اصول پیاده سازی ۵S در هشت گام زیر خلاصه شده است. بدیهی است رعایت توالی و اجرای کامل گام‌ها در موفقیت برنامه دارای اهمیت اساسی است.
گام اول: آغاز از رأس مجموعه
پیاده سازی ۵S باید از مدیریت مجموعه آغاز شود. تنها مدیریت کلان است که می‌تواند احساس اهمیت و نیاز به تغییر را در افراد زیر مجموعه خود بوجود آورد و برای مدت طولانی حفظ کند.
اصولاً برای ایجاد هرگونه تغییری در مجموعه، ایده‌ها و تفکرهای مدیریتی به صورت عمودی به زیر مجموعه منتقل و بازخوردها دریافت می‌شود.
فعالیت ۱: زمان بندی جلسه‌ها با نظر مدیریت و اجرا در مدت ۱ هفته برای تمام پرسنل توسط شخص مدیر
فعالیت ۲: سخنرانی مدیریت برای تمام پرسنل با هدف ایجاد انگیزه برای شروع، استمرار و اطلاع رسانی در مورد روند برنامه و درخواست همکاری همه افراد با گروه اجرایی
فعالیت ۳: در نظر گرفتن، تدوین و تصویب راهکارهای تشویقی و انگیزشی توسط هیات مدیره و ابلاغ آن
گام دوم: ایجاد زیر ساخت‌ها
برنامه پیاده سازی ۵S باید بر اساس شرایط و ساختار یک مجموعه برنامه‌ریزی شود. موفقیت در پیاده سازی ۵S از طریق تشکیل زیر کمیته‌هایی برای هر یک از مراحل و برنامه‌های آموزشی، حمایت، ارزشیابی و… عملی می‌شود.
فعالیت ۱: تشکیل زیرکمیته‌های آموزش، حمایت و ارزشیابی
فعالیت ۲: صدور ابلاغ اعضای کمیته‌ها
گام سوم: اطلاع‌رسانی
این گام از پیاده سازی ۵S را از طریق جلسه‌های کوتاه، هدف دار، متمرکز و مکرر با تمام کارکنان در مورد این که ۵S چیست و چرا لازم است، چگونه، چه وقت و توسط چه کسانی انجام می‌شود، پیش ببرید.
اطلاعات باید از روش‌های گوناگون مانند تجمع‌ها، استفاده از اینترنت، بولتن اطلاع‌رسانی و خبرنامه داخلی پخش شود.
فعالیت ۱: ایجاد بورد اطلاع رسانی در بخش مناسبی از فضای سازمان که در بردارنده موارد آموزشی و اخبار روند پیشرفت کار است.
فعالیت ۲: تهیه و انتشار بولتن خبری
فعالیت ۳: انتشار اخبار از طریق سایت سازمان
گام چهارم: آموزش مفاهیم ۵S
یک برنامه آموزشی در مورد مفاهیم اساسی ۵S برای تمام کارکنان تهیه کنید و برنامه آموزشی تکمیلی را در زمان مناسب و در جای مناسب انجام دهید.
فعالیت ۱: آماده سازی مجموعه آموزشی در مورد ۵S توسط کمیته آموزش برای تمام کارکنان
فعالیت ۲: تامین مربی و عقد قرارداد با وی
فعالیت ۳: آموزش‌های تکمیلی گروه ارتقای بهره وری و مسوولان تمام واحدها همراه با نفر دوم از هر واحد
گام پنجم: پایلوت ۵S
بخش‌هایی را انتخاب کنید که ضرورت پیاده سازی ۵S در آن‌ها، بیش تر احساس شود و پروژه ۵S در آن بخش، مفید واقع گردد؛ آن چه که از این بخش پایلوت فرا گرفته می‌شود، راهکاری برای تعمیم ۵S به کل مجموعه ارایه خواهد داد.
اولین مکان انتخاب شده برای پیاده سازی ۵S باید پر مشکل‌ترین جا باشد؛ مثلاً جایی را انتخاب کنید که به علت کثیفی، آشفتگی و شلوغی، عملاً کسی مایل به کار کردن در آن نباشد.
