در گذشته راجع به ضرورت تشکیل جلسات و نحوه برنامه ریزی برای تشکیل جلسه مانند انتخاب اعضا و تعیین محل جلسات صحبت کردیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم راجع به نحوه‌ی اداره کردن یک جلسه و اهمیت رییس آن صحبت کنیم.
درک نقش رییس جلسات
رئیس جلسه همزمان اداره کننده جلسه و عضو فعال آن نیز محسوب می‌شود.در صورتی که پیشرفت جلسه رضایت‌بخش نباشد، می‌تواند محدودیت‌هایی وضع کند و در مورد نقطه نظرات خود به طور فعال بحث کند.این فرد اختیار تعیین مقررات برگزاری جلسات را دارد و مسئول به اجرا در آوردن قوانین حاکم بر جریان مذاکرات، حفظ نظم و برگزاری موفقیت آمیز جلسات است.
مهارتهای رئیس جلسه:
- قاطعیت در استفاده از زمان جلسه و حل و فصل مشکلات
- توانایی خلاصه کردن مذاکرات به شکلی مفید و قابل فهم
- انعطاف پذیری به هنگام برخورد با سبک و لحن متفاوت افراد
- پذیرایی نظرات افراد بودن و گوش دادن به صحبت آن‌ها
- رعایت عدالت در دادن فرصت اظهار نظر به همه شرکت‌کنندگان و توجه یکسان به آن‌ها
رئیس جلسه باید قبل از شروع جلسه بسته به هدفی که یک جلسه دنبال می‌کند شیوه مدیریت آن را‌‌‌ترسیم کند و فی‌البداهه به سراغ هدایت جلسات نرود.
وظایف رییس جلسات
شناسایی شرکت‌کنندگان:
از قبل در مورد کلیه افرادی که قرار است در جلسه حضور یابند کسب اطلاع کنید و با آن‌ها آشنا شوید.
رعایت عدالت:
جانب عدالت را رعایت کنید تا کلیه گروه‌‌های ذینفع فرصت بیان نقطه نظرات خود را داشته باشند و از به بن‌بست رسیدن جلسات جلوگیری شود.
شناسایی تیپ‌‌های شخصیتی:
باید از مهارتهای فردی خود در زمینه شناخت تیپ‌‌های مختلف شخصیتی و سازگار شدن با آن‌ها استفاده کنید.
فراهم آوری تسهیلات لازم:
قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحریر، کاغذ یادداشت و…مربوط به جلسات، قبل از ورود شرکت‌کنندگان بر روی میز محل استقرار آنان، نشانه نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسیله برگزارکنندگان جلسه را برای شرکت‌کنندگان تسهیل می‌نماید.
تأکید بر اهداف:
اگر ریاست جلسات را بر عهده دارید، کار را با خلاصه کردن اهداف کلی و جزئی آغاز کنید تا کلیه شرکت‌کنندگان در طول نشست آن‌ها را به خاطر داشته باشند.
کاربرد آیین نامه‌‌های قانونی:
با کمک آیین‌نامه‌‌های قانونی می‌توان جلسه را کنترل کرد و در عین حال به موضوع بحث جهت داد.این آیین‌نامه‌‌ها نشان دهنده آن دسته از اختیارات قانونی هستند که به واسطه قوانین و مقررات حاکم بر نحوه تشکیل جلسات در اختیار رییس جلسه قرار دارند.
تشخیص مخالفت‌‌ها:
اگر فکر می‌کنید نقطه نظراتتان با مخالفت شدید افراد مواجه خواهد شد، بایستی مخالفان خود را شناسایی و قبل از تشخیص جلسه به نحوی با آن‌ها گفتگو کنید.
وضعیت ظاهر و شیوه سخن گفتن:
وضعیت ظاهر و طرز صحبت کردن ما ضامن انتقال صحیح پیام به دیگران است.باید با اعتماد به نفس کامل و واضح صحبت کنید.داشتن ظاهری «حرفه‌ای» موجب می‌شود که مخاطبان هنگام شنیدن صحبت‌‌هایمان احترام بیشتری برای ما قائل شوند.
گوش دادن به صحبت دیگران:
درست گوش کردن در نشست‌‌ها به اندازه درست صحبت کردن (و گاه بیش از آن) اهمیت دارد.باید معانی مستتر در پس کلمات و عبارات را دریابید.
نکته:
با اشتیاق به سخنان حاضرین در جلسات گوش دهید.
وقتی یکی از شرکت‌کنندگان مشغول مطرح کردن نظراتش است، حرف وی را قطع نکنید و بگذارید با خیالی آسوده و بدون استرس به صحبت خود ادامه دهد.
نکته:
از تحمیل عقیده خود اجتناب کنید.
اجزای جلسه
اجزای عمده جلسات عبارتند از:
- محتوا
- تعامل
- ساختار
محتوا
عبارتست از اطلاعات، دانش، تجربه، عقاید، ایده‌‌ها، اسطوره‌‌ها، طرز تلقی‌‌ها و توقعاتی که شرکت‌کنندگان همراه خود به جلسه می‌آورند.
رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:
- مباحث را خلاصه کند.
- از موضوع خارج نشود.
- ابتکار عمل داشته باشد.
- قدرت تصمیم‌گیری جلسه را بیازماید.
تعامل
عبارتست از نحوه همکاری شرکت‌کنندگان در پروراندن محتوای جلسه و شامل احساسات، طرز تلقی‌‌ها و توقعاتی می‌شود که در همکاری، گوش فرا دادن، اشتراک مساعی، اعتماد و صراحت شرکت‌کنندگان تأثیر می‌گذارد.
رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:
- عکس العمل‌‌ها و احساسات را بررسی کند.
- اختلاف نظر و تقابل‌‌ها را مورد تشویق قرار دهد.
- اشتراک مساعی را تقویت کند.
- حل و فصل تضادها را تسهیل کند.
ساختار
عبارتست از نحوه سازماندهی اطلاعات و شرکت‌کنندگان به منظور وصول به هدف جلسه.
رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:
- ضوابط و مقررات برای جلسه وضع کند.
- نقش‌‌ها را مشخص کند.
- هدف‌‌ها را بیان کند.
- وقت را کنترل کند.
- دستور کار تهیه کند.
