در قسمت‌های قبل در مورد کلیات نوشتن گزارش و برنامه‌ریزی برای نوشتن گزارش صحبت کردیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم در مورد ساختار گزارش صحبت کنیم.
شرح مختصر مرحله دوم گزارش نویسی
در مرحله دوم گزارش نویسی، سروکار ما با طرح ریزی است؛ یعنی با طرح ربط منطقی مطالب.
منظور از “ربط منطقی مطالب”، آن است که بین کل و جزء و بین اجزاء، نظم و ترتیب معقول و روشن وجود داشته باشد.
در این حالت خواننده گزارش، تصویری روشن از کل موضوع در ذهن پیدا می‌کند و ترتیب و اهمیت نسبی اجزاء را با هم و با کل موضوع، تشخیص می‌دهد.
مرحله دوم گزارش نویسی، مرحله شکل و صورت گزارش است که در آن، مطالب باید به صورت توالی منطقی درآید.
از این لحاظ مراتب زیر باید رعایت شود:
- مشخص نمودن عناوین اصلی، فرعی و خطوط مهم گزارش.
- طبقه بندی عناوین اصلی، فرعی و مرتب کردن آن‌ها بر حسب درجه اولویت و اهمیت
- بررسی نهایی طرح برای تهیه پیش نویس گزارش که خود ، مقدمه مرحله سوم گزارش، یعنی نگارش آن است.
اصول ساختار گزارش
نحوه تنظیم گزارش، عاملی مهم در پذیرش گزارش است. ساختار و سازمان هر گزارش، بطور کلی بر سه اصل قرار دارد:
- گزارش باید دارای موضوع، مقدمه، بدنه اصلی (متن) و پایان باشد.
- نکته‌ها و نظرهای عمده، باید مورد تأکید قرار گیرد.
- خواننده گزارش، ممکن است نتایج و پیشنهادهای گزارش گر را بپذیرد یا نپذیرد.
موضوع گزارش
موضوع گزارش، مهم ترین پایه در ساختار گزارش است و اگر کسی به درستی از آن آگاه نباشد و نداند درباره چه نکته‌ای تحقیق می‌کند، هرگز در کار خود توفیق نخواهد یافت.
مقدمه گزارش
با پیشرفت سریع تکنولوژی و پیچیدگی سازمان های تولیدی و خدماتی، دیگر این فرصت نیست تا مدیران و سرپرستان مطالب گزارش ها را جزء به جزء، از آغاز تا انجام بخوانند.
مدیران انتظار دارند؛ گزارش دهنده، نظری کلی درباره مطلب مورد گزارش ارایه دهد.
مقدمه گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد ؛ یعنی در همان دو، سه سطر اول، بداند موضوع گزارش چیست.
برای نیل به این هدف، مقدمه باید با جمله ای آغاز شود که بگوید گزارش درباره چیست و چرا تهیه گزارش لازم است.
بطور کلی، مقدمه باید سه هدف را دنبال کند:
- گزارش را در ارتباط با موضوع، به گونه ای مطرح سازد که برای خواننده قابل فهم و با معنی باشد.
- در خواننده، نسبت به موضوع، علاقه ایجاد کند.
- ذهن خواننده را برای ورود به بحث اصلی و بیان اهمیت گزارش آماده سازد.
متن یا بدنه اصلی گزارش
متن گزارش، به بخش‌ها یا فصل‌هایی تقسیم می شود که این فصل بندی برحسب موضوع و حجم گزارش انجام می گیرد. اگر موضوع‌ها متعدد باشد، هر موضوع در فصلی جداگانه مطرح می شود.
- عنوان‌ها در متن اصلی، باید گویا باشند تا در صورت لزوم، صرف خواندن آن‌ها، تصوری از موضوع ایجاد نماید.
- باید جدول های طولانی، دلایل شواهد تفصیلی، برداشت های مربوط به مدارک، اسناد نمونه، واژه نامه، کتابنامه و مانند آن‌ها به صورت ضمایمی به گزارش ملحق شوند تا تنه اصلی را حجیم نکنند.
متن گزارش محل ارایه آمار و داده ها ، تحلیل و تفسیر آن ها، بیان معیارها و اثبات فرضیه است.
در نگارش، باید کوشید همان گونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن می گوییم، افکار خود را با دقت ، صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی بنویسیم. تنها کافی است هر یک از ارکان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جای خود بنشانیم.
پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه گیری، ارایه پیشنهاد و راه حل است که همراه با خلاصه نکته های عمده گزارش می باشد.
یک قانون طلایی در مورد صورت و شکل گزارش وجود دارد:
- در مقدمه، آن چه را که می خواهید، به طور مختصر اعلام کنید.
- در متن، مطالب خود را به تفصیل مطرح کنید .
- و در پایان، آن چه را که گفته اید، بار دیگر به طور مختصر یادآوری کنید.
در پایان گزارش خط یا محل امضاء قرار می گیرد. گزارش باید به امضای تهیه کننده گزارش و مسوول واحد سازمانی گزارش دهنده و درغیاب وی، به امضای جانشین او برسد.
گزارش هایی که حاوی پیشنهاد یا کسب اجازه است، نباید طوری تنظیم شود که برای مقام گزارش گیرنده، تعیین تکلیف نماید.
