مهارت های ارتباطی سرمایه ای مهم برای هر فرد در راه موفقیت به شمار می رود. در این مقاله از آرنگنامه مقدمه‌ای بر ارتباط موثر گفته میشود. تا حد زیادی می توان گفت که اصلی‌ترین عامل موفقیت شرکت‌ها، صلاحیت برقراری ارتباط کارکنان آن است.
تعریف ارتباط
” به هر نوع برخورد بین دو موجود که منجر به اشتراک، همبستگی، واکنش و مبادله پیام شود، ارتباط گویند.”
بیش تر مردم، حدود ۷۵ درصد زمان بیداری خود را صرف برقراری ارتباط، تبادل اطلاعات، افکار و عقاید با دیگران می کنند.
تعریف ارتباط، ایجاب می کند که به چند نکته اصلی توجه کنید:
- ارتباط، مستلزم درک مشترک است؛ یعنی برای این که افراد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، باید درباره مفاهیم، واژگان، عبارت ها و اصطلاحاتی که به کار می برند، به توافق نظر رسیده باشند.
- ارتباط جنبه نمادی دارد؛ یعنی به صورت اشاره، صدا، حرف، عدد یا واژه است که تنها نمایانگر یا نشان دهنده عقایدی می باشد که باید رد و بدل شود.
- ارتباط یک جریان است؛ یعنی مجموعه ای از اعمال مداوم که نتیجه‌ی خاصی را در پی داشته باشد.
فرآیند ارتباط
فرآیند ارتباط بدین شکل صورت می گیرد که:
فرستنده یا رمزگذار که اطلاعات از او سرچشمه می گیرد ، اطلاعات را رمزگذاری می کند تا بتواند اطلاعات را به گونه ای به دیگران انتقال دهد که برای آنها قابل فهم و درک باشد. مانند نوشتن مطلب روی کاغذ.
پیام همان اطلاعات رمزگذاری شده ای هستند که توسط فرستنده از طریق رسانه یا مجرای ارتباطی به گیرنده پیام ارسال می شود.
گیرنده یا رمزگشا: شخصی است که فرستنده تلاش می کند اطلاعات را با او مبادله کند.
گیرنده، پیام را رمزگشایی می کند. یعنی پیام رادرک و تفسیر می کند و به صورت اطلاعات معنی داری در می آورد.
اگر در جریان ارتباط گیرنده در صدد پاسخگویی به پیام فرستنده برآید جریان ارتباط عوض می شود و اطلاعات توسط گیرنده رمزگذاری شده و از طریق رسانه به فرستنده پیام ارسال می شود. در این حالت است که ارتباط دوطرفه یا دوجانبه شکل می گیرد.
فرستنده و گیرنده به طور مداوم یکدیگر را از چگونگی تفسیر پیام آگاه می کنند به یکدیگر بازخورد می دهند.
وقتی انتقال پیام از فرستنده شروع و به گیرنده ختم شود و گیرنده ی پیام واکنشی به فرستنده نشان ندهد ارتباط را یک طرفه گویند که در آن ، امکان بازخورد وجود ندارد. مانند سخنرانی و آگهی تبلیغاتی. خطر این نوع ارتباط، آن است که بدون بازخورد ، درک یا عدم درک گیرنده از مطلب، برای فرستنده مشخص نیست.
عامل های اخلال گر یا انحراف در هر ارتباط وجود دارد که در طول مجرای ارتباطی ایجاد می شود که مانع برقراری ارتباط مطلوب می گردند که پارازیت نامیده می شوند و ممکن است داخلی ( مانند کم توجهی گیرنده) یا خارجی(مانند صداهای زیاد) باشد. مدیران باید بکوشند آن را محدودکنند تا ارتباط موثری برقرار شود.
مقدمه‌ای بر ارتباط موثر : ارتباط کلامی
مجموع رابطه هایی که از طریق سخن گفتن و گفت و گو حاصل میشود را، ارتباط کلامی گویند.