فعالیت ۱: تهیه و تدوین پرسشنامه نظرسنجی از کارکنان، توزیع و تحلیل آن
فعالیت ۲: انتخاب بخش پایلوت بر اساس نتایج نظرسنجی و دیدگاه کارشناسان
فعالیت ۳: اعلام بخش پایلوت از طریق مجاری اطلاع رسانی
فعالیت ۴: هماهنگی و آموزش بخش پایلوت
فعالیت ۵: تهیه و نصب بوردهای عارضه یابی در بخش پایلوت (و دیگر واحدها)
فعالیت ۶: تکمیل و جمع آوری فرم‌ها و چک لیست‌ها
فعالیت ۷: جمع آوری داده‌ها و پردازش آن‌ها و گزارش به مسوولان
فعالیت ۸: اولویت بندی موارد بر اساس اهمیت و فوریت با در نظر داشتن منابع مالی، انسانی، اهمیت عارضه و….
گام ششم: انتشار دست آوردها
مستند کردن بهترین تجربه‌ها و فعالیت‌های انجام شده در پایلوت، می‌تواند به توسعه و موفقیت ۵S از طریق انتشار و در میان گذاشتن این موفقیت‌ها در سازمان، موثر باشد.
گام هفتم: تهیه نقشه اجرایی برای کل سازمان
بعد از تمام کردن پایلوت اولیه و قبل از شروع کردن ۵S در کل سیستم، باید به عقب برگشت و چگونگی روند ۵S در ابعاد پایلوت را ارزیابی کرد و از افراد درگیر طرح پایلوت نظرخواهی کرد که چگونه می‌توان این طرح را تقویت نمود و با استفاده از دیدگاه‌های آن‌ها، طراحی نهایی را انجام داد.
یک طرح اجرایی جامع، شامل تعریف گام به گام مراحل، تعریف نقش افراد، وظیفه‌ها و مسوولیت‌ها و مقیاس عملکردها است.
گام هشتم: پایش و تطبیق
تطابق و تقویت زیر ساخت‌ها، انتخاب ابزارهای جدید و اضافه کردن آن‌ها به داشته‌ها و ذخایر علمی، که تمام این‌ها می‌تواند به شما در امر ارزیابی عملکرد و توسعه ارتباط و در نهایت بهبود پی در پی کمک می‌کند.
فعالیت ۱: تهیه و تدوین فرم‌های پایش
فعالیت ۲: پایش فعالیت‌های انجام شده توسط مجری طرح و کمیته پایش
دستورالعمل اجرایی پیاده سازی نظم در سازمان
نظم در محیط‌های اداری
الف: مشخص سازی سازمان:
- باید نام شرکت بطور واضح و مناسب در سر در آن نصب گردد.
- بهتر است که نام شرکت در تمام اوراق رسمی‌سازمان، عنوان گرد.
- باید زیر مجموعه‌های تولیدی و خدماتی سازمان‌ها نیز دارای نام یا شماره خاص خود باشند.
- لازم است که نام هر یک از زیر مجموعه‌های سازمان، به طور مناسب و مشخصی در سر در یا روی در اصلی ورودی آن زیرمجموعه‌ها، درج گردد.
ب: نحوه استقرار واحدهای یک سازمان:
نحوه استقرار واحدهای یک سازمان باید به گونه ای باشد که:
- ارتباط بین آن‌ها با سرعت و سهولت انجام شود.
- واحدهایی که با توجه به فرآیند و ماهیت کار به هم مرتبط هستند، به یکدیگر نزدیک تر باشند.
- فضایی متناسب با نوع کار و تعداد کارکنان داشته باشند.
- متناسب با نوع و ماهیت فعالیت آن واحدها باشد.
- واحدهایی که ارباب رجوع بیش تری دارند، در دسترس تر باشند.
- از فضای موجود آن سازمان، بیش ترین و بهترین استفاده صورت گیرد.
ج: چیدمان اشیا:
- تمامی‌اشیاء باید دارای نام یا شماره باشند.
- نام یا شماره اشیاء باید منحصر به فرد باشد.
- نام یا شماره اشیاء باید حتی الامکان ارتباط منطقی با اشیای مربوطه داشته باشد.
- باید از طریق نمایه گذاری با شکل‌ها و رنگ‌ها، از بروز اشتباه پیشگیری شود.
- همواره باید دو نسخه از هر یک از نام‌ها یا شماره‌ها موجود باشد ؛ یکی بر روی وسیله یا ابزار، و دیگری بر روی محل قرارگیری آن.
