ اهداف‌ قرار می‌دهند.

جلسه ممکن است بین دو نفر باشد، اما معمولاً تعداد افراد شرکت کننده در جلسات بیش از دو نفر است. به طور کلی، جلسه باید دارای هدف مشخصی باشد. 

جلسه وقتی که در حداقل زمان با رضایت شرکت‌کنندگان به هدف‌‌هایش نایل شود، اثربخش است.

ضرورت تشکیل جلسه

اکثر مدیران بر این باورند که باید زمان زیادی را به شرکت در نشست‌‌های مختلف اختصاص دهند و از این نظر بسیار تحت فشار هستند.

خیلی از جلسات، عطف به جلسات گذشته است و غیر ضروری است و ‌می‌توان از راه‌های دیگری به نتایج این جلسات دست یافت.

بیشتر مواقع در مؤسسات و ادارات به هزینه اتلاف وقت که بزرگ‌ترین سرمایه‌‌های زندگی شخصی و شغلی ‌است، کم توجهی می‌شود و جلسات برگزار شده بی‌نتیجه یا با کمترین نتیجه ممکن پایان ‌می‌پذیرد‌‌. اگر هزینه‌‌های واقعی این قبیل نشست‌‌ها را مورد بررسی دقیق قرار دهیم، مسلماً کمتر وقت خود را صرف شرکت در جلسات یا برگزاری آنها خواهیم کرد.

آیا می‌دانید هزینه هر دقیقه در جلسات چقدر است؟

هزینه‌‌ها را بررسی کنید و حتی‌المقدور هزینه‌‌ها را کاهش دهید.

مدیران، سرپرستان و کارشناسانی که در جلسه شرکت ‌می‌کنند به لحاظ عوامل بازدارنده برون سازمانی یا درون سازمانی، زمان را صرف مسائلی ‌می‌کنند که ارزش افزوده ندارد و با از دست دادن هزینه‌‌های مرئی و نامرئی، معلوم نیست به چه نتیجه‌ای دست پیدا ‌می‌کنند.

مشکلات جلسات

گاهی اوقات شرکت کنندگان با اهدافی متعارض در یک نشست حضور پیدا ‌می‌کنند و گاه جریان بحث و گفتگو از مسیر اصلی خود خارج ‌می‌شود.

توافق در مورد اهداف تشکیل جلسه، شما را در تحقق بخشیدن به آنها کمک خواهد کرد.

محققان مشکلات‌ جلسه را در ۶ عنوان طبقه بندی می‌کنند:

۱- توجه‌ اعضای‌ جلسه‌ به‌ موضوع‌‌های‌ مختلف‌ در یک‌ زمان

جلسه‌ ترکیبی‌ از افراد متعدد است‌ و هر فرد دارای‌ علائق، مشکلات‌ و اولویت‌‌های‌ خاص‌ خود است. بنابراین‌ طبیعی‌ است‌ که‌ به‌ هنگام‌ جلسه، ذهن‌ هر یک‌ از حضار به‌ مورد خاصی‌ معطوف‌ شود.

۲- مغشوش‌ شدن‌ موضوع‌ جلسه‌ با فرایند آن

تمایز بین‌ محتوا‌ (مشکل، عنوان‌ یا صورتجلسه) و فرآیند (روش) دشوار، اما حیاتی‌ است‌ و عدم‌ توجه‌ به‌ آن‌ یکی‌ از علل‌ عدم‌ موفقیت‌ جلسات‌ است.

۳ – برخورد شخصی‌ و مشکل‌ تراکم‌ گفتگو در جلسه

اغلب‌ افراد تمایل‌ دارند به‌ سرعت‌ وارد جریان‌ گفتگوی‌ جلسه‌ شده‌ و نقطه نظرات‌ خود را مطرح‌ کنند. این‌ موضوع‌ منجر به‌ بروز مشکل‌ تراکم‌ گفتگو در جلسات‌ می‌شود.

۴ – روشن‌ نبودن‌ نقش‌ها و مسئولیت‌ها

یکی‌ از مهمترین‌ موانع‌ جلسات‌ موثر، روشن‌ نبودن‌ مسئولیت‌‌ها و نقش‌‌های‌ افراد شرکت کننده‌ در جلسه‌ است.

۵ – سوءاستفاده‌ از قدرت‌ توسط‌ رئیس‌ جلسه

وقتی‌ مدیر در موضوع‌ جلسه‌ای‌ ذینفع‌ است، تقریباً‌ غیرممکن‌ است‌ آن‌ را بدون‌ مداخله‌ و دستکاری‌ اداره‌ کند.

۶ – گرایش‌ افراد به‌ یکسان‌ فکرکردن

جنیس‌(JANIS) یکی‌ از صاحبنظران‌ موضوع، تمایل‌ گروه‌ها برای‌ یکسان‌ فکرکردن‌ را «گروه‌ فکر» می‌نامد‌‌.

گروه فکری ‌‌(Groupthink) در مواقعی اتفاق ‌می‌افتد که گروه در تصمیم‌گیری دچار اشتباه ‌می‌شوند، زیرا فشارهای اعضای گروه سبب عدم امکان به کارگیری کارآیی مغز، قدرت آزمون واقعیت‌‌ها و داوری اخلاقی ‌می‌شوند.

گروه، زمانی مستعد « گروه فکری » است که اعضاء دارای زمینه مشترک بوده و گرایش به تطبیق دادن افکار و رفتار خود با یکدیگر دارند.

آثار « گروه فکری » وقتی بروز می‌کند که افراد در بحث و مذاکرات خویش برای اتخاذ تصمیم سعی می‌کنند در قضاوت‌های خود نسبت به عقاید و نظرات رئیس گروه یا هم گروه‌های خود نرم و دوستانه باشند و اگر در نظرات و پیشنهادهای یکدیگر ایرادی ‌می‌بینند به منظور حفظ رفاقت و محیط دوستانه و حالت دلچسب یگانگی که در بین خود احساس ‌می‌کنند از ابراز آن طفره ‌می‌روند.