ارتباط کلامی شامل سه حالت است:
ارتباط شفاهی
ارتباط کتبی
ارتباط الکترونیکی
ارتباط غیر کلامی: اطلاعاتی است که بدون استفاده از کلمات، با ایما و اشاره و رفتار، منتقل می شود.
طرز قرار گرفتن، راه رفتن، ایستادن، حرکات ، چهره و چشم ها، لحن صدا، طرز لباس پوشیدن و … همه نشانههای ارتباط غیر کلامی هستند و این حرکات در موارد زیادی می‌توانند حتی مؤثرتر از پیام‌های کلامی باشند.
علایم غیر کلامی، نه تنها احساس فرد را به تصویر می‌کشند، بلکه اغلب نشان می‌دهند او چگونه با احساسات کنار می‌آید.
کلام ۷ درصد، لحن و طنین ۳۸% و ارتباط غیر کلامی ۵۵% اطلاعات را منتقل می کنند.
گام های اساسی در برقراری ارتباط موثر
در برقراری ارتباط موثر ۷ گام باید طی شود که عبارتند از:
گام اول: گوش دادن
گام دوم: صریح و صادق بودن
گام سوم: همدلی و همدردی
گام چهارم: حفظ آرامش و احترام به طرف مقابل
گام پنجم: مخالفت نمودن به شیوه مناسب
گام ششم: خودشناسی و افزایش آگاهی
گام هفتم: شناسایی افکار تحریف شده
ویژگی های ارتباط موثر
این ویژگی ها در ارتباط، موجب می شود که ارتباط بین افراد، موثر و مفید واقع گردد.
- کامل بودن: شامل ارایه تمام اطلاعات و داشتن جواب مناسب برای سوال ها
- صحیح بودن: حذف توضیح های اضافه و کاربرد کلمه ها در جای مناسب
- جالب بودن: تأکید بر موضوعات جالب و نیازهای اطلاعاتی طرف مقابل
- معتبر بودن: استفاده از آمار درست و عدم کاربرد فعل های منفی
- واضح بودن: استفاده از لغت های قابل فهم و آشنا و مطابق با ذهن گیرنده
- محترمانه بودن: استفاده از جمله های حاوی احترام و ادب و غیر قابل تبعیض
مقدمه‌ای بر ارتباط موثر : مانع های ارتباط
صاحب نظران بر این باورند که در جهت برقراری ارتباط مؤثر، باید تلاش نمود تا مانع های ارتباطی را بر طرف کرد. مانع های مهم ارتباطی که از آن به عنوان “سدهای ارتباطی” نام میبرند عبارتند از:
- انتقاد : فرد، دیگران را ارزیابی منفی نماید.
- ذهنخوانی: در عوض فکر کردن جای دیگران، بگذاریم افراد، خود آن چه را که می خواهند بیان کنند.
- دستور دادن: بجای دستور دادن، همیشه از مخاطب خود خواهش کنیم.
- نصیحت کردن: هرگز هیچ کس را نصیحت نکنید ، چرا که در این صورت خود را داناتر از طرف مقابل فرض کرده و موجب ناراحتی او می شوید.
- پرسش های زیاد: با مطرح کردن پرسش های زیاد و نا مناسب، خود را آدم فضولی نشان میدهید.
- تهدید کردن: هرگز مخاطب خود را به هیچ چیز تهدید نکنید.
- جالب نبودن پیام: اگر پیام بر اساس نیاز فراگیران منتقل نشود، بخوبی دریافت نخواهد شد.
- انتقال منفی: اگر اطلاعات و تجارب گذشته، ما را در حل مشکل جدید به اشتباه بیندازند، چنین وضع خاصی را انتقال منفی می نامند.
- رویایی شدن یا در خود فرو رفتن: در چنین حالتی، فرد ناگهان از مدار ارتباط، خارج و با یک حالت رویایی، وارد تجارب شخصی خود می شود. رویایی شدن، یک وسیله تدافعی است که فرد در برابر محیط خشک و بی روح ارتباط کلامی، از خود نشان می دهد.
- عدم درک: فرد باید مطالب خود را در خور فهم و ادراک مخاطبان بیان کند تا ارتباط دوجانبه برقرار شود.
