تشریح نظام آراستگی ۵S

در مقاله قبل با کلیات نظام آراستگی ۵S آشنا شدیم و تاریخچه کوتاهی از آن را دیدیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم به جزئیات این S‌های ژاپنی بپردازیم ۵S چیست؟

۵S سر واژه پنج کلمه ژاپنی است. این کلمه‌ها عبارتند از:

• Seiri  (سِیری) یعنی سوا کردن غیر ضروری‌ها از ضروری‌ها
• Seiton (سِیتُن) یعنی سامان دادن و مرتب چیدن
• Seiso (سِیسو) یعنی سپیدی و پاکیزگی
• Seiketsu (سِیکِتسو) یعنی سعی در حفظ وضع مطلوب
• Shitsuke (شیتسوکه) یعنی سازمان یافتگی و انضباط کاری

۱- Seiri ( سوا کردن غیرضروری‌ها از ضروری‌ها)

این کلمه ژاپنی از دو بخش SEI  به معنی قرار دادن اشیاء نا مرتب بصورت مرتب و RI یعنی دلیل و منطق تشکیل شده است.

این اصل از مهم ترین و بنیادی ترین اصول نظام آراستگی است و در این مرحله باید همه اقلام مازاد بر نیاز هر قسمت را جدا سازی و تعیین تکلیف نمود. این کار باید طبق برنامه‌های از پیش تعیین شده و با مشارکت کارکنان هر قسمت انجام شود.

در این مرحله ، تشخیص اقلام ضروری از غیر ضروری ، دور کردن غیر ضروری‌ها از محیط کار، تعمیرهای جزیی و برطرف ساختن نواقص صورت ‌می‌گیرد.

اصل مهم، کم کردن ابزار‌ها و لوازم در حد ضرورت است.

اگر به اطراف خود نگاه کنید، به وسایلی بر ‌می‌خورید که مدت‌هاست مورد استفاده قرار نگرفته‌اند و مشخص هم نیست که در آینده مورد استفاده قرار بگیرند. لواز‌می ‌مانند الکتروموتور معیوب، چرخ دنده شکسته، ماشین حساب خراب یا سی دی‌های بدون استفاده.

سازماندهی از دیدگاه ۵S

سازماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به اجزای یک سازمان جهت نیل به هدف‌ها.

از دیدگاه ۵S، سازماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیر ضرور، اتخاذ تصمیم‌های قاطع و اعمال مدیریت اولویت‌ها برای رهایی از غیر ضروری‌هاست.

در ابتدای این مرحله، باید پرسش‌های زیر مطرح و پاسخ داده شود:

• آیا هیچ وسیله غیر ضروری را ‌می‌بینید که محیط کار را شلوغ کرده باشد؟
• آیا کابل، لوله، کانال و…. وجود دارد که غیر ضروری باشد و به حال خود رها شده باشد؟
• آیا تمام اقلام غیر ضروری، دسته‌بندی، طبقه‌بندی و علامت‌گذاری شده‌اند؟
• آیا تمام وسایل اندازه‌گیری، به طرز صحیحی طبقه‌بندی و انبار شده‌اند؟
• آیا با کمبود جا برای اقلام ضروری خود، به علت حجم زیاد اقلام غیر ضروری، مواجه هستید؟

 ۲- Seiton (سامان دادن و مرتب چیدن)

در این مرحله، وسایل باقیمانده باید به گونه ای در محیط کار قرار گیرد که به راحتی در دسترس و دارای ظاهری آراسته باشند. 

پس از سواکردن ضروری‌ها از غیرضروری‌ها و دورکردن غیر ضروری‌ها از محل کار، آن چه باقی ‌می‌ماند باید در وضعیتی سامان یافته و مرتب استقرار یابد.

هدف از اجرای این مرحله « استقرار منظم و مرتب ماشین‌ها و اشیا به گونه‌ای است که اشیاء مورد نیاز در زمان مناسب و به مقدار مورد نظر در دسترس باشد.»

نظم و ترتیب از دیدگاه نظام آراستگی ۵S

    هدف اجرای Seiton

 ۳- Seiso (سپیدی و پاکیزگی)

در دیدگاه نظام آراستگی ۵S، پاکیزه‌سازی عبارت از دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی‌ها و مواد خارجی است.