د: تابلوهای اعلان
- تا آن جا که امکان دارد از تعداد کم تری از تابلوهای اعلان استفاده شود.
- شکل، اندازه و رنگ تابلوی اعلان کاملاً متناسب با عرف و نیاز سازمان و کارکنان باشد.
- اعلان‌ها به نحوی طراحی شوند که خواندن آن‌ها راحت باشد.
- در صورت امکان و نیاز، بهتر است تابلوها را بر اساس موضوع، واحد یا… تفکیک نمود.
- ابعاد و تعداد اعلان‌ها، متناسب با اندازه تابلوها باشد.
- برای هر تابلو، یک مسوول تعیین شود.
ه: نظم در ثبت استفاده و بایگانی نامه‌ها و مدارک:
- برای پوشه یا زونکن‌هایی که حاوی مدارک و اسناد هستند نیز مناسب است که فرم خاصی تحت عنوان ” فهرست مدارک” تهیه شده و در داخل تمامی‌این گونه از پوشه‌ها و زونکن‌ها مورد استفاده قرار گیرد.
- اگر پرونده‌ها درون زونکن قرار گرفته باشند، باید عنوان آن در کاغذی به ابعاد”طلق عنوان” زونکن، تایپ شده و درون آن طلق عنوان قرار گیرد.
- پرونده‌های داخل فایل، کمد یا کشو را با توجه به دفعات مراجعه به آن‌ها مرتب نمایید.
- در صورت استفاده از زونکن برای بایگانی نامه‌ها، بهتر است برای جدا نمودن نامه‌های ارسالی و دریافتی، از مقوای رنگی با طلق استفاده شود.
- آراستگی واقعی این است که نامه یا مدرکی گم نشود و به راحتی قابل ردیابی و شناسایی باشد و حدوداً ظرف ۳۰ ثانیه بتوان نامه یا مدرک مورد نظر را از بین همه پرونده‌های موجود یافت.
نظم در محیط‌های تولیدی
الف: نحوه مرتب سازی ماشین‌ها:
- ماشین‌ها را بر اساس فضای کارگاه و نیازمندی‌های ایمنی مرتب نمایید.
- ماشین‌ها را بر اساس ماهیت محصول تولیدی مرتب نمایید.
- ماشین‌ها را بر اساس سهولت نقل و انتقال مواد اولیه و تردد کارگران مرتب نمایید.
ب: نحوه مرتب سازی ابزارها:
- ابزار را با توجه به اندازه، وزن، اهمیت و دفعات استفاده آن‌ها، دسته بندی و نگهداری نمایید.
- آن‌ها را با توجه به فضای موجود در جعبه ابزار، دسته بندی و نگهداری نمایید.
- بعد از تعیین جای مناسب برای ابزار، لازم است که شکل کلی تمام ابزارها، روی تخته ابزار رسم شود.
- در صورتی که از یک ابزار، چند نفر استفاده می‌نمایند، بهتر است که به کمک یک برگه، آخرین نفر استفاده کننده معلوم شود.
ج: نحوه خط کشی و مرتب سازی تردد:
- باید محل تردد کارکنان و وسایل حمل مواد و محصول، در کف کارخانه خط کشی و معین گردد.
- در محیط‌ها و محل‌های چند منظوره، بعد از یافتن بهترین وکوتاه ترین مسیرهای جابجایی، باید آن مسیرها خط کشی و مشخص گردد.
- باید این خط کشی از کنار دیوار انجام شود.
- عرض مسیرهای خط کشی شده، باید به گونه ای باشد که کارکنان و وسایل نقلیه به راحتی در آن تردد نمایند.
د: نحوه مشخص سازی محل قرارگیری اشیاء و تجهیزات:
- باید برای هر شیء، جای معین در نظر گرفته شود.
- باید محل استقرار ماشین‌ها، خط کشی و مشخص شود.
- با توجه به نوع کارکرد ماشین‌ها، در صورت نیاز به حریم ایمنی، این حریم باید با خط کشی مشخص شود.
- اشیاء باید درجایی که به آن تعلق دارند، قرار داشته باشند.
- به هنگام تعیین مکان، باید توجه داشت که اشیای سنگین در قسمت‌های پایین و یا روی چرخ قرار گیرند تا دستیابی به آن‌ها آسان باشد.
- یکی از راه‌های نگهداری اشیاء سبک، آویختن آن‌ها از قلاب است.