پس از آن که اشیاء غیرضروری از محل کار خارج شدند و اشیاء ضروری درجای خود قرار گرفتند، نوبت به پاکیزه کردن و پاکیزه نگه‌داشتن آن‌ها ‌می‌رسد .

در بسیاری از شرکت‌ها، ۵ دقیقه اول شروع کار و در برخی از شرکت‌ها زمانی در پایان کار، برای این منظور اختصاص یافته است و هر فرد وظیفه دارد در مدت ۵ دقیقه میز و محیط کار خود را تمیز و مرتب کند.

در بعضی از شرکت‌ها این کار توسط کارگران بخش خدمات انجام ‌می‌شود که البته حالت مطلوب این است که کارگران خدماتی فقط مناطق عمو‌می‌را نظافت کنند و محیط کار و دستگاه‌های مربوط به هر نفر، توسط خودش نظافت شود. 

مرحوم کاشانی می‌نویسد : « این”سین” شاید به دلایل گوناگون یکی از مهم‌ترین معیارهای نظام باشد. این معیار به همه چیز و همه‌کس و همه جا مربوط ‌می‌شود. پاکیزگی یعنی پاکیزگی انسان، ماشین و ابزار و مواد و محیط کار.»

برخی از لوازم ، تجهیزات و مکان‌ها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آن‌ها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست، بلکه پاکیزه سازی، امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز باید فراهم آورد.

پاکیزگی از دیدگاه نظام آراستگی ۵S

نمونه‌هایی از اجرای این S را ‌می‌توان بصورت زیر فهرست نمود:
• آسان‌سازی و پاکیزه‌سازی و بازبینی
• مسوولیت‌های تما‌می‌افراد برای پاکیزگی محل کار 
• انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر جهت رفع مشکل‌های جزیی
• پاکیزه کردن محل‌هایی که از چشم افراد به دور است
• فعالیت‌های لازم همراه با مسابقه برای تمیز کردن هر چه بهتر

هدف اجرای Seiso

از اجرا و پیاده سازی این S در سازمان، به هدف‌های ذیل دست ‌می‌یابیم:

• دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی و حذف آلاینده‌ها
• کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
• کاهش خرابی ماشین‌ها
• تثبیت و بهبود کیفیت
• جلوگیری از بیماری کارکنان

سطح‌های اجرای Seiso

برای اجرایی کردن این S، باید این سطح‌ها در سازمان مورد نگرش قرار گیرد:

• نظافت کامل در گستره سازمان و با نگرش کلان
• نظافت جزء به جزء اجزای محیط کار، اشیاء موجود در آن‌ها و بررسی و کنترل آن‌ها
• جستجو برای یافتن علت‌ها و منشأ ایجاد کننده آلودگی‌ها و  نیز خطرها و مشکل‌های بالقوه/ بالفعل و تلاش برای حذف این علت‌ها

 ۴- Seiketsu ( سعی درحفظ وضع مطلوب)

در این مرحله، باید اقدام‌های انجام گرفته در سه مرحله قبل، به یک عادت تبدیل شود تا بتوانیم دستاوردهای قبل را به خوبی حفظ کنیم.

تدوین برنامه نگهداری نظم، اهمیت زیادی دارد. در این برنامه، چگونگی تداوم نظم و ترتیب و پاکیزه گی محیط کار، تعیین ‌می‌گردد. این اصل، شامل استاندارد‌سازی و تهیه استانداردهای لازم در هر شرکت یا سازمان است. استانداردکردن روش‌ها، تهیه بروشورها و دفترچه‌های راهنما از جمله کارهای ضروری این مرحله است.
هدف از اجرای این مرحله، نگهداری همه چیز در وضعیتی سامان یافته، مرتب و پاکیزه است. این اصل در نگهداری و تعمیر ماشین‌ها اثر فوق العاده ای دارد و باعث افزایش بهره وری ‌می‌شود.
روشن است که برای داشتن محیطی ایده آل و آراسته، باید پیوسته و با برنامه ای مشخص اقدام کرد.

گام‌های موثر استانداردسازی در نظام آراستگی ۵S

هر سازمانی ‌می‌تواند استانداردها و برنامه‌های مشخصی برای خود تعریف کند. برای این کار لازم است چند گام برداشته شود:

اولین گام یافتن روش‌هایی است که باید استاندارد شوند.
گام دوم توافق با افراد برای اجرا است.
گام سوم انتشار استانداردها است.
گام چهارم اجرای استانداردها
گام پنجم بهبود آن‌ها است.

تهیه تقویم و سر رسید‌های فعالیت‌ها و تکرار سه مرحله پیشین، سبب ‌می‌شود که وضعیت ایجاد شده، محفوظ بماند و بازگشت به وضعیت قبل اتفاق نیفتد.

از روش‌های مؤثر در اجرای این مرحله، “به کار گیری مدیریت دیداری” است.

مدیریت دیداری یعنی کاری کنیم که ایراد‌ها و مشکل‌ها به راحتی خود را نشان بدهند و توسط افراد سازمان و مراجعه کنندگان، به راحتی قابل تشخیص باشند و افراد برای بیان و نشان دادن ایراد‌ها نه تنها مورد بی مهری قرار نگیرند، بلکه از آن‌ها به خاطر لطفی که کرده اند و فرصت‌های بهبود را نشان داده اند، قدردانی شود.

هدف اجرای  Seiketsu

از اجرا و پیاده سازی این S در سازمان، به هدف‌های ذیل دست ‌می‌یابیم:

• جلوگیری از اعمال سلیقه و چندباره کاری
• مدیریت دیداری خلاق به منظور آشکار سازی نا همگونی
• ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماری کار
• تکرار کارهای درست برای درست انجام دادن کارها
• کاهش زمان انجام کارها
• کاهش وابستگی امور به اشخاص ( ایجاد گردش شغلی )
• افزایش جذابیت محیط کار

 ۵- Shitsuke (سازمان یافتگی و انضباط کاری)

 Shitsuke یا انضباط در واقع محور عمده، سنگ زیر بنا و چرخ دنده اصلی حرکت برنامه نظام آراستگی ۵S است. در این قسمت باید برای انتقال عقاید و افکارمان به دیگران ، روش مناسبی انتخاب کنیم.

در این بخش از برنامه ساماندهی، باید با طراحی برگه‌ها و چک لیست‌های مناسبی در قالب یک سیستم منسجم و پویا، برای کنترل و انجام بازدیدهایی به منظور کسب اطمینان از انجام صحیح امور استفاده کنیم. سازمان یافتگی و انضباط، یعنی تمرین تا جایی که افراد به طور طبیعی کارشان را درست انجام دهند.

در این مفهوم، انضباط مساوی با تغییر عادت‌های نادرست و ایجاد عادت‌های مطلوب است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه‌های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه، آغاز نمود. هم چنین این تمرین‌ها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آن‌ها تحقق ‌می‌پذیرد.

انضباط از دیدگاه ۵S

نظم و زیبایی در نظام آراستگی ، دو جنبه درونی و بیرونی دارد. جنبه بیرونی، شکل ظاهری و وضعیت فیزیکی محیط کار را شامل ‌می‌شود و جنبه درونی که اهمیت بیش تری دارد، رفتار و روابط مناسب میان کارکنان با یکدیگر و کارکنان با مدیران و سرپرستان را در بر ‌می‌گیرد.

نمونه‌هایی از اجرای این S را ‌می‌توان بصورت زیر فهرست نمود: 
• تمرین نظم و ترتیب
• تمرین وقت شناسی
• پوشیدن کفش ایمنی
• تمرین اقدام‌های ضروری
• توجه به زیبایی‌ها و رعایت ظواهر
• نگرش مدیریت به فضاهای عمو‌می‌

هدف اجرای Shitsuke

از اجرا و پیاده سازی این S در سازمان، به هدف‌های ذیل دست ‌می‌یابیم:

• مشارکت کامل در ایجاد عادت‌های صحیح و پیروی از مقررات
• عادت به برقراری ارتباط به نحو صحیح و پیروی از مقررات
• زمینه سازی فرهنگ خود انضباطی
• نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
• شخصیت دادن به کار کنان
• جلب نظر مشتریان
• افزایش تعلق سازمانی

این مقاله را دوست داشتید؟ میخواهید راجع به ۵S بیشتر بدانید؟